Neste artigo faremos uma revisão detalhada e comparativa das principais ferramentas de gerenciamento de processos de negócio conhecidas como BPM. De facto, conseguir escolher as ferramentas de gestão de processos de negócios adequadas é um processo de vital importância para o seu negócio.
Na corrida atual em busca da digitalização, as organizações andam sempre à procura de novas ferramentas e tecnologias que as consigam ajudar a otimizar as suas operações de negócios para serem mais eficientes. Neste artigo, iremos classificar e analisar as melhores ferramentas de gestão de processos de negócios, para poder escolher a melhor solução para sua organização.
O que são ferramentas de gestão de processos de negócio BPM?
Basicamente, os programas de gestão de processos de negócios são ferramentas que ajudam os gestores e as organizações a otimizarem, implementarem, simplificarem e controlarem os seus processos internos.
Ou seja, são ferramentas que podem ser utilizadas para a automatização de tarefas repetitivas, gestão de recursos e acompanhamento do andamento dos projetos. Além disso, também são boas para analisar dados e fornecer resultados úteis para ajudar os gestores a melhorar os processos.
Existem ferramentas para a gestão de processos de negócios em duas formas, ou como aplicações de software que instalamos nos nossos equipamentos ou então como serviços online prestados por fornecedores. Na verdade, não existe um tipo de sistema de gestão de processos de negócios que seja melhor do que outro porque todos são únicos e têm recursos diferentes.
Recomenda-se que opte sempre por uma ferramenta que se enquadre bem no que realmente a sua organização precisa para melhorar a gestão dos seus processos e que, simultaneamente, corresponda com aquilo que ela pode pagar.
Neste artigo sobre as principais soluções de ferramentas BPM que são atualmente utilizadas em todo o mundo, irá mostra-lhe os seus recursos, vantagens, desvantagens, preços e uma comparação. Servirá para conseguir escolher a melhor ferramenta BPM para modelar, otimizar, automatizar e medir aos seus processos de negócios.
A imagem a seguir ilustra o ciclo de vida da gestão de processos nos negócios.
Quais as principais vantagens das ferramentas BPM?
A adoção das ferramentas para a gestão dos processos das organizações ou mais conhecidas como BPM traz-lhes grandes benefícios. São vantagens como o facto de melhorarem a agilidade interna das organizações, reduzirem os custos e aumentarem as receitas, além de conseguirem melhorar muitas vezes a sua eficácia e visibilidade.
Ou seja, são ferramentas de gestão que as organizações utilizam para conseguirem automatizar as suas tarefas mais repetitivas e os seus processos internos. A sua importância deve-se ao facto de permitirem que as organizações simplifiquem as suas operações, aumentem a sua transparência, reduzindo os custos, melhorando a qualidade das suas decisões e a sua eficiência global.
Normalmente as ferramentas BPM possuem sistemas de controlo de acesso, recursos específicos para administradores, opções visuais com diagrama de processos, ferramentas para a criação de formulários com sistemas de arrastar e largar, métricas visuais de processos visual e recursos de integração com outros sistemas internos e externos.
Por isso, antes de escolher uma solução para a gestão dos seus processos de negócios, tenha em conta as funcionalidades e os recursos de gestão que descrevemos no paragrafo anterior. Além, claro, do custo da ferramenta. Uma boa solução BPM além de conseguir resolver problemas relacionados com processos também deve ser capaz de melhorar a sua eficácia. Por isso, uma decisão acertada quando se decide qual a ferramenta a adotar é vital para se conseguirem os resultados desejados.
Qual a melhor ferramenta para a gestão de Processos de Negócios?
Mostramos-lhe a seguir as nossas escolhas relativamente às melhores ferramentas de gestão de processos de negócios que certamente o irão ajudar a conseguir melhorar a gestão de processos da sua organização.
Cada uma destas soluções de gestão de processos de negócios tem as suas vantagens e desvantagens. Para conseguir escolher a melhor terá de conhecer primeiro as suas características e depois realizar alguns testes dentro da sua organização. Assim, descubra a seguir uma lista bastante completa com as ferramentas BPM mais populares em todo o mundo.
1 – Monday
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
A ferramenta Monday.com possui recursos de gestão de processos de negócios que ajudam um grupo de pessoas a conseguirem automatizar as suas tarefas. É uma ferramenta que pode ser utilizadas para desenvolver e planear projetos e acompanhar as tarefas das suas equipas. O Monday.com possui um sistema de armazenamento ilimitado tanto ficheiros como para os registo de atividades.
