Microsoft 365 ou Google Workspace – Qual o melhor?

O Microsoft 365 ou Google Workspace, qual será o melhor? A melhor resposta a essa pergunta é que dependedo tipo de organização. Há algumas em que a solução da Google é amais adequada e outras em que o melhor será mesmo implmentar a solução da Microsoft. De facto é uma pergunta que muitas empresas, principalmente as startups, têm muita dificuldade em responder.

Por isso, neste artigo, vamos colocar os dois produtos lado a lado para fazermos uma comparação detalhada para conseguirmos ajudá-lo a decidir qual é na realidade a melhor solução para aquilo que procura.

Vamos analisar em profundidade todas as vantagens e desvantagens de cada produto para tentarmos perceber quando deve utilizar e porquê uma solução em detrimento de outra.

Para começarmos temos antes de fazer uma pergunta que nos parece bastante…

1 – Quais as funcionalidades do Microsoft 365 e do Google Workspace?

Tanto o Microsoft 365 como o Google Workspace são pacotes de ferramentas de produtividade. Permitem-nos sobretudo executar as tarefas comerciais mais comuns que, normalmente fazemos localmente, mas na “nuvem”. Para isso, precisamos apenas de um equipamento que pode ser o mais rudimentar possível, de um acesso à internet e de um navegador.

Entre as tarefas que conseguimos executar incluem-se:

• enviar e-mails
• gerir calendários
• criar documentos, folhas de cálculo e apresentações
• fazer videoconferências
• gerir ficheiros
• Colaborar em equipa.

Além disso, se precisar, o Microsoft 365 também possui uma ampla variedade de aplicações para instalar no seu computador, em vez de utilizar online.

Recentemente, ambos os produtos sofreram uma alteração do nome. O Microsoft 365 era conhecido como “Office 365” e o Google Workspace como “G-Suite” mas, no início foi batizado de “Google Apps”.

Ambas as plataformas permitem aos utilizadores a utilização das suas ferramentas durante um período para teste. Deixamos a seguir os links que pode utilizar para se registar nas plataformas e utilizar gratuitamente por algum tempo:

Experimente Grátis: Microsoft 365

Experimente Grátis: Google Workspace

2 – Quanto custa o Google Workspace e o Microsoft 365

A estrutura de preços do Google Workspace e do Microsoft 365 difere um pouco de local para local, mas é comparável de um país para o outro.

Para efeitos de comparação, vamos analisar os planos de preços em euros, mas os comentários aplicam-se tanto ao Microsoft 365 como ao Google Workspace.

Vamos analisar primeiro os preços do Google Workspace.

Preços do Google Workspace

De facto, escolher um plano do Google Workspace é um processo bastante simples.

Existem apenas quatro planos disponíveis fáceis de entender:

• Business Starter – 6,20€ por utilizador por mês
• Business Standard – 10,40€ por utilizador por mês
• Business Plus – 15,60€ por utilizador por mês
• Enterprise – preços personalizados

Planos de preços do Google Workspace

As principais diferenças que encontramos entre estes diferentes planos são as seguintes:

• Armazenamento – No plano “Business Starter” o armazenamento é limitado a apenas 30 GB por utilizador. Em contrapartida, os planos “Business Standard”, “Business Plus” e “Enterprise” têm respetivamente 2 TB, 5 TB e armazenamento ilimitado por cada utilizador.
• Contas de utilizador – Os planos “Business Starter”, “Business Standard” e “Business Plus” limitam em 300 o número de “contas” de utilizador. Se precisar de mais contas de utilizador, terá de subscrever o plano “Enterprise”.
• Chamadas de vídeo – No plano “Business Starter” consegue ter 100 participantes numa chamada de vídeo, 150 com “Business Standard” e 500 com o “Business Plus” e o “Enterprise”. Todos os planos permitem gravar as chamadas. Ou seja, por exemplo no plano “Business Standard” consegue gravar um vídeo enquanto participa na chamada. Com o plano “Enterprise” consegue ativar o cancelamento de ruído e a transmissão em direto no domínio.
• Recursos de segurança – Com os planos “Business Plus” e “Enterprise” consegue ter bastantes mais recursos de segurança. Um deles é por exemplo o “Vault” que é uma excelente ferramenta para conseguir reter e pesquisar os dados dos seus utilizadores. Além disso também tem a gestão de “endpoints” que lhe permite ter mais controlo sobre como os utilizadores podem aceder aos recursos e dados do Google Workspace nos seus diferentes equipamentos.
• Recursos de pesquisa – Todos os planos, exceto o plano “Business Starter” têm acesso a uma ferramenta de “pesquisa inteligente” chamada “Google Cloud Search”. Essa funcionalidade facilita a localização de ficheiros no armazenamento do Google Workspace de uma organização.
• Criação de aplicações – Se estiver no plano “Enterprise”, terá acesso à ferramenta “Appsheet” do Google que é uma ferramenta que permite a criação de aplicações móveis e Web sem necessidade de utilizar código de programação.

Como acontece com a maioria das ferramentas que utilizam uma arquitetura de software como um serviço, para conseguir perceber qual é o plano que melhor se adequa às suas reais necessidades, recomendamos que experimente o Google Workspace gratuitamente durante 14 dias.

Como já conhecemos os planos de subscrição da Google vamos agora mostrar os preços e as funcionalidades dos planos de serviços na nuvem da Microsoft.

Preços do Microsoft 365

De facto, as opções de preços do Microsoft 365 são consideravelmente mais complicadas, porque existem muitas versões por onde podemos escolher. A Microsoft tem disponíveis versões domésticas, comerciais, corporativas, governamentais, sem fins lucrativos e educacionais. Mas o pior de tudo é que, para cada uma destas versões, existem também subversões!

Reconhecemos que isso aumenta bastante a flexibilidade mas, não deixa de ser bastante confuso para os utilizadores. Para conseguirem encontrar o seu pacote de serviços ideal, têm de vasculhar todos os planos para descobrirem qual é o mais adequado às suas necessidades.

Nesta análise comparativa de preços focámo-nos apenas nos planos do Microsoft 365 dedicados às pequenas e médias empresas “Business” e empresas maiores “Enterprise”. Mostramos então a seguir algumas das suas principais características e as diferenças entre cada uma das versões.

Pequenas e médias empresas – “Business”

Os planos “Business” da Microsoft têm os preços adequados, não só para as pequenas e médias empresas PMEs como também para a novas empresas. Estão divididos em 4 versões diferentes que variam sobretudo nos recursos disponíveis e em algumas características técnicas:

• Microsoft 365 Empresas Basic – 5,10€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 Apps para PMEs – 8,80€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 Empresas – 10,50€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 Empresas Premium – 18,60€ por utilizador por mês

Se assim o entender, pode comparar as principais características de cada uma das versões destes planos de preços acedendo à página do Microsoft 365 aqui.

Preços dos planos “Business” do Microsoft 365

Grandes Empresas – Enterprise

Basicamente, para as grandes empresas existem quatro planos principais “Enterprise” que podemos escolher. Para sermos sinceros, a nomenclatura que a Microsoft adotou para estes planos perece-nos um pouco estranha. Utilizaram uma combinação de letras e números que pouco esclarecem os utilizadores em vez de utilizarem rótulos mais simples e claros para quem está à procura da melhor solução.

• Microsoft 365 Apps para Grandes Empresas – 12,80€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 E1 – 8,40€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 E3 – 22,60€ por utilizador por mês
• Microsoft 365 E5 – 37,40€ por utilizador por mês

Se assim o entender, pode comparar as principais características de cada uma das versões destes planos de preços acedendo à página do Microsoft 365 aqui.

