Faturação eletrónica – Descubra os 12 melhores Brokers online

O ano de 2022 ficará marcado pela implementação da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos. Esta obrigação desempenha um papel importante na simplificação da comunicação entre o Estado e os seus fornecedores.

Depois de ter arrancado em 2020 nas grandes empresas fornecedoras do estado, passou a ter de ser adotada em outras organizações a partir de 2021. No entanto, em resposta à situação de pandemia a data de implementação foi adiada por mais um ano sendo em 2022 o prazo limite da sua implementação.

Se já tem implementada a Faturação Eletrónica na sua empresa então está um passo à frente das outras organizações. Parabéns porque conseguiu superar todo o processo de implementação desta nova tecnologia. Reconhecemos que não é fácil, apesar de existir alguma documentação que podemos consultar, a vontade por vezes é desistir.

No entanto, compensa sobretudo se tivermos em conta a redução significativa das tarefas burocráticas, além de outras vantagens associadas ao novo sistema de faturação.

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Porque é obrigatória a Faturação Eletrónica?

A Lei dos Contratos Públicos (CCP) começou a ser revista em 2017 como forma de dar respostas às exigências da legislação europeia em termos de faturação eletrónica. Depois de vários avanços e recuos, parece que o processo agora se prepara para conseguir chegar à fase final de implementação.

Depois de vários contratempos com o Decreto n.º 14-A/2020 de 7 de abril ter alterado a data fixada pelo Decreto n.º 123/2018 de 28 de dezembro, veio finalmente o Decreto n.º 104/2021 de 27 de novembro fixar o novo prazo que em princípio será o último.

Basicamente diziam que, ao abrigo das medidas especiais aprovadas no âmbito da pandemia COVID-19 os prazos eram prorrogados e que durante esse período os contratantes podiam utilizar os mecanismos de faturação diferentes dos especificados no artigo 299.º-B do CCP.

 

Quando entra em vigor a Faturação Eletrónica?

Felizmente, ou não, já foi definida a data limite para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. Assim, de acordo com o tamanho da organização, os fornecedores da administração pública, contratados ao abrigo da CCP, são obrigados a emitir documentos fiscais eletrónicos a partir das datas a seguir:

  • 1 de janeiro de 2021 – para as grandes empresas;
  • 1 de julho de 2022 – micro e médias empresas e entidades públicas que sejam entidades contratantes.

Depois destas datas, todos os fornecedores estatais devem utilizar um sistema de faturação eletrónica para enviarem as suas faturas aos organismos públicos nacionais.

 

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Quais as vantagens da Faturação Eletrónica?

A fatura eletrónica surgiu como uma obrigação legal, mas rapidamente as organizações perceberam que se trata de um mundo repleto de vantagens e oportunidades de negócio.

Além de permitir a desmaterialização de processos e reduzir o consumo de papel também garante a redução de custos e burocracia nas organizações.

Mostramos a seguir algumas das principais vantagens de que pode usufruir ao implementar a faturação eletrónica no seu negócio.

 

Melhores prazos de pagamento

Com o envio das faturas de forma digital o relacionamento com os clientes torna-se mais flexível e rápido.

A troca instantânea de informações permite às organizações que os seus clientes recebam e processem documentos de forma rápida e fácil agilizando o pagamento de faturas.

Desta forma consegue-se um elevado nível de eficiência garantindo o aumento da competitividade das organizações e a maior satisfação dos clientes.

 

Menos custos operacionais e de transação

Ao enviar documentos digitalmente consegue reduzir o custo de processamento e de envio das suas faturas. Além disso, também pode evitar possíveis erros de processamento que podem resultar em poupanças adicionais.

Com a implementação da faturação eletrónica, além de cumprir com as atuais obrigações legais, irá contribuir um poupo para a sustentabilidade ambiental da sua organização.

 

Maior confiança e transparência

Todos os documentos fiscais enviados eletronicamente são assinados digitalmente com validade fiscal.

Ou seja, são documentos que cumprem com todos os requisitos legais e fiscais garantindo a total confiabilidade privacidade e segurança da informação na troca eletrónica de dados.

Com esta nova legislação é reforçada a obrigatoriedade colocando maiores exigências sobre as garantias de autenticidade relativamente à origem e integridade do conteúdo dos documentos comerciais.

 

Combate à evasão fiscal

A faturação eletrónica garante a automatização do processamento de documentos. Isso faz com que haja menos probabilidades de desaparecerem faturas ou então existirem documentos com erros, ou problemas na emissão.

Durante o processo aconteceram alguns ajustes no calendário fiscal e noutros regulamentos que alteraram a data em que as Assinaturas Eletrónicas Qualificadas ou Selos Eletrónicos qualificados tivessem que acompanhar os documentos fiscais.

No entanto, está estipulado que a partir de julho de 2022, passa a ser obrigatória a Assinatura Eletrónica Qualificada ou o Selo Eletrónico Qualificado.

Como esta legislação só entra em vigor em 30 de junho de 2022, ou seja, ainda não é obrigatório, as faturas em formato PDF ainda são consideradas faturas eletrónicas válidas.