Características:
- Por segurança, o Monday.com possui um sistema de dupla autenticação e, se optar pelo plano premium, terá a opção da autenticação do Google.
- É fácil conseguir obter dados sobre o estado do projeto, gastos orçamentários, etc.
- O modo de piloto automático programa automaticamente tarefas repetitivas.
- Pode ser integrada com outra ferramenta para a centralização de processos.
Avaliação: Monday.com é uma forma de gestão de processos de negócios fácil de utilizar e com vários vídeos tutoriais. Se subscrever o serviço como sendo uma organização irá ter uma conta com permissões avançadas e a possibilidade de automatizar 100.000 tarefas todos os meses.
Preço: a Monday.com disponibiliza planos de preços com diferentes características e preços. Pode optar pelo plano Básico que custa cerca de 17€ por mês, ou então pelo plano Standard que custa 26€ por mês. Também existe o plano Pro por 39€ por mês e o plano Enterprise onde terá de pedir um orçamento personalizado. Estes tipos de planos são para 2 utilizadores poderem utilizar as suas aplicações se optar pelo pagamento anual. Mas claro, também pode escolher o número de utilizadores conforme as suas necessidades e os pré-requisitos do projeto. Antes de optar por qualquer um destes planos recomendamos que faça um teste gratuito da plataforma.
Site: Monday.com
2 – Atlassian
Recomendada para pequenas organizações e equipas operacionais relacionadas como Tecnologias de Informação.
O Atlassian é uma ferramenta online que pode ser utilizada para configurar um serviço de forma a conseguir responder a uma necessidade dos seus clientes. Ou seja, podemos pensar no Atlassian como sendo uma ferramenta colaborativa que, tal como acontece com o equipamento da sua empresa, também pode ser utilizada para lidar com as tarefas do seu trabalho recorrendo à sua interface única e poderosa.
Esta ferramenta possui um sistema que pode ser instalado em equipamentos informáticos para se conseguir obter uma visão completa das infraestruturas de TI das organizações. Além disso, o Atlassian pode ser utilizado para configurar um sistema de controlo que facilita a autoestima, assim como as métricas de SLA para o desenvolvimento dos processos em tempo real.
Características:
- Gestão de reposta rápida a incidentes
- Gestão de ativos de ponta a ponta
- Monitorização de desempenho em tempo real
- Ligação a ferramentas de CI / CD
- Automatização da avaliação de Risco
Avaliação: O Atlassian é uma ferramenta que pode agregar ao equipamento informático e de telecomunicação para conseguir gerir os serviços de IT ou em inglês “ITSM – IT Service Management”. De facto, é muito útil para a gestão de equipamentos e pode adaptar-se perfeitamente à dimensão da sua organização.
Preço: O Atlassian é uma ferramenta que pode utilizar gratuitamente para 3 utilizadores. O seu plano Premium custa cerca de 47€ por utilizador e também pode optar por um plano empresarial personalizado que terá de pedir orçamento.
Site: Atlassian
3 – beSlick
Recomendada tanto para pequenas como para grandes empresas.
O beSlick é outra ferramenta para a gestão de processos de negócios com um poderoso sistema de construção de fluxos de trabalho e de processos. Além disso, a ferramenta também pode ser utilizada para sistematizar o funcionamento interno de uma organização. Consegue atribuir às suas equipas tanto tarefas pontuais como tarefas recorrentes. É muito simples de utilizar, sendo o processo de instalação muito simples, tanto para utilizadores como para técnicos.
Esta ferramenta é útil para a gestão dos processos de negócios de forma a conseguir melhorar o desempenho da organização. Basicamente, possui um sistema para a análise da qualidade dos processos, modelos de feedback, sistema para registo e controlo de quando as tarefas podem ou não podem ser executadas por alguém, etc…
É um programa muito bom para conseguir equilibrar os custos e os recursos das organizações. A empresa que desenvolveu a ferramenta presta serviços de implementação e gestão para as organizações conseguirem utilizá-la nos seus processos internos o mais rapidamente possível. As opções relacionadas com os processos são um dos seus pontos fortes, além de nos dar uma visão detalhada e clara sobre o andamento do projeto através de um único painel.
Características:
- Biblioteca centralizada para processos com controlo de permissões.
- Processos, relações e filtros de fluxos de trabalho.
- Poderoso construtor de modelos de processos de negócios.
- Lógica de ramificação, anexos, dados dependentes e proprietários de etapas.