Preços dos planos “Enterprise” do Microsoft 365

As principais características e diferenças que podemos encontrar nestes planos de serviços na nuvem da Microsoft são as seguintes:

• Melhores preços em planos de subscrição anual. Os planos Microsoft 365 “Business” são alguns euros mais caros se optar por pagar todos os meses. Aliás, em alguns dos planos “Enterprise” só existe mesmo a opção do pagamento anual da subscrição. Por outro lado, todos os preços do Google Workspace são de subscrição mensal. Isto pode ser uma vantagem para algumas organizações, que têm por exemplo, grandes variações no número de funcionários (contratados).
• Espaço de armazenamento conforme o plano. Todos os planos “Business” têm 1 TB de espaço de armazenamento por cada utilizador. Mas, dependendo do plano e do número de utilizadores subscritos, os planos “Enterprise” podem oferecer até 5 TB.
• Planos “Apps” apenas com aplicações para instalar. Os planos “Microsoft 365 Apps” só têm aplicações para o utilizador instalar no seu computador. Ou seja, não pode utilizar as versões da nuvem do Word, Excel etc.
• Planos “Business” limitados a 300 utilizadores. Ao contrario dos Planos “Enterprise” em que pode ter um número ilimitado de utilizadores os planos “Business” só podem ter até 300. Curiosamente, pode misturar e combinar diferentes tipos de licenças. Dentro da mesma organização pode ter por exemplo 300 licenças “Business Standard”, 300 licenças “Business Premium” e 100 licenças “Enterprise E3”.
• Não pode instalar o Microsoft Office em todos os planos. (Alguns dos planos apenas permitem a utilização do Word, Excel, Powerpoint etc. no browser e não os pode descarregar para instalar no computador.
• Nem todos os planos têm conta de email. Para conseguir utilizar o Microsoft 365 como o seu provedor de serviços de email não pode optar pela versão “Apps” dos planos “Business” e “Enterprise”.
• Microsoft Stream só funciona em alguns planos Enterprise. Para conseguir utilizar a versão totalmente funcional do Microsoft Stream que é um serviço para colaboração em vídeo, nos planos Enterprise exceto a versão “Apps”.

Como provavelmente deve ter notado, é útil ter uma ideia dos preços do Microsoft 365 e do Google Workspace. No entanto, existem tantos planos diferentes disponíveis que uma comparação de preços não nos ajuda muito. Sobretudo quando precisamos de uma resposta clara sobre qual dessas ferramentas será melhor para a nossa organização.

Para conseguirmos isso, o melhor mesmo será tentar concentrar-nos nos recursos de cada uma das soluções. Descrevemos a seguir em detalhe alguns desses recursos para compreendermos melhor o que cada uma das soluções nos consegue oferecer.

3 – Quais os recursos do Microsoft 365 e do Google Workspace

Espaço de Armazenamento

Basicamente, se falarmos em planos básicos, o Microsoft 365 é sem dúvida um claro vencedor. Os seus planos mais baratos têm um generoso 1 TB de armazenamento como, por exemplo, o plano “Business Basic”. Em contrapartida, a Google só oferece uns insignificantes 30 GB no seu plano mais básico “Business Starter”.

Mas o pior é que o Google também contabiliza o espaço ocupado pelos e-mails para deduzir a esse limite de 30 GB que cada conta tem disponível. Além disso, a partir de 2 de maio de 2022, os Google Docs, Sheets, Slides, Forms, etc, que até então não eram considerados para contabilização de consumo de espaço, passaram a ser, piorando ainda mais o problema do armazenamento.

No entanto, se fizer o upgrade para os planos “Business Standard” ou “Business Plus” do Google Workspace, irá perceber que com esses planos o Google torna-se mais competitivo.

Ou seja, nesses planos do Google Workspace, tem uma capacidade de 2 TB ou 5 TB, respetivamente, o que é extremamente útil para qualquer empresa que precisa de guardar uma grande quantidade de ficheiros na nuvem. Na verdade, é uma mais-valia sobretudo se compararmos com os planos “Business” da Microsoft, que limitam o armazenamento a 1 TB.

Apesar de o limite de 1 TB da Microsoft também ser bastante generoso, sabe que muito rapidamente o consegue gastar se costuma carregar ficheiros grandes de imagem, vídeo ou áudio para a nuvem.

Mas, se trabalhar apenas com documentos de texto e folhas de cálculo simples, 1 TB de espaço livre por utilizador deve ser suficiente e adequado para a maioria das pequenas e médias empresas.

A Microsoft também tem planos “Enterprise” com serviços de armazenamento mais generosos com 5 TB de espaço por utilizador, mas para isso a sua organização tem de ter 5 utilizadores com conta ativa.

Resumindo, se o armazenamento na nuvem é sua principal preocupação, normalmente a melhor opção será mesmo o serviço Google Workspace. Basicamente porque na maioria dos seus planos, consegue mais espaço de armazenamento para os seus ficheiros e por um preço mais barato do que com a solução Microsoft 365.

O Google Drive permite aceder aos seus ficheiros em qualquer lugar e em qualquer equipamento.

No entanto, é importante ressalvar que o Microsoft 365 tem a opção de comprar mais espaço de armazenamento para os seus utilizadores, enquanto que no Google Workspace isso não é possível. Ou seja, tem de atualizar a sua versão para um plano superior ou então comprar espaço “hadock” que fica dissociado da conta do Workspace. Pode parecer um pormenor, mas pode ser algo importante sobretudo se tiver uma equipa de trabalho grande e com perspetivas de crescimento.

Para grandes volumes de espaço de armazenamento, a Microsoft não publica os seus preços, terá sempre de entrar em contacto com eles para negociar o valor do seu espaço na nuvem.

Serviço de E-mail

Armazenamento

Como já vimos, o plano mais básico do Microsoft 365 é o “Business Basic” e custa cerca de 5€ por mês. Em termos de armazenamento de email, é consideravelmente mais generoso do que o seu equivalente do Google Workspace. Isto porque, vem com uma caixa de entrada dedicada com 50 GB de espaço livre que poderá utilizar além do 1 TB para armazenamento para ficheiros que cada conta já tem disponível.

“Business Basic” da Microsoft com caixa de e-mail de 50 GB

O plano mais barato do Google Workspace chama-se “Business Starter” e custa mensalmente cerca de 6€ por utilizador limitando o armazenamento ao total em 30 GB de espaço disponível, incluindo não só os e-mails como também os ficheiros do Google Drive e do Google Fotos.

No entanto, se tiver um dos outros planos superiores do Google, os limites são bastante mais generosos do que os da Microsoft. Estamos a falar de um espaço de armazenamento de 2 TB a 5 TB ou então espaço de armazenamento ilimitado se subscrever um plano “Enterprise”.

De qualquer maneira, os limites de armazenamento de e-mail da Microsoft podem ser mais generosos do que os números sugerem. Existe um recurso chamado “arquivo de expansão automática” que está disponível nos planos “E3” e “E5” e permite-nos arquivar mais 1,5 TB de espaço consumido com mensagens de email.

Aplicações

Tecnicamente, pode utilizar qualquer programa de e-mail para conseguir aceder ao seu serviço de e-mail do Google Workspace ou do Microsoft 365. Por defeito, as aplicações padrão que a Google e a Microsoft disponibilizam são o Gmail e Outlook respetivamente.

O Gmail é um sistema bastante robusto, rápido e onde é muito fácil encontrar mensagens, graças à sua poderosa funcionalidade de pesquisa. Nada que nos surpreenda porque sendo a Google a responsável pelo serviço já era expetável que as pesquisas fossem o seu ponto forte.

Serviço de pesquisa do Gmail do Google Workspace

Além disso, dada enorme popularidade do Gmail, há uma grande variedade de aplicações de terceiros disponíveis que acrescentam diversas funcionalidades úteis à ferramenta de email dos seus utilizadores.

No entanto, muitos utilizadores queixam-se de que não conseguem agrupar as suas mensagens por pastas conforme fazem no Outlook. Na verdade, o Gmail tem um sistema de classificação para os utilizadores poderem marcar as suas mensagens que até o consegue fazer automaticamente através de filtros.

Gmail só permite a classificação das mensagens

Conforme o MS Outlook também pode querer utilizar o Gmail num programa que instala localmente no seu computador. Uma excelente ferramenta gratuita é o Thunderbird da Mozilla ou então, se assim o entender também pode utilizar o MS Outlook porque é compatível.

Por falar nisso, muitas vezes o Outlook é utilizado como uma das ferramentas mais importantes para se conseguir a venda do Microsoft 365.

A maioria dos planos Microsoft 365 vem com uma versão do Outlook na nuvem que pode utilizar no seu navegador e que, à semelhança do Gmail, também não tem a funcionalidade de agrupar as mensagens por pastas. Nesse caso o Gmail provavelmente é melhor em muitos aspetos.

Mas, além dessa versão na nuvem, a maioria dos planos Microsoft tem uma versão qie pode ser instalada localmente no seu computador, rica em recursos e oferece muita flexibilidade quando se pretende agrupar as mensagens de e-mail.