Esta nova obrigação, não implica qualquer tipo de alteração à legislação sobre faturação eletrónica relacionada com o Código Comum dos Contratos e os respetivos prazos.

De facto, a faturação eletrónica vai ser mais um passo em frente na digitalização dos negócios em Portugal.

Com se tornou numa obrigação legal é importante que as organizações adotem as melhores soluções tecnológicas para conseguirem dar reposta a esta nova exigência e também criarem valor para o seu negócio.

 

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Porque optar por sistemas EDI geridos por terceiros?

Por vezes, podemos até pensar que as coisas só ficam bem feitas se formos nós a fazer. Mas nem sempre é assim, neste caso, de certeza que existem empresas especializadas no processo de implementação do sistema de faturação que o farão melhor que nós.

Se é responsável por uma organização com um fluxo de negócios complexo onde fazem parte vários parceiros, sabe como é importante a troca de documentos de forma rápida e eficaz. A troca de documentos eletrónicos (EDI) de forma automatizada e padronizada tornou-se num grande alívio para os gestores e tem ajudado muitas organizações a prosperar.

A implementação do sistema EDI pode ser feita de várias maneiras. Ou a organização desenvolve o seu próprio software EDI recorrendo aos seus recursos internos. Ou então, pode optar por uma solução EDI totalmente gerida por terceiros, normalmente implementada na cloud por um terceiro integrador B2B confiável.

Neste artigo, vamos mostrar-lhe algumas das razões porque deve optar por uma solução gerida por terceiros. São cinco fortes razões que o irão convencer de que esta é a melhor abordagem para dar seguimento ao processo de implementação de um sistema de faturação eletrónica.

 

Agilidade e flexibilidade ilimitadas

Muitas vezes, as implementações internas começam com a criação de meia dúzia de funcionalidades. O problema é que depois, por cada nova ligação ou requisito é necessário alocar mais recursos para conseguir manter a solução atualizada. O pior é que normalmente essas atualizações ou correções são sempre mais complexas e demoradas que a primeira implementação.

Com uma solução de EDI gerida por terceiros, as novas funcionalidades e ligações são implementadas muito mais rapidamente. Normalmente antes de sentir a necessidade de atualizar o sistema, o seu parceiro de integração já elaborou possíveis cenários. Ou seja, independentemente do formato do documento, fluxo de negócios ou setor, o parceiro, se for um integrador experiente, já têm uma solução pronta para o conseguir ajudar.

Sim, isso significa que irá conseguir reagir muito mais rapidamente às oportunidades que lhe surgem todos os dias. Deixa de ser necessário consultar o departamento de TI, procurar orçamentos e recursos e assegurar-se que a sua infraestrutura está à altura da tarefa. Além disso, por vezes tem de conseguir manter o parceiro interessado enquanto não consegue implementar a nova solução.

A juntar a tudo isto, nos serviços geridos por terceiros as ligações e os fluxos dos documentos são normalmente monitorizados de forma a que se mantenham em funcionamento. Isso fará com que consiga garantir que cumpre com os seus contratos comerciais sem impactos operacionais relevantes.

 

O foco está nos negócios, não na TI

Ao optar pelo desenvolvimento de um sistema EDI como um projeto interno de TI, os seus informáticos devem estar permanentemente a par das constantes mudanças nos padrões e processos. Devem assegurar que os dados sejam tratados corretamente em todos os momentos do processo e sejam sempre enviados rapidamente e de forma segura pelos canais corretos.

Têm de ser informáticos responsáveis com uma experiência fora da média e que se consigam manter em constante evolução, abrangendo muitas tecnologias, protocolos e indústrias. Na verdade, estas características já são inatas à maioria dos bons profissionais de informática. Compete ao gestor decidir se as quer desperdiçar com tarefas que poderiam ser executadas por terceiros.

Com uma solução totalmente gerida por terceiros pode libertar os seus informáticos para tarefas que talvez sejam mais importantes para a organização como, por exemplo, as questões relacionadas com a segurança dos sistemas de informação.

Delegue a implementação dos sistemas EDI ou da Faturação Eletrónica ao seu parceiro de integração que o ajudará não só com a implementação como também com a manutenção de todas as alterações que vão ser necessárias no futuro. Irão traduzir e encaminhar todos os seus dados, e quando surgir um novo projeto com, por exemplo, os marketplaces digitais, eles irão ajudá-lo a integrar essas novas funcionalidades na sua solução gerida por eles.

No Informatico.pt consideramos que os sistemas EDI geridos por terceiros ajudam as organizações a focarem-se mais naquilo que realmente é importante para os seus negócios. Isso faz com que os informáticos deixem de preocupar com detalhes técnicos como atualizações de hardware e software.

As soluções EDI implementadas e geridas por terceiros são de todo mais escaláveis que as soluções internas. Possuem sistema de monitorização 24 horas por dia, 7 dias por semana, que conseguem garantir a operacionalidade da solução.