- Análise de processo, registo e auditorias de todas as atividades e alterações.
- Integração com mais de 2.000 aplicações através do sistema Zapier.
- Rastrear e resolver problemas de fluxos de trabalho.
- Colaboração através de tarefas em equipa e comentários.
- Biblioteca pré-criada com modelos de processos de negócios.
Avaliação: A beSlick é uma das principais empresas de desenvolvimento de ferramentas para a gestão de processos de negócios de qualquer tipo de organização. É muito fácil de utilizar e possui recursos bastante poderosos como as relações entre os processos e as tarefas. Além disso, tem um tempo reduzido para a criação dos fluxos de trabalho e possui recursos exclusivos para a melhoria dos processos.
Preço: Pode utilizar gratuitamente a ferramenta para testar as suas funcionalidades durante 14 dias. Possui um serviço gratuito de assistência à implementação ou então se per ferir uma implementação gerida por projeto o serviço será cobrado. O preço a pagar depois do período gratuito será de cerca de 8€ por utilizador por mês. Praticam descontos adicionais para instituições de caridade, educação e startups.
Site: beSlick
4 – Creatio
Recomendada para redes de organizações e grandes empresas.
Com a ferramenta Creatio consegue projetar diagramas de processos através da sua interface simples. Além disso, também pode criar e guardar uma biblioteca de processos que lhe sejam úteis para projetos futuros, através de um ambiente unificado.
O sistema de design de processos é bastante robusto e utiliza o padrão BPMN 2.0, que permite tanto aos negócios como às equipas de TI conhecer e trabalhar facilmente com os seus modelos de processo. Também permite a exportação dos diagramas dos processos de um projeto para depois os poder importar para outros projetos.
Podemos colaborar no design do processo juntamente com a nossa equipa e envolver os colegas no trabalho de desenvolvimento dos processos. Além disso, podemos partilhar os links para cada um dos processos para os colegas conseguirem visualizar e comentar à distância, ou até mesmo editar os processos em simultâneo e em tempo real.
Características:
- Editor robusto para processos BPMN. À medida que se mais modelando o fluxo de um determinado processo, a ferramenta gera automaticamente uma lógica de negócio correspondente.
- Gestão de “Casos” util para se conseguir construir processos dinâmicos.
- Podemos ver todas as características e alertas relacionados com os processos através de uma única lista.
- Possui modelos de processos pré-configurados para utilização em vários tipos de negócios.
- Possui algumas ferramentas de colaboração.
- Possui algumas tecnologias inteligentes que ajudam os utilizadores a acelerarem as suas tarefas mais rotineiras.
Avaliação: Criação de diagramas que facilitam a gestão de processos e CRM para empresas de médio porte. Oferece todas as funcionalidades necessárias para conseguirmos automatizar os processos internos de negócios, por mais complexos que eles sejam.
Preço: Podemos fazer uma avaliação gratuita da ferramenta durante 14 dias, antes de a comprarmos. O preço do sistema “Studio Creatio Enterprise” para a automação de processos custa cerca de 25€ por utilizador por mês. Além disso, a empresa que desenvolveu esta solução também oferece algumas ferramentas gratuitas, como o Creatio Studio.
Site: Creatio
5 – Quixy
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
Esta é mais uma plataforma na nuvem chamada Quixy muito útil para capacitar as organizações em geral e os utilizadores em particular para a automatização dos processos dos negócios. Ajuda na agilização dos fluxos de trabalho e na aplicação de novos recursos imperativos simples e complexos que consigam dar resposta as reais necessidades da organização.
Com esta ferramenta consegue automatizar tanto os fluxos de trabalho e as sequências das tarefas sem precisar de contratar ninguém para escrever código. Basicamente, o Quixy possui dezenas de aplicações de fluxo de trabalho pré-construídas para poder utilizar numa variedade de casos de uso, como CRM, gestão de projetos, HRMS e muito mais.
Características:
- Possui uma interface simples onde pode arrastar e soltar mais de 40 campos de formulário, incluindo um editor de texto, assinatura eletrónica, código QR, widget de reconhecimento facial e muito mais.
- Consegue modelar qualquer tipo de processo e criar fluxos de trabalho simples e complexos, sejam eles sequenciais, paralelos ou então adicionar condições com um contador visual fácil de utilizar. Pode configurar notas, lembretes e agendamentos para cada uma das etapas do fluxo de trabalho.
- Pode integrar a ferramenta com aplicações de terceiros tanto por meio de Webhooks como de API.