Outlook permite agrupar e-mails por pastas

Resumindo, parece-nos que a filosofia do Google difere da Microsoft porque no Gmail basta fazer uma pesquisa e em milésimos de segundos para conseguir encontrar a mensagem que procura. Enquanto que na solução da Microsoft isso muitas vezes não é bem assim, demoram alguns segundos ou talvez minutos a conseguir mostrar os resultados da nossa pesquisa.

Dai talvez a necessidade de na solução da Microsoft se organizarem as mensagens por assuntos (pastas) para se facilitar o processo de busca de informação. Mas isto é apenas a nossa opinião pessoal, certamente existem outros técnicos que terão outras ideias.

Aplicações para computador

É aqui é onde as coisas ficam bem mais interessantes, e onde muitos potenciais utilizadores são tentados a optar pela solução Microsoft 365. Basicamente porque, ao subscrever um dos planos 365, terá acesso, além das ferramentas que funcionam na nuvem, de todas as versões dos produtos da Microsoft para poder instalar no seu computador.

Ou seja, consegue instalar as versões completas do Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook e outras no seu computador e trabalhar offline utilizando essas ferramentas “clássicas”.

Apesar de já vivermos na era da computação na nuvem, uma grande número de empresas ainda trabalha e envia ficheiros que cria localmente utilizando essas aplicações. Portanto, esta característica do Microsoft 365 continua a ser um forte argumento para as organizações continuarem a optar pelos seus produtos.

As empresas em geral e os utilizadores em particular estão convencidos de que ao terem as versões dos seus programas instaladas localmente no computador conseguem trabalhar melhor com os formatos de ficheiros habituais como o .doc, .xls, etc…

Outro argumento que muitas vezes é utilizado a favor das soluções da Microsoft está relacionado com as próprias funcionalidades das suas ferramentas. Reconhecemos que as aplicações do Google são um pouco mais básicos em termos de funcionalidades disponíveis para o utilizador que as suas aplicações equivalentes da Microsoft.

Recurso “Design Ideas” do Microsoft Powerpoint

Também é justo dizer que as versões online das aplicações da Microsoft ainda não são tão sofisticadas e recheadas de recursos como as versões para instalação no computador.

Por isso, se precisa de fazer algum tipo de processamento mais avançado, o Excel normalmente supera o Google Sheets. Ou se precisar de adicionar alguma “Smart Art” a um documento, recomendamos que utilize o Microsoft Word em vez do Google Docs. Ou então, se precisar de fazer animações de slides para uma apresentação, conseguirá um melhor resultado se utilizar o Powerpoint em vez do Google Slides.

No entanto, isso não quer dizer que não deve optar pela solução do Google Workspace, até porque existem bastantes vantagens que não deve menosprezar:

• As funcionalidades fornecidas pelas aplicações do Google são bastante extensas e mais do que suficientes e adequadas para a maioria dos utilizadores;
• As aplicações do Google Workspace permitem abrir e trabalhar nos documentos do Microsoft Office;
• Consegue trabalhar em equipa nos documentos acompanhado em tempo real o que os colaboradores fazem;
• Pode criar e guardar documentos no formato da MS graças a uma atualização recente do Google Workspace;
• Consegue trabalhar nos documentos online, mas também offline.

O problema de utilizar o Google Workspace para criar ou editar ficheiros da Microsoft é que nem sempre é possível manter a formatação exata dos ficheiros do Office quando os guardamos com as ferramentas do Google Workspace.

O quanto isso é importante para a sua organização, depende sobretudo da natureza do seu negócio. Se os seus clientes esperam receber regularmente ficheiros do MS Office extensivamente formatados como pretende, por vezes terá dificuldades em conseguir fazer isso com o Google Workspace.

Mas, se precisar apenas ocasionalmente de abrir um ficheiro do MS Office, ou enviar algo basico a um cliente no formato MS Office, normalmente a solução da Google será prefeita para aquilo que precisa de fazer no seu dia a dia.

Outra coisa que deve ter em conta sobre as aplicações para computador da Microsoft é que, por mais agradáveis ​​que elas sejam e por mais familiarizados que a sua equipa possa estar com elas, é necessário que sejam instaladas localmente nos seus equipamentos.

Isso significa que alguém na sua organização terá de tratar dessa tarefa, que deve ser sempre alguém qualificada que saiba o que faz devido a pormenores como ajustes nas configurações e questões relacionadas com segurança e licenciamento.

Essa necessidade de instalação local nos computadores das aplicações Microsoft pode trazer alguns custos ocultos relacionados com os serviços de informática. No mínimo, há sempre um custo relacionado com o tempo que alguém da sua equipa irá precisar para descarregar, instalar e atualizar periodicamente as aplicações corretamente.

Claro que isto pode parecer um pequeno pormenor, mas acredite que pode ser um grande problema sobretudo se a sua organização tiver vários utilizadores com vários equipamentos. Lembre-se que não é só instalar e já está, depois é preciso tempo para atualizar e manter a funcionar.

Por outro lado, há outra coisa que deve ter em conta, que é o facto de as pessoas já estarem familiarizadas com as aplicações Microsoft que já utilizam à muitos anos nos seus computadores. Lembre-se que a maioria dos utilizadores não gosta de sair da sua zona de conforto e o esforça de adaptação a outras ferramentas pode ser algo com que lidam mal.

Ou seja, a maioria das pessoas gosta de trabalhar com ferramentas com as quais já está familiarizada. Devido ao longo histórico dos produtos da Microsoft Office, a sua equipa pode optar pelas versões instaladas localmente dos produtos Microsoft 365 em vez das ferramentas de colaboração baseadas na nuvem que lhe propõe utilizar.

Se optar pela solução da instalação local estará a incentivar o trabalho off-line em vez da abordagem da nuvem mais colaborativa incentivada naturalmente pelo Google Workspace. Lembramos que por trabalhar off-line pode estar a potenciar alguns problemas de segurança relacionados, por exemplo, com a fuga de informação.

Mas, se criar um ambiente de trabalho em que a sua organização promove a utilização de aplicações baseadas na nuvem, os seus dados estarão indiscutivelmente mais seguros, desde que cumpra com as regras de segurança. O mais provável será que a sua equipa de trabalho comece a utilizar mais os seus recursos online de forma colaborativa.

Na verdade, as estatísticas indicam que as aplicações do Google, devido à sua natureza apenas na nuvem são mais propensas a empurrarem as pessoas na direção do trabalho em equipa.

Finalmente, no que diz respeito às aplicações, não se esqueça de que não há nada que o impeça de utilizar as aplicações Google Workspace e MS Office em conjunto. Se está precisa do serviço de armazenamento ilimitado fornecido pelo Google Workspace, mas quer continuar a guardar nesse espaço documentos do Word, pode comprar as versões offline das aplicações da Microsoft que utiliza regularmente e guardar os seus documentos no Google Drive.

Não é uma coisa que recomendemos no Informatico.pt porque assim irá limitar as possibilidades de colaboração em tempo real e aumentar os seus custos com serviços de informática relacionados com instalações, configurações, manutenções e segurança. Se calhar pode ser uma boa solução numa fase de transição para que o processo de migração para nuvem não seja tão agressivo para os utilizadores.

Aplicações na nuvem

Tanto o Microsoft 365 como o Google Workspace oferecem um conjunto de aplicações baseados na nuvem. São aplicações na internet que têm quase sempre equivalentes em ambas as plataformas. Mostramos a seguir uma lista das principais aplicações e das equivalências nos dois fornecedores:

• Word > Google Docs (Processamento de texto)
• Excel > Google Sheets (Folhas de cálculo)
• PowerPoint > Google Slides (Apresentações)
• Outlook Online > Gmail (E-mail)
• One Note Online > Google Keep (notas)
• Sharepoint > Google Sites (Criação de sites)
• Microsoft Teams > Google Meet (Videoconferência / Chat)
• Yammer > Spaces (Rede social interna / intranet)
• Whiteboard > Jamboard (Quadro digital)

Estas são as aplicações equivalentes em cada uma das plataformas, no entanto, existem outras que encontramos, por exemplo, no Microsoft 365 para os quais não existem uma equivalente no Google Workspace como é o caso do “Stream” e do “Sway”.