 

Escalável, tem sempre o que precisa

Se optar pelo desenvolvimento de plataformas EDI recorrendo aos seus recursos internos de TI, deve ter em consideração o planeamento do seu crescimento. Além disso, tem de contar com o tempo que demora a implementação e na dificuldade em que vai ter para gerir o próximo projeto tão importante para impulsionar a sua empresa.

Por outro lado, se optar por uma plataforma gerida externamente, as funcionalidades podem aumentar e diminuir mais suavemente. Com essa solução irá conseguir ajustar o tamanho e os requisitos à realidade atual do seu negócio. De facto, chegará a conclusão que tanto a sua organização como os seus parceiros deixaram de se sentir limitados ou de se depararem com interrupções temporárias de serviços tão importantes para o processo produtivo.

Outra grande vantagem destas plataformas geridas por terceiros é que permitem uma integração mais rápida de novos parceiros conforme vai sendo necessário. Do ponto de vista técnico, isso não irá impor nenhuma pressão interna. As soluções que tem atualmente podem continuar a funcionar sem problemas com os formatos e protocolos mais recentes.

 

Transparência e visibilidade total

Um sistema EDI gerido externamente, que tenha sido implementado na cloud, funciona como hub central entre a organização e todos os parceiros com quem ela está ligada, quer sejam clientes, fornecedores, etc. Esse sistema centralizado, dá aos gestores uma visão completa, aberta e integrada de todos os fluxos e processo documentais da sua organização.

De facto, isto é especialmente importante porque, têm vindo a crescer, tanto a quantidade de dados que trocamos, com a sua complexidade. Por isso, torna-se cada vez mais importante e muitas vezes vital ter uma visão completa e transparente do que está a acontecer nas organizações.

Além disso, com o aparecimento de tecnologias mais recentes, como APIs e mercados digitais, os gestores das organizações precisam de ter todas as informações ao seu alcance para conseguirem tomar decisões mais rápidas e acertadas.

 

Um custo menor para fazer negócios

Outra vantagem das soluções, na cloud, geridas por externos é que, os responsáveis pelas organizações já não têm de investir em equipamentos. Aliás, normalmente esses equipamentos têm de ser sempre super-dimensionados para poderem acompanhar o crescimento.

Neste tipo de soluções externas evitam-se as surpresas com os grandes custos relacionados, por exemplo, com serviços de consultoria. Basicamente, irá precisar de menos pessoas, menos dedicadas ao assunto, para conseguir chegar ao mesmo resultado ou talvez a um resultado ainda melhor.

Finalmente, existe outra vantagem que esta solução tem, que as soluções implementadas internamente não têm. A maioria dos gestores, preferem esta solução por causa da capacidade de controlo de custos. Normalmente, os serviços na cloud, têm associados custos previsíveis baseados em subscrições mensais ou anuais.

 

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O que são as plataformas de interligação Brokers

Aumentado as relações digitais, as experiências e as trocas de informações entre clientes, fornecedores, operadoras e reguladores. Com isso surgiu a necessidade de existirem plataformas de interligação que melhorem a eficiência e a eficácia dos processos.

O sucesso da implementação e adoção do sistema EDI depende sobretudo do sucesso da relação de uma organização com a outra. No mercado nacional, existem cerca de 20 operadores EDI. Apesar de ser um dos países líderes no ranking de integração eletrónica, Portugal é também um dos países em que as regras são mais complicadas.

Estas plataformas mais conhecidas como “Brokers” podem ajudar as organizações neste processo de desmaterialização e na otimização de recursos. Reconhecemos que é um pouco difícil conseguir encontrar o parceiro ideal que nos ajude no envio de faturas eletrónicas e no cumprimento de todas as obrigações legais.

Em Portugal a Generix, a Indra (GXS Group) e a Saphety são as plataformas mais dominantes e conhecidas. Sendo a operadora Saphety um dos parceiros escolhidos pelas grandes empresas portuguesas incluindo o Estado para a desmaterialização dos documentos comerciais.

Tanto a Generix como a Indra, ao contrário da Saphety, Já têm uma presença internacional significativa no que diz respeito à integração eletrónica e serviços de valor acrescentado. Mostramos-lhe a seguir alguns desses Brokers nacionais e internacionais que o podem ajudar a encontrar uma solução para a digitalização do seu negócio:

 

1 – YET

A YET – Your Electronic Transactions – é uma empresa especializada em soluções de faturação eletrónica e desmaterialização de documentos para empresas e administração pública, com o objetivo de simplificar a gestão administrativa das organizações.

Constituída em 2009, a YET nasce da experiência e das competências tecnológicas na área da desmaterialização de processos de faturação da multinacional portuguesa PRIMAVERA BSS.

 

 

As soluções desenvolvidas pela YET promovem aumentos de produtividade, redução de custos, celeridade no relacionamento comercial entre fornecedores e clientes, bem como a sustentabilidade empresarial.

O leque de soluções é variado e a implementação tenta ir ao encontro das necessidades de cada organização, de cada cultura organizacional e de cada modelo de gestão administrativa, de tal forma que cada solução é única e ajustada às necessidades concretas da organização.