- Instalação com um único clique e alterações em tempo real sem tempo de inatividade. Possibilidade de utilizar qualquer tipo de navegador ou dispositivo, mesmo que em modo offline.
- Opção de exportação de dados em formatos de vídeo e agendamento de tarefas automatizadas com relações entre vários canais.
- Solução pronta para empresas com certificação ISO 27001 e SOC2 Type2
- Possui recursos como temas personalizados, SSO, filtragem de IP, implementação local, marca branca, etc.
Avaliação: Quixy é uma ferramenta de BPM que ajuda no desenvolvimento de processos de negócio com recursos visuais muito simples de utilizar. Pode ser utilizado em organizações para automatizar processos entre os seus diferentes departamentos. Ajuda na construção de processos de empresas e organizações quer sejam simples ou mais complexos com custos mais baixos e sem necessidade de ter de escrever código.
Preço: Possui uma versão mais básica que custa cerca de 20€ por utilizador e por mês. Isto se fizer o pagamento anual com um mínimo de 20 utilizadores. A versão a seguir custa 1.000€ por mês e também obriga a ser faturada anualmente. Se precisar de mais recursos existe uma versão mais completa, mas para saber o preço terá de entrar em contacto com a empresa
Site: Quixy
6 – Process
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas e freelancers.
O Process Street é mais uma plataforma de gestão de processos com excelentes características, como o controlo dos programas, atribuição e automação de tarefas e tratamento de novas funções. Com esta ferramenta consegue capturar dados através de formulários e depois guardá-los nas suas listas de verificação.
É compatível com praticamente todas as plataformas que existem atualmente, quer sejam Windows, Mac, Linux, iOS, Android e Windows Phone.
Características:
- Criação rápida de documentos de procedimentos
- Atalhos de teclado intuitivos e opções de arrastar e largar
- Criação de processos de execução permanentes
- Criação de fluxos de trabalho colaborativos
- Envio de alertas sobre a conclusão das tarefas
- Automação de tarefas
- Integração com mais de 1000 aplicações de terceiros
Avaliação: A ferramenta Process Street pode ser utilizada para criar fluxos de processos complexos com lógica e dependências. Conta com ótimas críticas por parte dos seus utilizadores, sobretudo no que diz respeito às suas funcionalidades de monitorização das tarefas.
Preço: Pode utilizar o Process.st gratuitamente durante 14 dias para avaliar os seus recursos sem ter de comprar um dos seus planos pagos. Basicamente, existem três planos de negócios com pagamentos mensais. O plano mais básico custa cerca de 12€ por utilizador, o plano Business Pro cerca de 25€ por utilizador e o plano Personalizado terá de contactar a empresa para obter um orçamento.
Site: Process.st
7 – Wrike
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
O Wrike é uma solução para o tratamento de processos de negócios que permite a organização e a priorização do trabalho. Conseguirá adiar uma tarefa ou alocar alguns recursos para conseguir equilibrar uma carga de trabalho. Além disso, consegue padronizar os processos operacionais com uma ajuda de modelos e recursos de controlo de tempo.
Características:
- Acompanhamento dos processos ao ritmo real
- Relações entre processos personalizados
- Partilha de dos entre utilizadores
- Definir prioridades e estados do projeto
- Obter análises de projetos personalizados em tempo real
- Recursos para gestão de portfólio
Avaliação: O Wrike é basicamente um programa de gestão de projetos que consegue controlar as suas tarefas. Consegue analisar em tempo real o seu projeto em termos de relacionamentos. A sua interface é muito simples, intuitiva e muito flexível, o que facilita bastante a gestão e o acompanhamento num ambiente real de trabalho.
Preço: A ferramenta Wrike pode ser testada gratuitamente porque tem um plano gratuito para 5 utilizadores. No entanto, se precisar de utilizar a ferramenta com mais utilizadores, pode optar por diferentes planos. Ou o plano Profissional que atualmente está com uma oferta especial, ou o plano Negócios que custa cerca de 25€ por utilizador por mês ou então o plano Empresarial que tem de pedir um orçamento para conhecer o preço.
Site: Wrike
8 – Appian
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
O software Appian BPM tem recursos interessantes como automação inteligente, gestão de processos de negócios, automação de processos robóticos, IA, gestão de casos e mobilização. Basicamente esta ferramenta BPM tem várias funcionalidades relacionadas com processos em execução, executados, aplicações de gestão e automação de tarefas.