Microsoft Stream está disponível nos planos E1, E3 e E5 e é um serviço de vídeo que permite às pessoas da sua organização carregarem, visualizem e partilhem vídeos com segurança. Podem, por exemplo, partilhar como os colegas gravações de aulas, reuniões, apresentações, sessões de formação ou outros vídeos que os ajudem no trabalho em equipa.

Esta aplicação também facilita a partilha de comentários num vídeo, consegue marcar “timecodes” em comentários e adicionar descrições referentes a pontos específicos de um vídeo. Além disso, também consegue transcrever automaticamente o conteúdo de vídeo utilizando um software de reconhecimento de fala, tornando os vídeos mais “pesquisáveis” e facilitando as consultas.

Microsoft Sway também está disponível nos planos E1, E3 e E5 e é uma nova ferramenta online para a criação de apresentações, newsletters e outros tipos de comunicações. Até pode parecer que é um simples cruzamento entre Word e PowerPoint, mas, na verdade, é bastante diferente de ambas as aplicações. Possui um agregador de conteúdo online em que as informações têm origem na internet e na inteligência artificial. É uma ferramenta utilizada para ajudar a projetar, compilar e apresentar comunicações com mais rapidez e facilidade do que as aplicações tradicionais da Microsoft.

Colaboração

Uma das grandes vantagens em trabalhar na nuvem é a sua capacidade de colaboração que pode ser utilizada em termos de trabalho com os colegas e parceiros de negócio.

Em vez de ter de ativar o registo de alterações, os utilizadores que precisam de trabalhar no mesmo ficheiro podem simplesmente abrir o documento num navegador. Conseguem ver, em tempo real, as alterações que todos os utilizadores que lhe têm acesso fizeram ou estão a fazer nesse ficheiro.

Tanto o Google Workspace como o Microsoft 365 simplificam esse processo de colaboração online entre os colaboradores das organizações com base nas suas aplicações da nuvem.

Aliás, agora pode utilizar as aplicações para computador da Microsoft para conseguir trabalhar em documentos em tempo real com outros membros da equipa. Ou seja, podem colaborar com os colegas quer utilizem a versão online ou offline.

A nossa experiência de colaboração no Informatico.pt com a utilização das versões para computador das aplicações do Microsoft 365 não foi um processo tão tranquilo como com a utilização das versões online. Nos nossos testes, descobrimos que as versões instaladas eram por vezes um pouco mais lentas quando se tratava de mostrar as atualizações dos nossos documentos, mas no geral, até funcionaram bem.

Temos que admitir que a funcionalidade de colaboração no Google Workspace é um pouco mais fácil de entender do que a do Microsoft 365, talvez porque o produto tem outras características:

1) é um pouco menos cheio de recursos

2) foi concebido tendo em vista a colaboração como um recurso nativo. O Microsoft 365, por outro lado, evoluiu de um conjunto de aplicações de computador para uma solução que apresenta ferramentas de colaboração.

Apesar de tudo, ambos os pacotes de produtos definitivamente permitem a colaboração com os colegas de trabalho de forma eficaz. No entanto, para conseguir uma experiência de colaboração mais tranquila com as aplicações da Microsoft, recomendamos a utilização das versões baseadas na nuvem.

Se nunca utilizou estas funcionalidades de colaboração na sua organização não sabe o que perde. Há diversas situações em que é importantíssimo ter uma ferramenta como esta, sobretudo quando o objetivo é poupar tempo e dinheiro. Mas além dos documentos, existem outras formas de colaboração que as organizações podem utilizar para se tornarem mais funcionais e competitivas. Mostramos a seguir algumas das características e funcionalidades da colaboração por videoconferência.

Videoconferências

Tanto o Google Workspace como o Microsoft 365 fornecem aos seus utilizadores soluções de videoconferência. A Google tem o “Google Meet” e a Microsoft tem o “Microsoft Teams”.

Microsoft Teams da Microsoft

Comparativamente com o Google Meet, o Microsoft 365 é sem dúvida um pouco mais generoso relativamente ao limite de participantes em videochamadas.

Os planos “Business” da solução da Microsoft permitem que os utilizadores organizem reuniões online para até 300 pessoas. Em alguns planos “Enterprise” é possível fazer chamadas online com até 1.000 participantes ou 20.000 se foram apenas espetadores.

Por outro lado, com o pacote “Business Starter” da solução da Goolge, o número máximo de participantes numa videoconferência do Google Meet é de 100. Há outros planos como o “Business Standard” em que o limite é de 150 e o plano “Business Plus” em que o limite de participantes é de 500.

Por isso, se estiver à procura de uma ferramenta com funcionalidades suficientes para chamadas de videoconferência, o Microsoft 365 talvez seja a melhor opção, mas lembre-se que terá que ter um dos seus planos mais caros para aproveitar todos esses recursos.

O Google tem uma ferramenta adicional que integrou no Google Workspace e que se chama Google Voice. Vale a pena experimentar, sobretudo se os recursos de telecomunicações forem um requisito fundamental para o seu negócio ou organização.

Sincronização de dados

Tanto o Microsoft 365 como o Google Workspace têm aplicações para instalarmos nos computadores e sincronizarmos os nossos dados locais com a nuvem e vice-versa. Atualmente, existem três aplicações que estão disponíveis para os utilizadores da Google e da Microsoft:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• Microsoft OneDrive – Ficheiros a pedido

Basicamente, com estas aplicações conseguimos guardar os nossos ficheiros na nuvem, mas mantê-los no equipamento local e vice-versa. Parece algo pouco útil, mas é importante sobretudo quando precisamos de trabalhar em documentos e não temos acesso à internet (offline). Ou então quando queremos fazer cópias de segurança dos nossos dados ou temos de fazer o upload de ficheiros locais para o nosso espaço de armazenamento na nuvem para depois partilharmos com alguém.

Pode até parecer um contrassenso, mas, a principal desvantagem em termos os nossos dados no equipamento local é que com isso ficam menos seguros. Isto porque corremos o risco de o nosso equipamento ser roubado ou danificado de tal forma que deixamos de ter acesso, ou controlo da nossa informação.

Microsoft OneDrive

No entanto, estas aplicações do Google e da Microsoft funcionam de maneiras ligeiramente diferentes que descrevemos a seguir:

• O OneDrive disponibiliza todos os nossos ficheiros para utilização local, ou pelo menos aqueles que queremos sincronizar. Pode ser útil para os utilizadores que sabem que irão precisar de trabalhar regularmente offline (sem internet) em bastantes ficheiros.
• Com o Google Drive e os “Ficheiros a Pedido” do OneDrive, os nossos dados não são realmente descarregados para o nosso computador, o sistema só os descarrega quando nós os tentamos abrir. Ou seja, aparecem todos os seus ficheiros e pastas como se estivessem realmente no nosso computador, no entanto, eles vivem na nuvem até clicar num deles e nesse preciso momento ele é descarregado localmente.

Esta abordagem, conhecida como “streaming”, tem basicamente duas vantagens sobre a abordagem alternativa de guardar os dados todos localmente. A primeira vantagem é que só precisão de uma quantidade mínima de espaço no disco local para guardar os seus ficheiros.

A segunda vantagem é que deixa de ter de esperar que todos os ficheiros sejam sincronizados, só espera o tempo de o sistema descarregar os ficheiros em que está a trabalhar. Mas, se assim o entender, tanto o Google Drive como o One Drive têm a opção de tornar os ficheiros permanentemente disponíveis offline.

Tenha só em atenção que o One Drive – “Ficheiros a pedido” só está disponível nas versões mais recentes do Windows e do Mac OS. As versões compatíveis são o Windows 10 Fall Creators Update, o Windows Server 2019 e o Mac OS 10.14.

Por outro lado, o Google Drive pode ser instalado no Windows 7 e no Windows Server 2012 ou superior, ou então no Mac OS 10.13 ou superior. Basicamente, isso significa que pode ser mais adequado para os utilizadores que têm máquinas mais antigas ou para aqueles que têm mesmo de continuar a utilizar um sistema operativo mais antigo.

Aplicações móveis

Como seria de esperar, também existem aplicações móveis para iOS e Android que pode utilizar com as ferramentas do Google Workspace e do Microsoft 365. Basicamente, permitem-nos aceder e editar os nossos ficheiros em qualquer lugar.

