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13 ferramentas simples para imprimir documentos à distância

Por vezes está fora de casa dou do escritório e precisa de uma cópia de um documento impressa imediatamente. Reconhecemos que imprimir para uma impressora fora da rede local nem sempre é uma tarefa fácil. Se precisar do documento apenas quando chegar a casa ou ao escritório, pode perfeitamente imprimir só quando regressar. No entanto, existem situações em que precisa de imprimir um documento à distância, ou seja, precisa que o documento seja impresso para alguém que está junto à impressora. Nesses casos têm de se utilizar ferramentas para que o nosso computador se consiga ligar remotamente com a impressora que está fora da nossa rede.

 

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Neste artigo mostraremos algumas das principais soluções para conseguir resolver este problema. Algumas são ferramentas gratuitas mais limitadas e outras pagas com mais recursos, mas basicamente todas conseguem fazer o mesmo que é imprimir à distância.

O que muitas vezes difere de umas soluções para as outras são apenas os seus canais de marketing que têm mais ou menos sucesso e que faz com que os utilizadores optem por uma ou por outra solução. O conceito de marketing está presente em todas as áreas empresariais, até mesmo nas plataformas online como as dos jogos de cassino online seguro no Brasil.

Mas voltando ao tema deste artigo, vamos começar por explicar o funcionamento deste tipo de sistemas e quais são as principais vantagens na sua utilização antes de listarmos as principais plataformas que existem atualmente.

 

O que é impressão na nuvem ou à distância?

Com a crescente popularidade dos serviços na nuvem, não nos surpreendemos com o facto de também existirem serviços de impressão na cloud. Basicamente, a impressão na nuvem pode ser descrita como um serviço que permite aos utilizadores imprimirem a partir de qualquer equipamento na rede.

Ou seja, a impressão na nuvem consegue ligar equipamentos eletrónicos como smartphones, computadores portáteis, tablets e postos de trabalho com impressoras à distância que não estão na mesma rede.

Na verdade, a impressão tradicional é suportada por cabos e atormentada por problemas como erros com drivers, incompatibilidade de software e falhas de ligação aos equipamentos.

Atualmente, os serviços de impressão na nuvem acabam com a necessidade da instalação dos drivers das impressoras. Basta ligar a impressora ao serviço da cloud e pode começar a receber pedidos de impressão a partir de qualquer equipamento com acesso à internet.

Isso significa que os utilizadores podem usufruir de um serviço de impressão simples e confiável que funciona em toda a rede, independentemente do hardware que estiver a utilizar e do sítio onde se encontre.

A impressão na nuvem é um sistema utilizado para se conseguir imprimir documentos e outros tipos de ficheiros de um computador ou equipamento remoto através da Internet. Ao contrário do que acontece com o método tradicional em que se imprime diretamente do computador ou do equipamento que está ligado à impressora, que seja por cabo ou por Wifi.

Existem atualmente vários serviços e tecnologias de impressão na nuvem que podemos utilizar para conseguir imprimir à distância. Podemos utilizar, por exemplo, um serviço de impressão na nuvem oferecido pelo fabricante da impressora por ser um dos tipos mais populares de impressão na nuvem. Ou seja, muitas impressoras já vêm com um sistema de impressão na nuvem que permite imprimir diretamente do seu computador ou equipamento móvel sem a necessidade de software, ou hardware adicional.

Por outro lado, pode optar por utilizar um serviço baseado na nuvem como o Google Cloud Print que, entretanto foi descontinuado, e que lhe permite ligar a sua impressora à Internet e imprimir de qualquer lugar. Na verdade, a Google, a Apple e a Microsoft oferecem alguns serviços populares de impressão na nuvem, uns deles gratuitos e outros pagos (Google Workspace).

Ao registar a sua impressora no serviço, pode imprimir para essa impressora de qualquer local utilizando a API do serviço ou enviando o trabalho de impressão para o endereço de e-mail da impressora. Mas afinal de contas como funciona esse sistema de impressão à distância? Mostramos-lhe a seguir a arquitetura e o funcionamento básico desse sistema de impressão na cloud para conseguir perceber qual é a melhor solução para aquilo que pretende fazer.