Características:
- Criação de processos para aplicação e definição de políticas críticas
- Execução de processos conforme as funcionalidades e a integração
- Permite a gestão em tempo real de processos e tarefas
- Encaminhamento com base nas habilidades e visibilidades
- Identificação proativa de gargalos e ineficiências
- Visibilidade em tempo real recorrendo a gráficos dinâmicos.
Avaliação: A solução BPM da Appian é uma ferramenta fácil de utilizar, com várias funcionalidades de arrastar e largar. É uma solução hospedada na nuvem, com boas críticas por parte dos seus utilizadores, sobretudo no que diz respeito à sua interface e aos e aos recursos disponíveis para integração com outras ferramentas.
Preço: À semelhança de outras soluções desta lista, também a Appian oferece um período de avaliação gratuito para um número ilimitado de utilizadores. A versão licenciada custa cerca de 90€ por utilizador por mês e pode pedir um orçamento para o licenciamento de aplicações. De facto, não é das soluções mais baratas do mercado, mas não há nada como testar durante alguns dias para tentar perceber se é ou não a ferramenta adequada para responder às suas necessidades.
Site: Appian
9 – Kissflow
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
A Kissflow oferece uma solução de BPM com os recursos visuais para design de processos, gestão de tarefas, colaboração social e partilha de documentos. Além disso, disponibiliza serviços de mobilização corporativa e alocação ad hoc de responsabilidades relacionadas com tarefas. Possui funções como a gestão do fluxo de trabalho a a gestão dos processos. Todas estas funcionalidades estão disponíveis nos planos premium, mas infelizmente não há um plano mais básico.
Características:
- 50 aplicações pré-configuradas para utilização
- Uma interface visual para a criação de fórmulas
- Recursos para implementação de processos, controlo e relações avançadas.
- APIs robustas e extensas que facilitam a organização entre os sistemas
- Recursos para colaboração, gestão de casos, projetos e muito mais
Avaliação: O software para automação de processos de negócios da Kissflow foi desenvolvido a pensar na escalabilidade das organizações. Tem boas críticas dos seus utilizadores, sobretudo no que diz respeito a sua flexibilidade em trabalhar com diferentes fluxos de trabalho.
Preço: A ferramenta Kissflow tem vários tipos de planos de preços que pode escolher de acordo com o tipo de organização. Ou seja, para pequenas empresas o plano mensal tem um custo de cerca de 150€. Para médias empresas ou empresas em crescimento o plano tem um custo mensal de cerca de 390€. Para as grandes empresas o plano começa nos 1000€ por mês. Vale a pena lembrar que todos estes planos de preços são para pagamentos anuais. Se pretender um plano de pagamentos mensal só terá disponível os plano de negócios para médias empresas ou empresas em crescimento.
Site: Kissflow
10 – Pipefy
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
O software BPM da Pipefy é utilizado para a configuração de processos automáticos de forma a criar um fluxo contínuo de informações sobre os mesmos e assim conseguir centralizar as informações da sua organização. Ou seja, será mais fácil personalizar os seus processos com a utilização do sistema Pipefy. Além disso, também consegue registar todas as atividades no Kanban View da aplicação.
Características:
- Processos que não são RPA também podem ser automatizados
- Vem com milhares de modelos pré-construídos
- Pode escolher o seu plano de preços
- Possui recursos para digitalizar não estruturados
- Tem um sistema de visualização Kanban que facilita a análise do seu trabalho
- Permite agilizar os processos
Avaliação: Basicamente esta ferramenta facilita a personalização, a visualização em forma de Kanban e a gestão dos recursos disponíveis. Na verdade, é uma plataforma de BPM bastante poderosa capaz de ajudar na gestão de processos de organizações de todos os tipos e todos os tamanhos.
Preço: A solução Pipefy é gratuita para pequenas organizações de até 10 utilizadores. Além disso, possui vários planos de preços que pode escolher segundo as suas necessidades. Pode optar pelo plano Profissional que custa cerca de 9€ por utilizador, o plano Negócios que custa cerca de 18€ por utilizador ou então plano Empresa que tem de pedir um orçamento personalizado para saber o preço. Todos estes preços são de mensalidades pagas anualmente. No entanto, se assim o entender, a empresa também disponibiliza planos de preços mensais.
Site: Pipefy
11 – Bizagi
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
O Bizagi Modeler é outra solução para gestão de Processos de Negócios gratuita e intuitiva. Possui uma grande quantidade de recursos, como modelagem e automação de processos, gestão de incidentes, etc. Além disso, tanto pode ser instalada localmente com na nuvem. É suportada por quase todos os tipos de sistemas como Windows, Mac, Linux, iOS, Android e Windows Phone.