A nossa experiência com ambas as aplicações tem sido bastante positiva. Conseguimos aceder às informações rapidamente e muito facilmente. No entanto, não nos tem apetecido muito editar as nossas folhas de cálculo nas aplicações. Sobretudo no smartphone porque é praticamente inutilizável devido ao tamanho do seu ecrã.

A aplicação móvel Gmail

O melhor destas aplicações móveis é que nos facilitam a edição dos nossos documentos de trabalho em sítios onde não temos acesso à Internet, principalmente se estivermos a utilizar um tablet. Claro, contanto que guardemos os ficheiros que precisamos de trabalhar no nosso equipamento móvel antes ficarmos offline. Continue a ler este artigo para descobrir como consegue trabalhar offline nos seus documentos.

A abordagem da Microsoft relativamente às suas aplicações móveis são um pouco diferente da abordagem do Google. Isto porque, além de fornecer versões móveis separadas dos seus produtos, a Microsoft criou uma aplicação que agrupa várias ferramentas num único produto.

Chamaram a esse pacote de ferramentas de “Office Mobile” que nos permite visualizar, editar e partilhar documentos do Excel, Powerpoint e Word sem termos de saltar entre as diferentes aplicações. Também incluíram no pacote de recursos para a criação e anotações de documentos PDF.

A aplicação “Office Mobile”

Por ser tão prática e funcional, esta aplicação obteve uma boa avaliação por parte dos seus utilizadores, conseguindo a pontuação de 4,7 e 4,5 de 5 nas lojas das aplicações do iOS e do Google Play, respetivamente.

Na realidade, a maioria dos utilizadores provavelmente costuma utilizar mais as aplicações relacionadas com o serviço de e-mail, como também é o nosso caso aqui no informatico.pt.

A aplicação de e-mail do Google (Gmail) é indiscutivelmente a melhor quando se trata de pesquisar mensagens de email antigas. Não é nada que nos surpreenda, porque não podíamos esperar outra coisa de uma empresa que começou como um motor de busca.

No entanto, os utilizadores menos “flexíveis” continuam a sentir dificuldades na utilização do Gmail porque não podem agrupar as suas mensagens de e-mails por remetente.

Temos de ser honestos e admitir que a versão móvel do Outlook também é um pouco dececionante. Isto porque, consegue filtrar as mensagens de e-mails não lidas, sinalizadas ou com anexos, mas tal como acontece com a aplicação Gmail, não dá para agrupar os e-mails por remetente.

Aplicação móvel do Outlook com filtros mas sem classificação

A Microsoft adicionou uma funcionalidade à sua aplicação móvel que chamou de caixa de entrada focada e que alguns utilizadores consideram muito útil. Basicamente, analisa automaticamente as nossas interações com os nossos remetentes ao longo do tempo para criar uma lista com as mensagens que o Outlook acredita que precisam com mais urgência da nossa atenção.

Se nos perguntarem qual destas aplicações da Microsoft ou do Google é a melhor, nós responderemos, depende… Se valoriza a pesquisa de mensagens em vez de ter sinalizados os e-mails que a Microsoft considera urgentes através da “caixa de entrada focada”, então o Gmail talvez seja a melhor solução.

De qualquer maneira, pode utilizar qualquer um dos serviços em qualquer uma das aplicações móveis. Isto porque, as contas de email do Gmail e do Outlook são compatíveis com qualquer uma das aplicações móveis disponíveis.

Recursos avançados

Existem vários recursos adicionais disponíveis em determinados planos do Google Workspace e do Microsoft 365, que podem ser importantes para alguns utilizadores com necessidades em termos de requisitos mais avançadas.

Os recursos mais comuns nos planos superiores de ambas as soluções do Google e da Microsoft são os seguintes:

• Construção de websites
• Descoberta eletrónica
• Relatórios avançados
• Arquivo de e-mail
• Retenção de mensagens
• Prevenção de perda de dados

A Microsoft oferece ainda algumas funcionalidades avançadas adicionais nos seus planos mais caros que são, por exemplo, as seguintes:

• Gestão dos direitos da caixa de correio
• Alojamento de chamadas telefónicas na nuvem
• Análise pessoal e organizacional

Se preferir, pode aproveitar algumas das funcionalidades avançadas do Google Workspace que normalmente são um pouco mais baratas do que as da Microsoft.

Por exemplo, as ferramentas de descoberta eletrónica, relatórios avançados, arquivo de e-mail e retenções de emails estão disponíveis no plano “Business Plus” do Google Workspace por cerca de 18€ por mês.

Por outro lado, se prefere aproveitar a maioria das funcionalidades que mostramos acima utilizando o Microsoft 365, deve ter em conta que apenas estão disponíveis nos seus planos mais caros. Por exemplo, o plano E3 de cerca de 23€ por utilizador por mês ou então o plano de cerca de 38€ por utilizador por mês chamado E5.

Suporte técnico

Tanto os utilizadores do Google Workspace como do Microsoft 365 podem pedir suporte técnico em inglês por telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana. Também existe suporte em outros idiomas, mas depende muito do país. O suporte por e-mail também é possível em ambos os produtos e existem vários fóruns online disponibilizados pelas marcas.

No informatico.pt trabalhamos com parceiros certificados pela Google para trabalharem com o Google Workspace e parceiros especialistas e certificados pela Microsoft para fornecer o Microsoft 365. Por isso, se precisa de suporte para uma destas soluções pode contar com a nossa ajuda. Sobretudo se está a pensar implementar, configurar ou migrar uma destas soluções.

Interface

Chegamos agora à parte em que nos fazem as seguintes perguntas. Mas afinal de contas, qual é a solução mais fácil de utilizar? Será o Google Workspace mais amigável que o Microsoft 365? Qual dos produtos tem a curva de aprendizado mais acentuada?

Tal como acontece com outras coisas que comparamos neste artigo, infelizmente a resposta mais justa será provavelmente, “depende”.

Por causa da omnipresença das aplicações do Microsoft Office, há quem defenda que as pessoas que pensam utilizar o Microsoft 365 provavelmente já estão mais familiarizadas com o seu funcionamento.

Ou seja, como em algum momento das nossas vidas, para não dizer diariamente, já utilizamos as ferramentas do MS Office a migração para o Microsoft 365 será um processo tranquilo sem grande necessidade de adaptação.

Interface “limpa” do Google Docs

No entanto, o Google Docs tem uma interface de utilizador extremamente limpa e as suas ferramentas de colaboração são muito fáceis de utilizar.

Além disso, também podemos dizer que as aplicações de produtividade da Google são mais simples e limpas. Por isso, a curva de aprendizagem é muito mais suave para os utilizadores que começam agora a utilizar as ferramentas de colaboração on-line.

Em termos da interface para o utilizador, as aplicações do Google parecem-nos menos confusas do que as soluções do Microsoft 365, simplesmente porque não estão tão cheias de recursos.

Por exemplo, nós no informatico.pt, preferimos trabalhar com o Google Docs em vez da versão para computador do MS Word. Basicamente porque não existe tempo de carregamento no Google Docs e no menu só estão visíveis algumas opções que evitam distrações quando nos queremos focar na edição do documento.

Além disso, os nossos documentos do Google são sempre guardados automaticamente na nuvem. A qualquer momento podemos continuar a trabalhar neles, no sítio onde paramos da última vez e utilizando qualquer equipamento com acesso à internet.

Sim, é verdade, a versão online do MS Word também permite trabalhar de uma maneira muito semelhante. Mas na nossa modesta opinião a experiência para o utilizador parece ser um pouco mais complexa e demora sem dúvida um pouco mais a carregar os documentos.

No entanto, reconhecemos que as ferramentas de Office do Microsoft 365 são inquestionavelmente melhores que as do Google Workspace. Sobretudo quando queremos editar documentos e guardá-los para enviar a alguém sem problemas de formatação.

Isto porque, como já referimos neste artigo, até consegue guardar os documentos no formato do MS Office utilizando o Google Workspace. O problema é que as muitas vezes os utilizadores que depois tentam abrir esses documentos no MS Office queixam-se de problemas com a formatação.

Resumindo, da nossa análise, parece-nos que ambas as soluções são bastante simples e fáceis de utilizar. Se grande parte do seu trabalho for a edição de ficheiros do MS Office, então muito provavelmente o Microsoft 365 será a melhor opção. Isto porque, como é uma ferramenta muito mais familiar a sua curva de aprendizagem será relativamente menor.