No ano de 2019, reforçaram a sua oferta com a aquisição da “Portugal Informático” que é uma empresa especializada em soluções de transações eletrónicas de documentos On-Premises. Com uma forte presença no Setor Público passaram a fazer parte da sua oferta de soluções na Cloud e On-Premises.

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2 – SAPHETY

A Saphety é uma plataforma fundada em 2000 por uma empresa multinacional de origem portuguesa e que se tornou numa referência em soluções para troca eletrónica de documentos, faturação eletrónica e sincronização de dados entre organizações.

Atualmente a Saphety faz parte da Sovos e oferece soluções de faturação eletrónica de forma sustentável e em conformidade legal, em qualquer parte do mundo.

Está presente em Portugal, Brasil e Colômbia e as suas soluções chegam atualmente a mais de 50 países espalhados por todo o mundo. De facto, a sua carteira de clientes conta com mais de 10.000 empresas, incluindo, entre outras, algumas das maiores operadoras de telecomunicações, retalho, transportes, logística, energia, banca, serviços de saúde e setor público.

A Saphety oferece soluções que permitem a otimização e automatização de processos entre organizações, de forma segura, confiável, eficiente e económica de acordo com o quadro legal em vigor. Com escritórios locais na Europa e América Latina e uma presença global, desenvolvem, implementam e oferecem suporte às suas próprias soluções de software.

 

 

Do portefólio da Saphety fazem parte quatro marcas que representam as soluções de faturação eletrónica, apresentação eletrónica de faturas, factoring e confirming. A solução de electronic bill presentment da Saphety, para grandes emissores de faturas, permite aos clientes empresariais analisar e adaptar os dados das suas faturas conforme seja necessário, por centro de custos, funcionários ou departamento.

Também possuem o Flexcash que é um produto inovador de gestão online de pagamentos entre empresas devedoras (compradores) e os seus credores (fornecedores), com base nos documentos financeiros (faturas, notas de crédito e notas de débito), transmitidos, integrados e validados entre as partes.

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3 – GENERIX

A Generix Group é uma empresa especialista na Supply Chain Colaborativa, está presente em 60 países, através das suas filiais e rede de parceiros. As suas soluções SaaS são utilizadas por mais de 6000 empresas em todo o mundo.

Os 800 colaboradores do grupo apoiam diariamente clientes como Auchan, Carrefour, DHL, Gefco, L’Oréal, Luís Simões, Nestlé, Sogrape, Unilever, entre outros.

A plataforma colaborativa, Generix Supply Chain Hub, ajuda as empresas a manterem uma boa relação logística com os seus clientes. Basicamente, liga as empresas a todo o ecossistema de parceiros, combinando as suas capacidades de execução de fluxos de produção com os fluxos de informação.

 

 

Ou seja, promove uma ligação das organizações com todos os seus parceiros, em tempo real. Esta plataforma destina-se a todos os intervenientes da Supply Chain: industriais, operadores logísticos (3PL/4PL), retalhistas e distribuidores.

Para ajudar as empresas no processo de transformação digital e implementar a faturação eletrónica com as entidades públicas, a Generix Group disponibiliza a plataforma Invoice Services.

A solução permite a desmaterialização de faturas de acordo com as normas definidas, com mecanismos de segurança, controlo e prevenção de extravios de forma a garantir a entrega das faturas aos destinatários.

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4 – SERES

A SERES é uma plataforma que faz parte de um grupo empresarial francês chamado “Docaposte”. É uma empresa internacional pioneira e especialista em Soluções de Transação Eletrónica Segura de Documentos onde atuam como um parceiro de confiança.

Disponibilizam uma solução completa e global adaptada aos requisitos regulamentares e do negócio, multi país e multilíngua. Possuem uma solução tecnológica para intercâmbio eletrónico de documentos que permite às Organizações organizarem melhor o tratamento da informação de forma a conseguirem ser mais competitivas face ao ambiente de evolução contínua.

A sua tecnologia ajuda a transformar problemas em soluções que dão às organizações vantagens competitivas num mundo globalizado onde as exigências, externas e internas, são cada vez maiores.

Possui um sistema de acompanhamento na gestão da transformação que ajuda as organizações e os seus parceiros. Consegue-o com assessoria e oferecendo soluções adaptadas às suas necessidades, dando formação aos utilizadores para conseguirem tirar o maior partido da transformação.

 

 

É fundamental ter tanto a tecnologia como um ambiente de confiança que consiga facilitar a transformação entre os nossos parceiros de negócio. Quer sejam eles fornecedores, clientes, colaboradores, governo, etc. Todos fazem parte e devem estar alinhados com a estratégia da organização.

A plataforma SERES pretende atuar como um parceiro de confiança que ajuda as organizações nesta viagem de transformação. Prometem oferecer independência, segurança, fiabilidade e tranquilidade.

Dois aspetos essenciais na base de uma relação sólida são a integridade e autenticidade. Esta plataforma conta com redes que permitem aceder a centenas de milhares de empresas em todo o mundo.