Características:
- Possui recursos para publicar modelos de processos
- Pode colaborar em modelos de processo
- Tem disponível um histórico das revisões
- Possui recursos como armazenamento de modelos na nuvem
- Permite o trabalho offline
- Tem notificações em tempo real
- Pode ser instalado numa nuvem dedicada (para organizações)
Avaliação: Basicamente, com a plataforma Bizagi irá conseguir melhorar a eficiência dos seus processos porque terá melhores recursos de gestão e colaboração.
Preço: A ferramenta da Bizagi é 100% gratuita para utilização pessoal de um único utilizador. Além disso, a empresa oferece diversos planos pré-pagos. O mais basico é o plano Profissional que custa cerca de 8€ por mês por cada utilizador. Depois existe o plano para grupos de trabalho que custa cerca de 16€ por mês por cada utilizador. Se precisar de algo mais completo, pode optar por um plano específico para grandes empresas, mas terá de pedir um orçamento com o preço.
Site: Bizagi
12 – Nintex
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
Outra solução é a plataforma Nintex com que conseguirá gerir, automatizar e otimizar os seus processos. Possui uma variedade de funcionalidades como a geração de documentos, mapeamento de processos e construção de pequenas aplicações móveis. À semelhança de outras soluções desta lista, a ferramenta Nintex tanto pode ser instalada localmente como nos servidores da nuvem.
Características:
- Ajuda no mapeamento e manutenção de processos
- Permite automatizar processos através de fluxo de trabalho avançado
- Permite automatizar processos através de robôs
- Posui recursos de assinatura eletrónica e fórmulas digitais
- Disponibiliza informações sobre a eficácia do processo
Avaliação: Além das funcionalidades habituais de um sistema de gestão de processos, o Nintex também possui um modelo aplicável a equipamentos móveis com sistemas operativos iOS e Android. Também tem boas críticas por parte dos seus utilizadores relativamente à automação dos processos e SharePoint.
Preço: O sistema Nintex Promapp possui varios planos de preços pré-pago. Ou seja, tem a versão Standard Edition que custa cerca de 950€ por mês e a versão Enterprise Edition que custa cerca de 1300€ por mês. Além disso, a plataforma Nintex tem outros produtos relacionados com o fluxo de trabalho onde o mais básico custa cerca de 850€ por mês. Depois tem o Nintex Foxtrot RPA que custa 850€ por mês e o Sinal Nintex que custa cerca de 2€ por cada item. Todos estes preços são para um tipo de cobrança anual.
Site: Nintex
13 – CMW Lab
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
O CMW é uma ferramenta para gestão de fluxos de trabalho com funcionalidade de modelação e gestão de processos de negócios. É um sistema que ajuda no desenvolvimento das organizações sem a necessidade de codificação de software. Além disso, é muito simples e fácil de utilizar, sobretudo por causa das suas funcionalidades de arrastar e largar. O CMW Tracker tanto pode ser instalado localmente como na nuvem. É suportado pelos sistemas operativos Windows e Mac.
Características:
- Possui um sistema gráfico de criação de fluxos de trabalho
- Automação do fluxo de trabalho realizado de forma automática
- Notas e alertas básicos em tempo real
- Alterações automáticas de campos e áreas de atuação
- Registo dos processos e tarefas
- Controlo e relação dos fluxos de trabalho
- Colaboração em equipa
- Integração com outros sistemas
Avaliação: Esta ferramenta possui uma interface de utilizador CMW baseada na Web e com opções de arrastar e largar o que faz dela uma solução muito fácil de utilizar. De facto é um sistema a ter em conta tanto para se conseguir capacitar os utilizadores como os técnicos.
Preço: Para saber os preços praticados pelo fornecedor desta ferramenta terá de pedir-lhe um orçamento online. Por aquilo que no Informatico.pt conseguimos perceber a mensalidade pode chegar a cerca de 25€ por utilizador. No entanto, este valor diminui à medida que o número de utilizadores subscritos vai aumentando.
Site: CMW Lab
14 – Tibco
Recomendada tanto redes de organizações e grandes empresas.
O Tibco ActiveMatrix é outra plataforma BPM muito orientada para os modelos e os valiosos insights dos negócios. Isso faz com que consiga moldar os fluxos de trabalho e trocar os recursos do projecto quase em tempo real. Parece-nos que é uma solução que lhe irá proporcionar uma experiência digital perfeita.