 

Qual é a arquitetura dos sistemas de impressão na nuvem?

Os utilizadores podem imprimir documentos numa impressora ligada à Internet a partir de qualquer equipamento, incluindo um computador ou smartphone, graças à arquitetura de impressão na nuvem. As etapas do procedimento são as seguintes:

Um trabalho de impressão é enviado do equipamento do utilizador para um servidor de impressão baseado na nuvem, como Apple AirPrint ou Google Cloud Print.

A tarefa é recebida pelo servidor de impressão, que a envia para a impressora apropriada.

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O documento é impresso depois que a impressora recebe o trabalho.

O utilizador pode aceder a impressora remotamente graças ao servidor de impressão na nuvem, que serve como intermediário entre o equipamento do utilizador e a impressora. Desde que o equipamento do utilizador e a impressora tenham uma ligação com a Internet, nenhum deles precisa estar na mesma rede ou no mesmo local.

 

Quais os componentes da impressão na nuvem?

A impressão na Cloud é um serviço que permite aos utilizadores imprimirem documentos e outros ficheiros de qualquer equipamento ligado à internet, sem a necessidade de uma ligação física a uma impressora. A arquitetura da impressão na nuvem envolve vários componentes que trabalham em conjunto para permitir essa funcionalidade. Mostramos-lhe a seguir quais são esses componentes para perceber o funcionamento do sistema:

 

Servidor de impressão: é um computador ou equipamento responsável pela gestão do processo de impressão. Basicamente, recebe os trabalhos de impressão dos equipamentos clientes e encaminha-os para a impressora apropriada.

 

Fila de Impressão: é uma estrutura de dados que guarda os trabalhos de impressão que ainda estão à espera de ser impressos. A fila de impressão é gerida pelo servidor de impressão e garante que os trabalhos de impressão sejam impressos na ordem em que são recebidos.

 

Driver de impressão: é um componente de software responsável por converter o trabalho de impressão num formato que possa ser compreendido pela impressora. O driver de impressão comunica-se com a impressora para enviar o trabalho de impressão e receber informações do estado do trabalho de impressão.

 

Impressora: é o equipamento físico responsável pela impressão do documento. A impressora recebe o trabalho de impressão do servidor de impressão e converte-o num documento físico.

 

Cloud Print Service: é um serviço suportado pela internet que permite aos utilizadores enviarem os seus trabalhos de impressão para o servidor de impressão a partir de qualquer equipamento ligado à internet. O serviço de impressão na nuvem é responsável por autenticar o utilizador e encaminhar o trabalho de impressão para o servidor de impressão.

 

Cloud Print Proxy: é um componente de software que é executado no equipamento cliente e é responsável por encaminhar trabalhos de impressão para o serviço de impressão na nuvem. Este componente funciona como um intermediário entre o equipamento cliente e o serviço de impressão na nuvem, sendo responsável por autenticar o utilizador e encaminhar o trabalho de impressão para o serviço de impressão na nuvem.

 

Resumindo, a arquitetura do Cloud Printing inclui vários componentes, como servidor de impressão, fila de impressão, driver de impressão, impressora, serviço de impressão na nuvem e proxy de impressão na nuvem. Esses componentes, trabalham entre si para permitirem que os utilizadores consigam imprimir documentos e outros ficheiros a partir de qualquer equipamento ligado à Internet. Agora que conhecemos os principais componentes do sistema de impressão na nuvem mostramos a seguir como funciona o processo de impressão.

 

Como funciona o processo de impressão na nuvem?

O processo de funcionamento de um sistema de Cloud Printing começa com um utilizador a enviar um trabalho de impressão de um equipamento cliente. Em seguida, esse equipamento cliente comunica com o Cloud Print Proxy, que é o responsável por encaminhar o trabalho de impressão para o Cloud Print Service. Por usa vez, o serviço de impressão na nuvem autentica o utilizador e encaminha o trabalho de impressão para o servidor de impressão.