Por outro lado, se a sua maior preocupação é facilitar e promover a colaboração interna de forma eficaz, então o Google Workspace será, sem dúvida, a melhor aposta.

4 – Considerações de segurança sobre o Microsoft 365 e o Google Workspace

Provavelmente ainda não sabe, mas as novas regras de proteção de dados GDPR da UE, exigem que os dados pessoais sejam processados ​​em servidores que estejam localizados na União Europeia.

A boa notícia é que tanto o Microsoft 365 como o Google Workspace facilitam a vida aos seus clientes relativamente ao cumprimento dessa obrigação legal. Por isso, se é um utilizador do Microsoft 365 e a sua organização está sediada na UE, fique descansado por que a Microsoft alojará os seus dados na UE.

Aliás, o Google vai mais longe, permite escolher a região que queremos para guardarmos os nossos dados desde que tenhamos subscrito um plano “Business” ou superior.

De qualquer maneira, se precisarmos de controlar mais detalhadamente o local onde estão os nossos dados, ambos os produtos têm essa opção, mas claro, teremos de pagar mais por essa funcionalidade.

A Microsoft tem um produto inovador chamado “Microsoft Purview” que é uma solução abrangente de tratamento de dados que ajuda as organizações na gestão de riscos, na proteção e controlo de dados confidenciais de forma a dar resposta a todos os requisitos legais obrigatórios.

O Purview já vem incluído na licença do pacote “Microsoft 365 E5”, mas também pode ser utilizado no Pacote E3 se subscrever o serviço por uma taxa mensal adicional de cerca de 12€ por utilizador.

A ferramenta “Enterprise data regions” do Google permite controlar de forma granular os locais onde estão os dados, mas, como o próprio nome do recurso indica, tem de ter subscrito um plano “Enterprise” para o poder utilizar.

5 – Como trabalhar Offline no Microsoft 365 e no Google Workspace

Pode até parecer-lhe uma coisa menos importante quando avalia as duas soluções à procura da melhor para a sua organização. Mas acredite que conhecer como funcionam quando não existe um acesso à internet pode ser vital para o desempenho da sua organização.

Por isso mostramos a seguir muito resumidamente como funcionam as ferramentas da Microsoft e do Google quando o equipamento do utilizador está offline.

Como trabalhar off-line com o Google Workspace

De facto, o Google Workspace foi essencialmente projetado para ser utilizado num navegador. Por isso, uma pergunta importante que muitos potenciais utilizadores da solução da Google normalmente fazem é: “Será que consigo trabalhar off-line?”

A resposta é muito simples: “Sim, consegue.” No seu computador só tem mesmo de fazer duas coisas:

1) Confirmar se instalou o navegador Chrome da Google

2) Ativar a sincronização de ficheiros.

Com estes dois pequenos procedimentos irá conseguir aceder e editar os seus documentos, folhas de cálculo e slides da sua conta do Google. O que irá acontecer é que todas as alterações que fizer aos seus documentos enquanto está offline depois serão sincronizadas com a nuvem quando se voltar a ligar à Internet.

Com relação ao Gmail, consegue utilizado offline sem ter internet desde que esteja no Chrome e tenha ativado o e-mail offline. Para isso, precisa de garantir o download de todas as suas mensagens de e-mail antes de ficar sem internet.

Com este serviço ativo, se enviar um e-mail pelo Gmail sem ter internet ele irá parar a uma nova pasta chamada de “Caixa de saída” à espera que a internet volte para ser enviado quando ficar online.

Além disso, também pode trabalhar off-line utilizando as aplicações móveis do Google. No entanto, terá de informar primeiro o Google Workspace de que precisa que um determinado ficheiro esteja disponível off-line. Basta para isso que marque uma opção No Google Workspace para ele fazer automaticamente o download para seu equipamento móvel.

Como trabalhar offline com o Microsoft 365

Se tem no seu computador o Microsoft 365, a melhor maneira de trabalhar offline é utilizando as aplicações padrão do Office em conjunto com a versão de instalação do OneDrive.

Tal como no Google Workspace, certifique-se que sincronizou tudo com o seu computador local antes de ficar offline. Depois já pode trabalhar em qualquer ficheiro do Word, Excel etc. e, quando se voltar a ligar à Internet, todas as alterações que fez serão sincronizadas com a sua conta da nuvem.

Também consegue trabalhar offline com as aplicações móveis do 365, mas, tal como acontece com as aplicações móveis do Google, tem primeiro de descarregar todos os ficheiros que precisa de editar para o seu equipamento móvel antes de ficar sem serviço de Internet.

6 – Como melhorar o Google Workspace e o Microsoft 365

Se não estiver satisfeito com as funcionalidades das aplicações do Google Workspace e do Microsoft 365, há duas formas de conseguir aumentar essas mesmas funcionalidades em ambos os produtos.

A primeira, e mais simples, é instalar um “suplemento” aos produtos. Tanto a Microsoft quanto o Google têm lojas online com uma ampla gama de aplicações que pode utilizar para reforçar as suas ferramentas de produtividade. São elas, a loja “Microsoft Appsource” da Microsoft e o “Google Workspace Marketplace” da Google, claro. Existem muitas aplicações, tanto gratuitas como pagas disponíveis para ambos os sistemas.

A outra maneira de melhorar as funcionalidades de ambos os produtos é meter as mãos na massa e desenvolvermos nós mesmo as nossas próprias ferramentas através de código de programação.

Se tiver conhecimento para tal (know-how), poderá utilizar as APIs da Microsoft ou do Google. Basicamente as APIs são interfaces para a programas de aplicações que pode utilizar para conseguir adicionar funcionalidades personalizadas ao conjunto de ferramentas de produtividade que escolheu, quer seja da Google ou da Microsoft.

Consegue descobrir mais sobre a API do Google Workspace no site que existe para o efeito e que se chama Google Developers. As informações mais relevantes sobre a API da Microsoft podem ser encontradas aqui.

Os utilizadores do Google Workspace também podem aproveitar uma ferramenta de “low-code” que a Google disponibiliza para conseguirem adicionar funcionalidades personalizadas às suas aplicações. A ferramenta chama-se “Apps Script ” e pode ser utilizada para criar complementos ou automatizar processos específicos para a sua empresa ou organização.

O video a seguir é uma breve apresentação da ferramenta e serve para perceber mais ou menos como ela funciona e se tem alguma utilidade para aquilo que pretende construir.

Se tiver na versão “Enterprise” do Google Workspace, também terá acesso ao Appsheet , que o Google descreve como uma “plataforma inteligente sem código”.

O Appsheet oferece uma variedade de modelos que pode utilizar para criar aplicações simples para várias situações. Por exemplo, procedimentos de segurança, procedimentos de gestão de eventos, gestão de projetos, processos de formação e muito mais. As aplicações que cria podem extrair e enviar dados para o Folhas de cálculo do GoogleSheets ou para outras aplicações do Google, tornando-se por isso uma ferramenta muito útil.

O Appsheet também pode ser utilizado como um complemento pago mas, para isso terá de entrar em contato com o Google para o conseguir comprar. O objetivo é conseguir utilizar a ferramenta sem ter que fazer o upgrade para um plano do Workspace superior.

Atualmente existe uma ferramenta muito semelhante à da Google, mas para o Microsoft 365 que se chama “Power Automate”. Está disponível nos planos E1, E3 e E5 e serve sobretudo para ligar as várias aplicações do Microsoft 365.

Finalmente, como alternativa a estas ferramentas pode socorrer-se de um grande número de empresas e programadores que desenvolvem produtos específicos concebidos para funcionarem com as plataformas do Google Workspace e do Microsoft 365.

7 – Qual será melhor o Microsoft 365 ou o Google Workspace

Resumindo, tanto o Microsoft 365 como o Google Workspace são excelentes ferramentas para conseguir gerir a produtividade da sua empresa ou organização. Basicamente, se optarmos pelo Microsoft 365 conseguimos mais recursos do produto, enquanto, se optarmos pelo Google Workspace conseguiremos facilitar a colaboração empresa ou organização.

O Google Workspace também nos parecer ser um pouco mais generoso relativamente ao espaço para armazenamento de ficheiros, desde que não esteja no plano mais básico.

