O outsourcing de impressão está a ser incentivado no mercado português pelo seu grau de maturidade apreciável quando comparado com outras regiões da Europa, além disso a necessidade de controlo de custos imposta pela conjuntura económica acaba por funcionar como um incentivo.
A opinião não é unânime mas é partilhada por alguns dos principais fornecedores de soluções de outsourcing de impressão em Portugal.
Embora se reconheça que actualmente o trabalho passe mais por redimensionar as infra-estruturas existentes e menos por alargar o horizonte para as novas capacidades tecnológicas e o investimento em novas infra-estruturas.
Photo by Bank Phrom on Unsplash
Porque utilizar o Outsourcing de Impressão
De facto, há cada vez mais empresas a contratar serviços de Outsourcing de Impressão.
O constrangimento severo em investimento tecnológico de que fala a HP tem funcionado como mais um factor a contribuir para que cada vez mais as organizações optem por contratar soluções de impressão integradas.
Celebram novos contratos que podem incluir tanto a instalação e a gestão dos parques de impressão nas empresas, como os serviços a eles associados.
Ou seja, modelos de pagamento por página, em que as organizações alugam máquinas e pagam em função daquilo que imprimem.
«As empresas querem manter-se tecnologicamente actualizadas sem gastar verbas avultadas. É aqui que entram as empresas que prestam serviços de outsourcing de impressão», afirma Joaquim Guerreiro, CEOdo Grupo Liscic-Listopsis, que não hesita em classificar o actual contexto económico como «uma excelente oportunidade de negócio » nesta área. Partilham da mesma visão nomes como a Lexmark, a OKI – que reporta um «crescimento significativo durante o último ano» – ou a Xerox, que garante que «o mercado de outsourcing de serviços de impressão geridos cresceu aproximadamente 10%».
Como evoluiu o Outsourcing de Impressão em Portugal
Em território nacional, a marca gere mais de 9500 equipamentos em contratos de outsourcing de impressão , sendo que 15% são de outros fornecedores, precisou Miguel Teixeira, business developer manager da Xerox Portugal, onde o outsourcing de impressão já representa cerca de 25% da facturação da empresa.
No caso da OKI, o peso destes serviços é ainda maior, atingindo os 35% da facturação anual, depois de três anos sempre a crescer. Opinião divergente face à evolução do mercado tem a Canon Portugal, aqui representada pelo responsável de Marketing do Business Imaging Group.
Fernando Dias considera que esta tem sido negativamente influenciada pelo estado da economia, que afectou «não só os processos de obtenção de financiamento como a dimensão do mercado em si mesmo», falando numa «contracção permanente nos últimos anos».
Os fabricantes estão, porém, de acordo no que respeita à importância da adaptação das soluções às dificuldades e necessidades dos diferentes tipos de organizações – com diferentes dimensões e objectos de negócios.
Photo by Christian Wiediger on Unsplash
Outsourcing de Impressão reduz custos de propriedade
Tipicamente, os custos totais de propriedade relacionados com as infra-estruturas de impressão podem significar 5% das receitas duma organização.
Com a contracção económica, facilmente estes custos assumem um peso superior.
Por isso, no momento actual, os serviços modulares ganham expressão, com as empresas a solicitar reduções dos custos operacionais a curto prazo (no mês seguinte), evitando trabalhar numa perspectiva de redução com renovações tecnológicas futuras, explica a HP.
Na mesma óptica, fornecedores de serviços e hardware como a Xerox apostam, por exemplo, no reforço da política de serviços em ambientes multimarca, integrando na sua estrutura equipamentos que as organizações já possuam quando optam pelas soluções da marca.
Num cenário em que os equipamentos multifuncionais (impressão , fotocopiadora e scanner) continuam a ser o equipamento mais utilizado no âmbito de contratos de outsourcing de impressão , quase todos os fornecedores de serviços lançaram ou planeiam lançar novas ofertas de equipamentos e/ou serviços.
Lançam campanhas com a tónica colocada num portefólio vasto, mas sobretudo que se molde à estrutura organizacional e ao negócio dos clientes em causa, para gerar eficiência de processos e escolher as soluções mais adequadas ao seu tipo de consumos.
Quais os principais clientes do Outsourcing de Impressão
Foi apenas há três anos que a Administração Pública (AP) central e local passou a ter a possibilidade de optar pelo outsourcing de impressão através dos acordos-quadro geridos pela Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP).
Mas desde então têm sido feitos progressos, e os organismos públicos integram agora a lista de clientes dos fornecedores de serviços de impressão em situação de paridade com os privados.
A Canon classifica o recurso a estas soluções pela AP como «uma prática corrente».
A HP vai mais longe e encara como relevante o peso actual da AP nas suas contas.
«Em virtude das alterações do modelo de compras públicas dos últimos anos, tem vindo a crescer significativamente o seu peso no negócio estrito de outsourcing de impressão»
Embora também lhe reconheçam grande potencial, como acontece com a OKI, que admite que, exceptuando as autarquias e algumas EPE, o outsourcing de impressão nos organismos públicos é ainda pouco relevante, representando perto de 8% do volume de negócios da companhia.