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5 – ILINK

A plataforma iLink pertence ao grupo ACIN que desenvolve soluções tecnológicas na Cloud. Foi criado em 1999 como uma empresa dedicada à formação na área das Tecnologias de Informação.

Ao longo dos anos, o Grupo tem vindo a apostar na criação de soluções práticas, económicas e user-friendly, que vão ao encontro das diferentes necessidades do mercado e clientes.

Com pouco investimento inicial, os clientes têm a possibilidade de usufruir de um serviço totalmente integrado que incorpora datacenter, cibersegurança, backup’s, manutenção preventiva, corretiva e também evolutiva.

O Grupo ACIN está no mercado há mais de 20 anos e conta com 4 empresas, 12 plataformas de software a operar no mercado, cerca de 200 colaboradores e 125.000 clientes em todo o Mundo. Atualmente, afirma-se como uma empresa de referência no mercado tecnológico a nível Nacional e Internacional.

 

 

O ilink é um EDI desenvolvido exclusivamente para faturação eletrónica, prometendo uma transação de documentos entre clientes e fornecedores de forma rápida, segura e eficaz, bem como auditar todo o ciclo de faturação.

O ilink pode ser um aliado para a gestão, receção/envio de faturas eletrónicas e que é capaz de nos ajudar com a obrigação legal nos contratos públicos para Entidades e Fornecedores.

O ilink está integrado com os principais ERP’s e softwares de faturação eletrónica do País! Esta solução promete oferecer uma maior facilidade na ligação entre o nosso programa de faturação e os nossos clientes de forma simples e eficaz!

O ilink apenas permite a importação de documentos assinados digitalmente com recurso a certificado digital válido. Pode controlar os documentos enviados e recebidos numa área específica da plataforma. A plataforma define e configura as ligações às entidades para as quais pretendemos enviar e receber faturas eletrónicas.

A plataforma ilink possui um sistema de histórico que permite que todas as ações realizadas sejam registadas, tais como transações, pedidos de ligação, utilizadores, entidade, etc.

Consultar dados para integração AQUI

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6 – ESPAP

​​​​​​​​A eSPap é uma plataforma criada com o objetivo de aumentar o modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando uma gestão mais eficaz e eficiente dos recursos públicos.

Este modelo de p​restação de serviços pa​rtilhados tem como objetivo assegurar a qualidade de execução de serviços de forma mais eficaz e eficiente. É suportado pela integração, otimização e normalização de processos, potenciadores das melhores práticas.

Pretende promover uma gestão mais eficaz e eficiente dos recursos públicos, em modo partilhado potenciando a reduç​ão de custos de funcionamento, através do aproveitamento de soluções e capacidades de utilização comum.

Basicamente ajuda na redução do esforço administrativo promovido pela uniformização, integração e automatização de processos. A partilha de informação e a sua disponibilização às entidades da Administração Pública tornam-na numa ferramenta importante para o processo de tomada de decisão.

A plataforma eSPap apresenta uma estrutura assente em seis áreas de atuação que passam por serviços partilhados de finanças, de recursos humanos, compras públicas, tecnologias de informação e comunicação, e serviços de PMO.

A plataforma eSPap coordena a implementação do sistema de Faturação Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). Em 2018 foi atribuída à eSPap a competência para emitir requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da faturação eletrónica.

Passou a ser a plataforma responsável por desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a solução para receção e processamento de faturas eletrónicas. Os valores a pagar pela utilização desta plataforma serão regulados e aprovados pelo membro do Governo responsável pela área das finanças.

 

 

O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública FE-AP foi concebido com sendo, até à data, o único Gateway do Estado. Permite a receção de faturas e documentos de retificação no formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo.

O portal Business to AP ou B2AP é um portal colaborativo de relacionamento dos fornecedores com a Administração Pública e dá suporte a todo o processo de desmaterialização e colaboração entre as diferentes entidades envolvidas no processo.

A adesão à plataforma FE-AP segue um protocolo constituído por várias etapas em que a eSPap acompanha o fornecedor e presta-lhe o apoio e a segurança necessárias para uma integração com sucesso. Consulte a seguir o manual com as indicações necessárias para a adesão à solução FE-AP.

Também por consultar AQUI as Normas Técnicas e Funcionais para troca de documentos eletrónicos. Basicamente são as intruções técnicas CIUS-PT que nos permitem a interpretação de faturas eletrónicas. Também existe um template publicado na norma europeia sobre faturação eletrónica em Portugal que pode consultar AQUI.

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Consultar guia de adesão AQUI

Consultar normas técnicas AQUI

Consultar template CIUS-PT AQUI

Consultar lista de Fornecedores AQUI

Consultar lista de Organismos Públicos AQUI

 

 

7 – EDICOM

A Edicom é uma plataforma de uma empresa criada em 1995 e oferece serviços tecnológicos que contribuem para a otimização dos processos de gestão e a transformação digital. Trabalham com milhares de empresas em todo o mundo através de uma plataforma B2B2G na cloud que está disponível 24 horas por dia.

Desenvolvem projetos corporativos internacionais em mais de 70 países de todo o mundo a partir das suas sedes permanentes na Europa e na América. Também Desenvolvem soluções verticais EDI e de Fatura Eletrónica adaptadas vários setores produtivos.