Características:
- Possui um painel de operações preditivas com muitas funções
- Permite a gestão de recursos e insights acionáveis
- Design do processo rápido com suportes orientados a modelos integrados
- Suporta documentos de negócios comuns
- Automação de Processos
- Documentação de Processos
Avaliação: O sistema Tibco ActiveMatrix recebeu ótimas críticas por parte dos seus utilizadores, sobretudo no que diz respeito aos seus recursos de integração com outros sistemas. Com esta ferramenta conseguirá obter os dados ideais para cada membro do projeto dou da organização.
Preço: Relativamente ao peço é necessário pedir um orçamento personalizado à empresa que desenvolveu a ferramenta porque não estão disponíveis no seu site.
Site: Tibco
15 – Hive
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
A plataforma Hive permite a avaliação dos processos através de um sistema de negociação com base na propriedade de cada um. Com este sistema pode trabalhar em qualquer lugar porque está instalado na nuvem. Possui funcionalidades relacionadas com a gestão geográfica, projetos, requisitos, casos de uso, visualizações Gantt, Kanban, Calendário, etc. Na verdade, a ferramenta permite que o utilizador possa alternar facilmente entre os modos de visualização dos seus dados. Também possui um sistema de integração capaz de se ligar com varios tipos aplicações de terceiros que existem atualmente no mercado.
Características:
- Projetos organizados em gráficos Gantt e Kanban
- Funcionalidades para fluxos de automáticos de trabalho
- Painel de acesso a todas as informações necessárias
- Conclusão das tarefas através de cartões de ação
- Distribuição rápida de tarefas, comparações e feedback
Avaliação: A ferramenta Hive é um sistema de gestão de processos bastante rica com recursos que incluem atribuição automática de tarefas, fluxos de trabalho automatizados, provas e aplicações, gestão de recursos, controlo de tempo, análise, etc.
Preço: O pacote básico do Hive custa cerca de 12€ por utilizador por mês. O melhor desta plataforma é que pode ser testada gratuitamente. Além disso, também oferece várias funcionalidades extra que têm um preço a partir de 3€ por utilizador por mês.
Site: Hive
16 – Sensus
Recomendada tanto para pequenas como grandes empresas.
Esta é mais uma ferramenta fácil de utilizar e de implementar desenvolvida pela Sensus BPM Online. Basicamente é uma aplicação intuitiva que serve para ajudar a moldar os seus processos da maneira que quiser dentro da sua organização. Ou seja, ajuda na otimização do funcionamento interno das organizações porque consegue otimizar os seus processos e fluxos de trabalho.
Além disso, é uma aplicação inovadora que foi desenvolvida tendo como base um modelo BPM e que reúne informações de processos para obter informação eficiente. A aplicação é baseada no método Sensus, que consiste numa metodologia uniforme e num processo claro que acaba com a falta de comunicação, tornando-a uma coisa do passado. O Sensus BPM Online tornou-se num dos sistemas mais famosos sobretudo por causa do seu sistema de inteligência.
Características:
- Fornece todos os recursos necessários para criar processos úteis
- Pode combinar a aplicação na nuvem com ferramentas Office
- Controla rapidamente as relações dos processos e datas de entrega
- Gere e visualiza automaticamente as interrelações entre os processos
- Atribuição de tarefas a grupos de utilizadores
- Trabalhar com funções ou combinação de funções
- Controlar automaticamente as relações entre processos.
- Podemos alterar, apagar ou adicionar processos sempre que necessário
Avaliação: O Sensus BPM Online é uma ferramenta inteligente capaz de ajudar as organizações na gestão dos seus processos, muito fácil de se utilizar quer sejam utilizadores comuns ou técnicos especialistas. O método Sensus que existe por de trás da aplicação permite que os utilizadores criem processos claros e que assim todos dentro da organização os consigam entender. Além disso, é das poucas ferramentas que pode utilizar com os seus programas favoritos como Excel e Power BI, o que a torna muito útil.
Preço: Basicamente trata-se de uma solução única e completa capas de gerir todos os processos da organização e que os permite controlar, melhorar e partilhar. Consegue realizar um teste 100% gratuito durante 14 dias antes de pedir a sua licença que pode chegar aos 950€ por ano ou então 79€ por utilizador por mês.
Site: Sensus
17 – Flokzu
Flokzu é um pacote de serviços BPM disponível na nuvem que também pode ser visto como um fluxo de trabalho na nuvem. Possui uma interface muito simples e intuitiva onde pode arrastar e largar objetos. O Flokzu é sem dúvida uma das melhores ferramentas que o ajudarão som tarefas combinadas, prazos, gestão de tempo, regras de negócios e notificações.