 

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Em seguida, o servidor de impressão recebe o trabalho de impressão adiciona-o à fila de impressão. O servidor de impressão identifica o próximo trabalho de impressão na fila e envia-o para o driver de impressão mais apropriado. Nessa altura, o driver de impressão converte o trabalho de impressão num formato que pode ser tratado pela impressora e envia-o para a impressora.

A impressora recebe o trabalho de impressão e converte-o num documento físico. Depois de terminar a impressão, a impressora envia informações sobre o estado do trabalho de impressão de volta ao servidor de impressão e ao driver de impressão. Assim que o trabalho de impressão seja concluído, o servidor de impressão remove-o da fila de impressão.

Resumindo, o processo de funcionamento de um sistema Cloud Printing começa com o utilizador a enviar um trabalho de impressão de um equipamento cliente, que passa pelo Cloud Print Proxy, Cloud Print Service, servidor de impressão, driver de impressão e, finalmente, para a impressora para ser impresso.

 

Qual a segurança da impressão na nuvem?

Como esta tecnologia de impressão na nuvem envolve o envio de informações confidenciais, como trabalhos de impressão e documentos, através da Internet, pode representar alguns riscos à segurança para as organizações. Por isso, é crucial tomar as devidas precauções para conseguir proteger a configuração de impressão na nuvem e assim evitar ou mitigar esses riscos.

Mostramos a seguir alguns dos cuidados que deve ter sempre que utilize este tipo de sistemas que envolvam a internet como sistema de comunicação.

 

Encriptação: é fundamental garantir que a sua ligação à internet seja encriptada para conseguir proteger os seus dados quando os envia do seu equipamento para a impressora à distância. Pode utilizar, por exemplo, um sistema de comunicações seguro baseado em protocolos HTTPS ou SSL para encriptar as suas comunicações digitais.

 

Autenticação: é crucial garantir que apenas os utilizadores autorizados possam aceder e imprimir na impressora à distância utilizando o serviço de impressão na nuvem. Deve utilizar técnicas de autenticação fortes, como autenticação multifator (MFA) para conseguir proteger ao máximo os seus valiosos recursos.

 

Controlo de acesso: Além da autenticação também deve controlar o acesso à sua impressora e às informações que ela recebe. Basta para isso fazer uma pequena lista com os utilizadores e as máquinas que têm permissões para imprimir para cada impressora. Também pode especificar o tipo de impressão que podem fazer como a cor, a quantidade de documentos, o horário permitido, etc…

 

Monitorização: Para conseguir detetar qualquer atividade maliciosa, deve monitorizar regularmente o seu ambiente de impressão baseado na nuvem, incluindo, por exemplo, os registos da sua impressora e os ficheiros de log da rede e dos seus equipamentos.

 

Mantenha o software atualizado: para conseguir garantir que não existem falhas de segurança e que quando aparecem, sejam imediatamente corrigidas, recomendamos que mantenha o software da sua impressora e os serviços de impressão na nuvem sempre atualizados com a última versão disponível.

 

Resumindo, ao implementar estas medidas simples de segurança, irá contribuir para melhorar a segurança das suas informações privadas e diminuir o perigo dos acessos não autorizados e outros riscos de segurança relacionados com a impressão na nuvem ou à distância.

 

Quais as vantagens da impressão na nuvem?

De facto, a utilização dos serviços de impressão na nuvem ou a impressão à distância têm várias vantagens. Mostramos a seguir aquelas que no Informatico.pt consideramos mais relevantes, sobretudo se estivermos a falar de sistema de impressão para as organizações.

 

Impressão em qualquer lugar: partindo do princípio que tem uma ligação à Internet, a impressão na nuvem ou à distância permite-lhe imprimir documentos e outros ficheiros a partir de qualquer lugar. Isso é importante, sobretudo para aqueles utilizadores que viajam frequentemente ou então para os trabalhadores remotos que estão em regime de teletrabalho.

 

Escalabilidade: a impressão na nuvem é uma boa soluções para as empresas ou organizações onde os seus requisitos de impressão variam regularmente. Nesses casos os sistemas de impressão na nuvem ou à distância são importantes porque ajudam-nas a aumentar ou diminuir o seu parque de impressoras conforme aquilo que vai sendo necessário.