Prometem simplificar a adaptação dos sistemas de informação das organizações aos requisitos legais da faturação eletrónica vigentes em todos os países onde a organização pode operar.

A plataforma EDICOM possui um observatório permanente para acompanhar os diferentes modelos de faturação eletrónica a nível internacional. Podemos escolher o país onde queremos trabalhar e a plataforma ajudará com os critérios técnicos e legais para cumprir com a legislação e conseguir emitir faturas eletrónicas.

 

 

Relativamente ao sistema de faturação da administração pública portuguesa adaptam os processos das organizações aos requisitos específicos da eSPAP. Em relação à faturação das administrações públicas europeias a plataforma vai incorporando os processos de faturação eletrónica com os seus fornecedores, conforme a agenda digital única europeia.

A plataforma ajuda na emissão de certificado de assinatura/selo eletrónico qualificad que é o equivalente legal e funcional da assinatura manuscrita. A assinatura obtida a partir de certificados qualificados emitidos por um prestador de serviços de confiança eIDAS outorga plena validade jurídica ao documento assinado.

Com isso, asseguram a integridade e autenticidade das assinaturas digital com as mesmas garantias e segurança que a assinatura manuscrita. Ou seja, a EDICOM conta com a acreditação eIDAS para oferecer serviços de validação de assinaturas e certificados para determinar a sua validade e vigência.

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8 – PAGERO

O Pagero é uma plataforma com uma Smart Business Network capaz de ligar os compradores e os vendedores para transações automáticas, compatível e segura para faturas, instruções de pagamento e outros documentos comerciais.

Possui uma rede aberta e uma ampla variedade de aplicações de valor acrescentado que ajudam as organizações a otimizarem os seus processos de cobrança e pagamento. Promove a utilização de dados comerciais precisos e confiáveis, independentemente da localização, indústria, tamanho ou sistema.

Permite a ligação dos sistemas financeiros, de compras e logística das organizações à Pagero Network que permite a comunicação integrada de documentos comerciais com os clientes e fornecedores. Possui algumas opções de integração que permitem a ligação aos sistemas ERP, sem que as organizações tenham que alterar os seus sistemas ou processos.

 

 

Ou seja, a plataforma permite a ligação do sistema financeiro das organizações à sua rede Pagero de forma a conseguir enviar faturas eletrónicas. A Automatização das Contas a Receber da Pagero assegura o envio atempado das faturas a todos os clientes espalhados pelo mundo, mesmo para aqueles que não tenham capacidades digitais.

Basicamente, a plataforma Pagero consegue distribuir faturas em papel por via postal e por e-mail aos clientes que ainda não estejam preparados para receber faturas eletrónicas. Além disso, consegue otimizar a rastreabilidade, assegurando a entrega e reduzindo os tempos de pagamento.

Além disso, a automatização das contas a pagar da Pagero assegura a receção de todas as suas faturas por via eletrónica, diretamente no seu sistema financeiro. Permite a conversão automática do formato do conteúdo original para o formato exigido pelo seu sistema.

A plataforma permite a ligação das organizações a todos os seus fornecedores através de um único portal. Consegue recolher os dados das faturas em papel ou pdf introduzindo-os automaticamente no sistema.

Também pode aceitar ou rejeitar instantaneamente as faturas com o sistema automático de auditoria de faturas que agiliza esta tarefa reduzindo custos. A plataforma permite aceda a dados completos, precisos e em tempo real.

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9 – MINSAIT

A Minsait, uma empresa do grupo Indra, é uma referência em serviços de consultoria de transformação digital e Tecnologias da Informação em Espanha e na América Latina. A Minsait caracteriza-se pelo seu grau de especialização e conhecimento setorial.

Em Portugal desde 1997, a Indra, com escritórios em Lisboa e no Porto, conta com uma sólida equipa de profissionais com elevada especialização para o desenvolvimento e implementação das suas soluções e serviços.

A empresa integra alguns projetos inovadores importantes para o desenvolvimento económico e tecnológico no país, tanto nos sectores dos transportes e defesa, como também nas Tecnologias de Informação (TI) através da sua plataforma Minsait.

Promete a integração real com ou mundo digital, suportada na inovação e flexibilidade da transformação digital. Oferece propostas de valor assentes em soluções end-to-end, que permitem aos clientes atingirem objetivos tangíveis independentemente do seu sector através de uma abordagem transformacional.

Possui uma grande oferta de produtos e serviços transversais a que chamou Onesait. Desenvolveram e implementaram um canal único de interação B2B que centraliza a comunicação com qualquer interlocutor em qualquer parte do mundo e aplica qualquer protocolo padrão.

 

 

Com esta solução pretendem facilitar a implementação e melhorar a eficiência dos sistemas de faturação eletrónica, unificando os sistemas fixos e móveis, reduzindo consideravelmente o consumo de papel.

A plataforma Minsait possui atualmente mais de 17 milhões de clientes, 6.000 milhões de faturas armazenadas e processadas 920.000 documentos/hora.