Prevê, contudo, um crescimento elevado para os próximos anos.
Quem também tem boas perspectivas no que respeita à adopção de soluções por parte da AP é a Xerox.
Entregou recentemente ao GPTIC uma análise macro sobre as políticas de impressão e desmaterialização distribuída na AP, na qual projecta poupanças de 60 milhões de euros por ano, se as políticas de outsourcing de serviços de impressão fossem aplicadas na administração central.
Photo by NeONBRAND on Unsplash
Que sectores privados utilizam mais Outsourcing de Impressão
Entre os privados, são sectores como os de telecomunicações, banca, serviços e indústria que se destacam como principais clientes, num cenário em que os fabricantes são unânimes em afirmar tratar-se de um negócio transversal à maioria dos sectores da actividade económica.
Esta preocupação fica patente na descrição da implementação de uma solução de impressão feita pela OKI, que se baseia num processo composto por quatro fases: avaliação, proposta, implementação e gestão.
É primeiro feita uma auditoria de impressão e um levantamento de necessidades, sendo depois escolhida uma solução que é implementada em conjunto com acções de formação para os colaboradores da empresa e sistemas de medição que avaliam os fluxos de impressão.
Como é feita a gestão dos serviços de Outsourcing de Impressão
A gestão inclui um controlo através de relatórios, avaliação das poupanças geradas e abordagem a processos que visam a melhoria da gestão de documentos e fluxos de trabalho digitais.
A eficiência é, por isso, a palavra de ordem. Há mesmo marcas que defendem que este deveria ser o critério primordial na escolha das empresas.
«A redução de custos não representa uma vantagem por si», afirma Pedro Monteiro, business development manager da Konica Minolta. «A redução de custos é valiosa quando associada a uma infra-estrutura de impressão alinhada com o negócio, potenciando produtividade e sustentabilidade das organizações », realça o responsável da Konica Minolta.
Fernando Dias, da Canon, nota que
«em tempos de crise as organizações colocam por defeito os custos à cabeça das suas decisões.Contudo, como os custos destas soluções são já extremamente reduzidos e com um impacto mínimo nas organizações, o principal foco de decisão deveria ser a escolha da solução mais eficiente. Essa é uma prática corrente nos países mais avançados e infelizmente rara no nosso caso».
Além da redução de custos há mais benefícios?
Sim, há mais benefícios além da redução de custos.
É certo que a maioria dos fabricantes aponta a redução de custos como a vantagem mais imediata e determinante da adopção de soluções integradas de impressão.
Referem ganhos que podem variar entre os 20% e os 40%, mas as vantagens que lhes são reconhecidas vão além da poupança económica.
A possibilidade de saber, em rigor, aquilo que se imprime, a forma como se imprime e por quem são feitas essas impressões é uma das principais vantagens referidas.
Até porque permite optimizar processos e recursos e eliminar desperdícios, mas também obter benefícios importantes ao nível da segurança da informação.
«Coma explosão do tráfego de informação que existe, a garantia de segurança da informação é crucial para qualquer organização. Estamos a falar da protecção de um dos activos mais importantes. As infra-estruturas de imagem e impressão são uma das principais auto-estradas de informação, e a principal do ponto de vista da produção de documentos», entende a HP.
Além disso há ganhos de espaço e de tempo e aumento de produtividade e eficiência, transferindo para o prestador de serviços a responsabilidade (e o risco) da gestão de consumíveis e equipamentos.
Esses, são outros dos benefícios para as organizações, que deixam de ter de afectar recursos à gestão do parque de impressão para se concentrarem na sua actividade principal.
A estes acresce o da consolidação tecnológica e que torna as PME cada vez mais convencidas.
As vantagens nomeadas são transversais a organizações de várias dimensões, mas num mercado como o português, em que mais de 90% das empresas são pequenas e médias, importa perceber quais as estratégias adoptadas para convencer os negócios de menores dimensões e como se têm saído.
Photo by Nikita Kachanovsky on Unsplash
Como é que as PMEs encaram o serviço de Outsourcing de Impressão
Se marcas como a Canon afirmam que a resposta passa por disponibilizar às PME «praticamente as mesmas soluções» que oferecem às grandes organizações.
Acreditam que «com a contínua depreciação de preços dos últimos anos e agora com as soluções na nuvem os valores que uma PME tem que despender para ter todos estes serviços são irrelevantes», mas outras há que preferem criar soluções específicas.
É este o caso de fornecedores como a HP, que afirma ter procurado desenvolver ofertas específicas, sendo a modularidade e a escalabilidade apontadas como cruciais.
Ao invés de um projecto de outsourcing de impressão de maior dimensão, com um processo de transição integral, procuram adicionar camadas de serviço.
Ou seja, oferecem não só serviços de manutenção e de entrega de consumíveis como também análise do impacto ambiental actual e redução esperada em virtude do redimensionamento de funcionalidades e da renovação tecnológica.
O que pensa deste novo modelo de impressão ?