 

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Custo-benefício: para as empresas ou organizações que precisam de imprimir muitos documentos, a impressão na nuvem pode ser mais vantajosa e acessível do que as técnicas de impressão tradicionais. O custo de ter uma impressora localmente pode ser superior ao custo de impressão de um equipamento mais eficiente que está na nuvem. A impressão na nuvem permite que as organizações e as empresas consigam dar uma resposta mais adequada às suas reais necessidades de impressão. Com este sistema reduzem custos porque acabam com a necessidade de comprar, implementar e gerir o hardware e o software de impressão. Além disso, o custo de instalação e manutenção da impressão na nuvem é uma fração do custo do investimento na própria infraestrutura de TI.

 

Partilha simples de impressoras: ao utilizar os sistemas de impressão na nuvem ou à distância, conseguirá distribuir as suas impressoras entre vários locais ou departamentos, independentemente da distância a que ficam uns dos outros. Basicamente facilita a gestão e a partilha dos recursos de impressão dentro de uma organização. Quanto maior ela for maior impacto terá este sistema de impressão nos seus processos internos.

 

Independente do equipamento: não existe a necessidade de instalar software ou adquirir hardware adicional, porque os sistemas de impressão na nuvem permitem-nos imprimir a partir de uma variedade infindável de equipamentos, que incluem, por exemplo, smartphones, tablets, computadores portáteis e os tradicionais computadores de secretária.

 

Configuração simples: o processo de instalação e configuração de uma impressora na nuvem normalmente é extremamente simples. Ou seja, é algo que não requer do utilizador praticamente nenhum conhecimento específico sobre informática para o conseguir fazer. Com a impressão na nuvem, os funcionários podem utilizar qualquer equipamento para poderem imprimir, sem precisarem de se preocupar com a compatibilidade e os drivers necessários, reduzindo assim a necessidade dos serviços de suporte técnico.

 

Ambientalmente amigável: ao permitir que os seus colaboradores ou utilizadores imprimam de qualquer equipamento, elimina a necessidade de ter várias impressoras espalhadas pela sua organização. Parece que é apenas uma vantagem funcional, mas acredite que este tipo de sistema reduz drasticamente o consumo de energia e o desperdício de papel relacionados com o processo de impressão. A impressão na nuvem ajuda sem dúvida as organizações a reduzirem a sua pegada de carbono porque reduzem as emissões de carbono do transporte e a quantidade de resíduos gerados.

 

Resumindo, a impressão na nuvem é uma excelente opção para todas as organizações que precisam de ter recursos de impressão, mas que precisam de manter as coisas simples e seguras. Ao implementarem este tipo de sistema, oferecem aos colaboradores mais flexibilidade e melhoram internamente a gestão e diminuindo os desperdícios.

 

Quais os melhores programas para imprimir à distância?

Agora que conhecemos o funcionamento dos sistemas de impressão na nuvem ou à distância e as suas principais vantagens mostramos a seguir alguns dos serviços que existem atualmente. São serviços que no Informatico.pt consideramos mais relevantes tanto para um utilizador doméstico como para uma pequena, media ou até mesmo grande organização. Descrevemos as suas principais características e algumas das suas funcionalidades para conseguir avaliar qual será realmente a melhor solução para aquilo que pretende fazer.

 

1 – PaperCut

 

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Atualmente, o PaperCut Mobility Print é um dos melhores programas para impressão à distância ou impressão na cloud que pode utilizar. Oferece uma infinidade de recursos e funcionalidades semelhantes às da Google print que infelizmente já foi extinta algum tempo.

O software suporta equipamentos Chrome OS, Mac, Windows, iOS e Android, o que significa que é praticamente universal, ou seja, pode utilizá-lo independentemente da plataforma que esteja a utilizar. Também suporta à impressão com uma interface de utilizador nativa utilizando, por exemplo, o atalho “CTRL+P”.

O Mobility Print pode ser utilizado em redes locais, como uma intranet do escritório de uma organização. No entanto, a empresa lançou um novo recurso de impressão na nuvem. Esse recurso permite, sempr