Quando no informatico.pt nos pedem a nossa opinião sobre qual a melhor solução para uma determinada empresa ou organização, recomendamos sempre o seguinte. Antes de decidir, tente por favor responder às questões a segui para tentar perceber se deve optar pela Microsoft ou pela Google:

• Precisa mesmo de editar documentos do Microsoft Office?
• Que espaço precisa para armazenamento de ficheiros?
• Quanto tempo quer reter as mensagens de e-mail?
• Como é a sua infraestrutura de TI e sistema de informação?
• Que implicações terá uma alteração de ferramentas?
• Precisa que a sua solução possa ser escalável?

Para o tentarmos ajudar a responder a estas questões fazemos a seguir um pequeno resumo sobre aquilo que nos parece que deve ter em consideração. Depois disso, mostraremos as principais vantagens e desvantagens de utilizar cada uma das soluções.

Edição de documentos

Se trabalha numa organização que indiscutivelmente precisa de trabalhar com ficheiros do MS Office e regularmente utilizar funcionalidade avançada que só as aplicações do MS Office fornecem, então a escolha natural definitivamente será o Microsoft 365. No entanto, não se esqueça de escolher um plano que também inclua as aplicações para poder instalar localmente nos seus equipamentos.

Reconhecemos que, apesar de o Google Workspace poder ser utilizado para criar e editar documentos do Microsoft Office e até mesmo colaborar neles, não é o ideal para trabalhar com documentos ou Folhas de cálculo mais complexas.

Tecnicamente o Google Workspace permite-nos editar documentos criados tanto com o Google Workspace como com as aplicações do MS Office, o que já não é possível com o Microsoft 365. Ou seja, não consegue utilizar documentos criados pelo Google workspace no Microsoft 365.

Por isso, se os seus clientes trabalham tanto com ficheiros do Office como com ficheiros do Google Workspace, então pode ser vantajoso para a sua organização optar pelo Google Workspace. Isto claro, se as suas necessidades relativamente às funcionalidades avançadas do Office, forem relativamente básicas e simples.

Espaço de armazenamento

Se a sua maior preocupação é ter uma grande quantidade de espaço de armazenamento na nuvem, então o Google Workspace é provavelmente a melhor aposta. Recomendamos os planos “Business Standard” por cerca de 12€ por mês e plano “Business Plus” por cerca de 18€ por mês. São planos que possuem 2TB e 5TB de espaço de armazenamento, respetivamente, a um preço que nos parece ser razoável. Isto porque, para conseguir mais de 1 TB de espaço de armazenamento com o Microsoft 365 terá de pagar pelo menos 23€ por mês para ter o “Enterprise E3”.

Porém, tenha em conta que agora, se estiver a utilizar o Google Workspace e um dos seus utilizadores precisar de mais armazenamento, toda a equipa terá que fazer o upgrade para um plano superior. Ou seja, deixou de ser possível comprar licenças individuais para cada utilizador com mais espaço de armazenamento.

Serviço de E-mail

Relativamente ao serviço de email, se tiver com orçamento limitado e uma grande quantidade de emails para guardar, então, os planos mais baratos do Microsoft 365 são normalmente mais generosos do que os equivalentes do Google Workspace. Sobretudo quando precisa de muito espaço de armazenamento e para as mensagens que já tem e que não quer perder.

Além disso, a solução da Microsoft tem uma funcionalidade de “arquivo ilimitado” que pode sempre utilizar para guardar os seus emails mais antigos sem ter de se preocupar com o espaço que consome da sua conta de serviços na nuvem.

Ambiente de trabalho

Antes de tomar a sua decisão final também deve considerar o ambiente de trabalho onde pretende implementar o Google Workspace e o Microsoft 365.

Se a sua organização utiliza um conjunto variado de equipamentos e sistemas operativos, conseguirá facilitar a vida aos seus utilizadores se optar pelo Google Workspace. Basicamente porque é um sistema que foi concebido para ser executado totalmente on-line.

Os utilizadores só precisam de ter Internet e um equipamento com um navegador da Web para conseguir utilizar as aplicações, independentemente do sistema operativo que têm instalado. Ou seja, com o Google Workspace, não importa se os seus colaboradores têm Macs, computadores com o Windows, máquinas com Linux ou Chromebooks. Isto porque, tudo irá ter a mesma aparência e a mesma forma de funcionamento e utilização.

Mas, se o sistema de informação da sua organização é totalmente suportado pelo MS Windows, então não há muito a ser dito sobre o Microsoft 365. Recomendamos um plano que consiga envolver as suas aplicações para computador nesse mesmo ambiente.

Um exemplo em que isso é especialmente importante é nas situações em que as organizações precisam de utilizar o MS Access e o MS Publisher. Sim, são aplicações do Microsoft 365 que existem exclusivamente para os utilizadores com sistema operativo Windows.

Custos de Implementação

É sempre uma boa ideia ter alguns recursos disponíveis para o departamento de informática, porque nunca se sabe quando será preciso fazer uma renovação ou substituição de uma tecnologia. Sobretudo neste caso em que procuramos uma nova solução de serviços na nuvem para a nossa organização.

Provavelmente, o impacto que terá nesses recursos, a implementação, manutenção e o serviço de suporte do Google Workspace será menor que o impacto do Microsoft 365. Principalmente se a organização já tiver as aplicações do MS Office instaladas nos computadores dos seus colaboradores.

Caso contrario terá custos adicionais com a instalação, configuração dos programas da Microsoft em cada um dos computadores da sua organização, coisa que com a solução da Google não será necessário.

Opção de escalabilidade

Relativamente à escalabilidade, lembramos que os planos mais baratos do Microsoft 365 e do Google Workspace limitam atualmente em 300 o número máximo de utilizadores.

No entanto, com o Microsoft 365 é possível misturar diferentes tipos de licenças. Ou seja, as organizações podem combinar planos “Business” com planos e “Enterprise”. Em contrapartida, com o Google, tem de ter o plano “Enterprise” se quiser trabalhar com mais de 300 contas de utilizadores.

Portanto, em termos de escalabilidade, há, sem dúvida, um pouco mais de flexibilidade na proposta da Microsoft do que da Google.

8 – Porque escolher o Microsoft 365 ou o Google Workspace

Esperamos sinceramente que este artigo consiga esclarecer as suas dúvidas e o ajude a tomar uma decisão sobre que solução adotar, o Microsoft 365 ou o Google Workspace. Por favor deixe um comentário no final do artigo se tiver alguma opinião diferente ou alguma dúvida sobre os dois pacotes de serviços. Sinta-se à vontade em partilhar esta comparação com outras pessoas.

Como combinamos no tópico anterior, vamos agora deixar um pequeno resumo com algumas das principais vantagens e desvantagens que o podem ajudar a optar por uma solução em detrimento da outra.

Se assim o entender, pode entrar em contacto connosco para esclarecer alguma dúvida que lhe surja ou então se precisar de um parceiro para a implementação do Google Workspace ou do Microsoft 365 na sua organização. Teremos todo o gosto em fazer parte do seu projeto.

Muito resumidamente listamos a seguir as principais razões para escolher os serviços da Google em vez dos serviços da Microsoft e vice-versa.

9 razões para escolher o Microsoft 365 em vez do Google Workspace

• A maioria dos planos do Microsoft 365 vem com uma versão para poder instalar as aplicações do Microsoft Office no seu computador. Isso faz com que seja o produto mais adequado para as organizações com clientes que têm de enviar, receber e editar ficheiros do MS Office sem problemas de formatação. Este é, na nossa opinião, de longe o argumento mais forte para optar pelo Microsoft 365.
• A avaliação gratuita é mais generosa e pode utilizar gratuitamente o Microsoft 365 durante um mês enquanto que o Google Workspace tem uma avaliação gratuita apenas de 14 dias.
• As aplicações do Microsoft 365 são normalmente mais ricas em recursos do que as aplicações equivalentes do Google Workspace.
• O espaço para armazenamento de ficheiros e mensagens de e-mail, no plano básico do Microsoft 365 é muito mais generoso do que o espaço disponível no plano básico do Google Workspace. Além disso, ao contrário do Google Workspace, o Microsoft 365 permite o upgrade do espaço de armazenamento individualmente para cada utilizador.
• A versão para computador do MS Outlook permite agrupar facilmente as mensagens de e-mail, coisa que o Gmail da Google não permite (apenas marcadores).
• O limite de número máximo de participantes em videoconferência é maior que o limite das aplicações equivalentes do Google Workspace.
• O Microsoft 365 tem ferramentas para a gestão de chamadas telefónicas mais avançadas que as aplicações semelhantes da Google.
• A implementação do Microsoft 365 é mais natural nas empresas que têm exclusivamente equipamentos com o sistema operativo Windows. Há aplicações como o Access e o Publisher que só estão disponíveis para Windows.
• Existem algumas aplicações úteis da Microsoft como o “Stream” e o “Sway” para os quais não existem aplicações equivalentes no Google.