O mais importante para o cumprimento da legislação será sempre o sucesso da comunicação entre as entidades públicas e os seus fornecedores. A plataforma ajuda com a disponibilização da informação sobre o formato de faturação que as entidades públicas pretendem receber. Isso é importante para que os fornecedores possam acomodar os seus sistemas de faturação aos requisitos dos organismos do estado.

O suporte das empresas fornecedoras de sistemas de faturação, como a Minsait é crucial para ajudar as empresas a cumprirem com os formatos de faturação legais. Também ajudam com conselhos sobre a obtenção das autorizações necessárias para o envio das faturas no novo formato.

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10 – ESKER

A Esker começou em 1985 com o objetivo de conseguir ajudar as empresas a entregar os seus documentos eletronicamente. Atualizante, já ajuda as empresas a resolverem problemas de negócios mais complexos, com base na inovação, conhecimento tecnológico e colaboração global.

Com delegações espalhadas por todo o mundo como Lyon, França e Madison nos EUA, a Esker tem uma perspetiva global interessante. Possui uma plataforma na cloud capaz de lidar com automação P2P e O2C de forma eficiente.

A solução de documentos digitais da Esker é uma ferramenta que ajuda com os processos de negócios (BPO). Ou seja, ajuda as organizações com todos os pedidos ou faturas não EDI recebidos, por exemplo, em PDF, email, etc.

Basicamente, tratam do processamento e da validação de dados, encaminhando os pedidos ou faturas como mensagens EDI para os sistemas ERP das organizações. Isso liberta as empresas para se poderem concentrar no seu negócio principal.

Prometem ligar os parceiros de negócio criando um fluxo de trabalho digital completo e integrado. Os EDI Services da Esker são construídos com base na rede mundial de padrões, formatos e ligações dos provedores de serviços.

 

 

Propõem às organizações a automatização dos seus processos de negócios com base no sistema EDI de forma a conseguirem ligar-se facilmente com os seus clientes e fornecedores.

Através de uma parceria com a Sovos, a Esker utiliza assinaturas eletrónicas, carimbos de data e hora, e autenticações de documentos validas em mais de 60 países.

A plataforma permite rastrear os documentos durante todo o processo. Desde que são recebidos, processados, enviados e arquivados digitalmente através de sistemas de auditoria e relatórios de acompanhamento.

A Esker suporta vários sistemas de formatação como XML, EDIFACT, ANSI, etc. Também permite a troca segura através de qualquer sistema de comunicação como AS2, VPN, SFTP, etc. Estas características fazem dela uma plataforma a considerar na hora de implementar um sistema de faturação eletrónica.

Possui um sistema de arquivo digital compatível com a Diretiva da UE e a Lei Sarbanes-Oxley, que protege todas as faturas através de uma infraestrutura separada, segura e um portal na internet.

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11 – MONTOVA

Apesar de não ser nova no mundo da integração B2B, a plataforma Montova foi criada em 2004 como uma solução de integração EDI. Fazendo parte do grupo Brain, continuou a crescer, agregando experiência prática e amadureceu as suas soluções tornam-do-se numa empresa independente e tecnologicamente avançada.

Atualmente, consegue gerir diferentes tipos de integração de negócios em diversas organizações por todo o mundo. Possuem soluções na cloud, para que as empresas de qualquer tamanho, e de qualquer setor, consigam automatizar os seus processos de negócios.

Esforçam-se por conhecer o negócio e os desafios que ele enfrenta. Avaliam a configuração EDI, juntamente com a Organização, de forma a conseguirem identificar as necessidades para as quais ainda não esteja preparada. Só assim é poderão propor uma configuração EDI adequada às necessidades específicas dos intervenientes.

 

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Preparam a configuração da comunicação, as conversões necessárias para conseguir contactar os seus parceiros e encaminhar as suas mensagens. Comprometem-se a criar novos e aprimorados fluxos de comunicação, depois de serem testados e aprovados, claro.

Como é uma plataforma na cloud, a Montova foi concebida para ser facilmente utilizada, além de estar sempre atualizada, garantindo a compatibilidade tanto com os sistemas atuais como também com as tecnologias emergentes.

Quando tudo estiver a funcionar, monitorizam e gerem constantemente as suas ligações. Possuem um portal que os clientes podem utilizar sempre que precisarem de suporte EDI, ou então podem verificar os fluxos a qualquer momento através da página da plataforma online.

De facto é importante ter os fluxos de dados a funcionar entre as organizações e os seus parceiros. Mas, também é importante conseguir controlar o que acontece na organização, a qualquer momento ou em qualquer lugar.

A plataforma permite controlar com a maior tranquilidade possível o que acontece na organização, respondendo a todas as perguntas ou auditorias e acompanhando o negócio de perto livrando-se das surpresas.

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12 – ANOGOV

O efaturaGov é uma plataforma da empresa ANOGOV que permite a utilização do sistema de faturação eletrónica. A plataforma foi desenvolvida em Portugal e está de acordo com os requisitos técnicos e legais obrigatórios.