A plataforma Flokzu possui planos de preços que começam numa versão mais basica chamada Starter e que custa cerca de 50€ por mês mas que pode ser utilizada sem limites de utilizadores. Depois pode optar pela versão Standard que custa 15€ por mês por utilizador ou então pela versão Premium que custa 21€ por mês por utilizador. De qualquer maneira se tiver dúvidas recomendamos que utilize a versão de avaliação gratuita durante 14 dias e assim irá conseguir decidir se deve ou não avançar para um palno pago.
Site: Flokzu
18 – ProcessMaker
O ProcessMaker é outro programa BPM e Workflow muito fácil de utilizar. Basicamente foi criado como funcionalidades orientadas para projetos. Vem com ferramentas uteis para a automatização e implementação de processos de negócios de qualquer tipo e tamanho. Além disso, também oferece outros recursos, como biblioteca de modelos de fluxos de trabalho, monitorização de atividades 24 horas por dia, 7 dias por semana, consolidação de base de dados, etc.
O ProcessMaker oferece aos seus utilizadores um período de avaliação gratuito para poderem experimentar e testar a aplicação durante 30 dias. Depois dessa avaliação, se quiser optar por um plano de preços, o ProcessMaker tem vários tipos de pacotes que variam segundo as suas necessidades. Tem os planos Standard, Corporate e Enterprise e para conhecer os preços terá de pedir um orçamento a empresa que desenvolveu a solução.
Site: ProcessMaker
19 – Oracle BPM
Também a Oracle possui uma plataforma de BPM com ferramentas de modelação e otimização de processos de negócio. É uma solução que oferece recursos como painéis de monitorização de atividades comerciais, gestão de tarefas, gestão de casos e recursos de relatórios. A sua instalação é basicamente 100% na nuvem, sendo compatível com a maioria das plataformas Windows, Mac, Linux, Android e iOS.
No que diz respeito aos preços da solução, infelizmente o site não é muito claro e parece-nos que só disponibilizam os preços a quem os pedir.
Site: Oracle
20 – Laserfy
A Laserfiche é outra solução que fornece serviços de automação de processos, gestão de conteúdo e plataformas. É uma ferramenta utilizada para automação de processos e possui recursos interessantes para a gestão de tarefas, formulários e relatórios e análises. Quanto à gestão de conteúdo, o sistema possui recursos como o acompanhamento das versões dos documentos, as restrições de acesso, a manutenção dos documentos considerados sensíveis e privados, etc.
É uma solução que tanto pode ser utilizada por pequenas, médias ou até mesmo por grandes empresas e organizações. Também suporta a maioria dos sistema e plataformas que existem atualmente como Windows, Mac, iOS e Android.
A empresa que desenvolveu esta solução disponibiliza aos seus clientes um período de teste gratuito em que podem utilizar a ferramenta sem qualquer compromisso durante 30 dias. De acordo com os dados que conseguimos obter on-line, o seu preço desta solução começa nos 60€ por utilizador por mês.
Site: Laserfiche
Considerações Finais
Atualmente nas organizações a automação dos processos deixou de ser uma opção e passou a ser uma obrigação. Por isso é muito importante escolher as ferramentas certas para conseguir dar respostas às reais necessidades das organizações. No entanto, como existem dezenas ou até mesmo centenas de diferentes soluções, é difícil conseguir escolher a melhor.
Uma boa plataforma BPM deve incluir no mínimo um sistema gráfico de gestão de processos de negócios com a capacidade de modelar regras e gerir o seu estado. Grande partes das ferramentas descritas neste artigo cumpre com os requisitos mínimos.
No entanto, normalmente recomendamos as ferramentas Business Process Management Software, Studio Creatio Free, Appian, Kissflow, PNMSoft, Pipefy e Monday.com porque as consideramos como sendo as mais completas e faceis de utilizar que existem atualmente no mercado.
Se, por outro lado, quisermos comparar as ferramentas de gestão de processos de negócios com base nos preços, podemos dizer que Pipefy e Bizagi oferecem os planos mais acessíveis. Aliás, o Pipefy oferece um plano 100% gratuito ideal para equipas mais pequenas. Os planos de preços do Kissflow são caros quando comparados com os planos das outras ferramentas. Se precisar de uma ferramenta para utilização pessoal recomendamos a versão gratuita da Bizagi.