8 razões para escolher o Google Workspace em vez do Microsoft 365

• Tecnicamente, o Google Workspace permite-nos criar tanto documentos do Google Workspace como do MS Office. Enquanto que, com o Microsoft 365 só pode criar documentos MS Office.
• Quanto ao espaço de armazenamento de ficheiros, com exceção do plano mais básico, todos os pacotes de serviços da Google têm mais espaço disponível para os utilizadores que os pacotes equivalentes do Microsoft 365.
• O Google Workspace foi concebido como uma solução focada especialmente para colaboração dos seus utilizadores. Ao contrário disso, os recursos de colaboração do Microsoft 365 foram integrados num produto construido para ser instalado no computador para utilização local. Ou seja, os recursos de colaboração do Google Workspace são bastante melhores e podem melhorar consideravelmente o fluxo de trabalho de um equipa.
• Entre outros recursos, possui ferramentas para criar websites, arquivar e-mail e guardar documentos na caixa de entrada. São ferramentas que estão disponíveis no pacote de serviços do Google por um custo bastante menor que o Microsoft 365.
• A interface do Google Workspace é bastante mais limpa e intuitiva que a interface da Microsoft. Se tiver uma boa ligação à Internet, os documentos carregam muito mais rápido que os programas do Microsoft Office instalados no computador.
• O Google Workspace é uma boa solução para todas as empresas que utilizam vários equipamentos com diferentes sistemas operativos.
• Como no Google Workspace tudo é baseado na nuvem, isso pode incentivar os colaboradores das empresas a utilizarem mais os serviços online. O resultado para as organizações são o aumento da colaboração e a melhora da segurança dos dados.
• O “Google Drive” funciona com mais sistemas operativos como o Windows e o Mac do que o equivalente “One Drive” da Microsoft.

9 – Que alternativas existem ao Microsoft 365 e ao Google Workspace

Sim, existem alguns produtos e serviços alternativos ao Microsoft 365 e ao Google Workspace. Os mais conhecidos e populares são provavelmente o iWork da Apple, o Open Office, o Dropbox e o Canva.

iWork da Apple.

iWork da Apple

iWork é um software de produtividade alternativo à solução da Google e da Microsoft, bastante agradável e fácil de utilizar. Tal como acontece com as aplicações do Google Workspace, nesta solução também terá uma interface minimalista se a compararmos com a do Microsoft 365.

À semelhança do que acontece com Microsoft 365 e com o Google Workspace, também pode utilizar o iWork num navegador em qualquer equipamento e colaborar em tempo real com outros utilizadores.

As aplicações para instalação no computador como o Pages, Numbers e Keynote, também estão disponíveis nesta solução, mas funcionam apenas nos equipamentos da Apple.

A boa notícia é que essas aplicações são gratuitas, apesar de ter de pagar pelo armazenamento do iCloud para conseguir guardar os seus ficheiros na nuvem.

Open Office

Open Office é um conhecido conjunto de aplicações para escritório de código aberto que pode utilizar para processamento de texto, folhas de cálculo, apresentações, gráficos e bases de dados. A boa notícia é que, tal como o iWorks, também é totalmente gratuito. A notícia menos boa é que não existe uma versão oficial totalmente na “nuvem” deste software.

No entanto, se estiver particularmente interessado em utilizar o Open Office, terá disponíveis algumas funcionalidades na nuvem que pode ir utilizando no processo de Rollapp. São elas, uma plataforma de virtualização de aplicações online, que – pelo menos em teoria permite executar qualquer aplicação em qualquer equipamento através de um navegador da web.

Dropbox

O negócio do Dropbox está no armazenamento de ficheiros. Aliás, foi uma das primeiras aplicações baseados na nuvem que permitiram guardar e aceder a ficheiros de qualquer lugar.

No entanto, evoluiu um pouco nos últimos anos e agora oferece alguns dos recursos que encontrará no Microsoft 365 e no Google Workspace, além da sua integração com várias aplicações importantes.

Dropbox Paper

A sua aplicação para edição de texto online, Dropbox Paper , funciona de maneira semelhante ao Google Docs ou à versão online do Microsoft Word. Graças a uma integração com o Microsoft 365, pode editar ficheiros do Office e depois guardá-los no Dropbox online.

Mas a Google não fica atrás da Microsoft e, o Dropbox também tem uma ligação com o Google Workspace que basicamente permite aos utilizadores fazerem o seguinte:

• criar e guardar documentos, folhas de cálculo e apresentações no Dropbox juntamente com outros ficheiros tradicionais.
• Utilizar o Google Docs, Sheets e Slides para editar os tipos de ficheiro do Microsoft Office que guardamos no Dropbox, sem ter de alterar o formato dos ficheiros.
• Adicionar documentos, folhas de cálculo e apresentações do Google, a pastas partilhadas do Dropbox, que herdarão automaticamente as mesmas permissões de partilha.

Essas integrações com a Microsoft e com o Google definitivamente facilitam a vida aos utilizadores da Dropbox e fazem com que mantenham nessa plataforma. No entanto, aqui no Informatico.pt, pela experiência que temos, os utilizadores que procuram por um pacote de produtividade pela primeira vez preferem soluções como o Microsoft 365 ou o Google Workspace.

Canva

Apesar de não ser exatamente um pacote de produtividade, a ferramenta de design Canva oferece aos seus utilizadores cada vez mais recursos relacionados com o Microsoft 365 e com o Google Workspace.

O Canva é tradicionalmente visto como uma aplicação para criar anúncios sociais e infográficos. Mas provavelmente não sabia que pode utilizar o Canva para criar documentos sofisticados, gráficos, apresentações e sites simples. Mas o melhor é que os utilizadores da sua organização o conseguem fazer em colaboração uns com os outros.

Conclusões finais sobre o Microsoft 365 e o Google Workspace

A principal razão para escolher o Microsoft 365 em vez do Google Workspace é porque traz as aplicações que podemos instalar no computador. Ou seja, a maioria dos planos do Microsoft 365 oferece acesso a versões totalmente instaláveis ​​das aplicações clássicos como o Microsoft Word, Excel, PowerPoint e assim por diante. Essas aplicações tendem a ser mais ricas em termos de recursos do que as aplicações equivalentes do Google que podem ser utilizadas ​​facilmente online.

Por outro lado, a principal razão para escolher o Google Workspace em vez do Microsoft 365 está relacionada com a sua interoperabilidade. Ou seja, ela permite editar tanto ficheiros criados com o Google como com o Microsoft 365. No entanto, pode ocasionalmente ter problemas de formatação ao utilizar as aplicações do Google para guardar documentos no formato da Microsoft, principalmente se utilizar ficheiros mais complexos.

Ambas as plataformas permitem-nos guardar os ficheiros no computador e utilizar as aplicações para os editar localmente. No entanto, o Microsoft 365 é a escolha mais óbvia para trabalhar offline, desde que tenha escolhido um plano que lhe permita instalar as aplicações no computador.

Tentamos com este artigo abordar a maioria dos pormenores relacionados com as duas soluções rivais. Se tem alguma ideia, dúvida ou solução alternativa ao Google Workspace e ao Microsoft 365 sinta-se à vontade para deixar um comentário no final deste artigo.

No informatico.pt trabalhamos com m dos melhores parceiros nacionais certificados pela Microsoft e pela Google para a implementação, configuração e manutenção destas soluções na nuvem. Por isso, podemos ajudá-lo com a configuração do zero ou com a migrar dos seus dados como calendários e e-mails planeando tudo sem complicações.

Também pode experimentar o Google Workspace e o Microsoft 365 gratuitamente por 14 dias e 1 mês, respetivamente. De facto é talvez a melhor maneira e mais prática de perceber qual destas plataformas atende melhor às suas necessidades.

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