Esta plataforma é o resultado da experiência de mais de 25 anos na produção de software. A empresa ANO possui o know how em novas tecnologias para a Internet e mais de 10 anos de experiência em sistemas de contratação pública.

O efaturaGov permite o envio e a receção de faturas eletrónicas, requisições e contratos, garantindo a comunicação, de forma totalmente digital, entre o fornecedor e a entidade adjudicante, quer seja a administração central, local ou outras entidades públicas.

O efaturaGov integra, de forma automática, com as plataformas ComprasPT e anoGov e está preparado para integrar com os ERP existentes, automatizando todas as fases do processo.

Possui as funcionalidades necessárias para a transação eletrónica de faturas e outros documentos. Essa comunicação de documentos entre o fornecedor e a

entidade adjudicante é totalmente digital.

 

 

Possui um sistema de transação eletrónica certificada com sistemas de preservação, de acordo com as normas legais, dos documentos enviados e recebidos. Os aderentes podem descarregar os seus documentos a qualquer momento e consultar informação sobre o seu estado de envio e receção, devolução ou rejeição.

A plataforma permite adicionar vários utilizadores, com diferentes funções de acordo com as suas necessidades. Permite a comunicação entre os fornecedores e as entidades adjudicantes, mesmo que elas ainda não estejam registadas na plataforma. Permite a integração com brokers nacionais e internacionais.

Ou seja, o utilizador não tem de se preocupar se o operador económico ou a entidade adjudicante já estão ou não registados na plataforma. À semelhança de outras plataformas, também esta elimina o tempo necessário para a troca física de

documentos e liberta as pessoas da execução de tarefas repetitivas.

Também ajuda na diminuição drástica dos custos com o correio e elimina o risco ocasional ou intencional de apagar os documentos. Basicamente é um sistema amigo do ambiente porque elimina a utilização do papel, das tintas, do combustível necessário para o transporte e dos equipamentos de digitalização.

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Como validar um ficheiro XML CIUS-PT?

Para a comunicação dos documentos comerciais entre as organizações e as entidades externas foram adotados os ficheiros do tipo XML num formato estruturado de dados chamado CIUS-PT.

Como forma de tentarem ajudar as organizações a validarem os seus ficheiros CIUS-PT, o Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública, gerido pela eSPap, criou uma ferramenta online para validação desses ficheiros.

Ou seja, depois de fazer o download ou de extrair o seu documento no programa de faturação no formato CIUS-PT, só terá de aceder a um dos sites a seguir. Depois só tem de carregar o respetivo ficheiro, e clicar em “Validar” para descobrir se o seu documento comercial está ou não em conformidade. Quer seja uma fatura ou uma nota de crédito. Se for uma nota de débito deve carregar o documento no validador como sendo uma “fatura”.

 

Como validar ficheiros xml no formato CIUS-PT online:

Internacional

https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload

Nacional

https://svc.feap.gov.pt/Doc.Client/public/CIUSvalidation/PT?language=pt

 

Como validar assinatura digital de um documento PDF:

Precisa de validar a assinatura digital de um documento PDF para descobrir se está ou não de acordo com a legislação atual? Apesar de o poder fazer com o programa que utiliza para abrir os PDFs, deixamos-lhe a seguir alguns sites que pode utilizar para conseguir validar as assinaturas digitais dos seus documentos.

Basta para isso carregar o seu documento PDF assinado para verificar se as assinaturas digitais são válidas. As plataformas garante que não guardam o conteúdo dos seus documentos. Vão mantê-los apenas durante o tempo necessário para conseguirem validar a assinatura digital do nosso documento.

 

Validar Assinatura Digital Nacional AQUI

Validação Comissão Europeia AQUI 

Validar Assinatura Digital AQUI

 

Que tipos de Assinaturas digitais existem:

  • Assinatura avançada e Selo avançado: certificados da Autoridade de Certificação da DocusIgn em França.
  • Assinatura fidedigna do DocuSign: certificados da Autoridade de Certificação da DocuSign nos Estados Unidos, autoridades de certificação licenciadas na Índia, Costa Rica, Argentina, Chile, Colômbia, Equador, Guatemala, Japão, Vietname e nos Estados Unidos da América.
  • ICP-Brasil: certificados sob a infraestrutura de chave pública.
  • Assinatura qualificada e selo qualificado: certificados emitidos por CAs conforme a EUTL.

 

Porque utilizar Certificados Digitais?

Na informática, um certificado digital é a única forma de conseguirmos garantir a identidade de uma pessoa, tanto tecnicamente como legalmente. Por isso, tornou-se num requisito indispensável para que as instituições consigam oferecer serviços seguros através da Internet.

Um certificado digital permite assinar eletronicamente e com segurança os documentos de forma a garantir ao destinatário que o mesmo é o original e que não foi manipulado. Por outro lado, a pessoas que assina eletronicamente um documento depois não pode negar que não foi ela a autora dessa mesma assinatura.

Além disso, um certificado digital também se caracteriza por encriptar os dados das comunicações. Basicamente, isso garante que apenas o destinatário da informação é que poderá aceder ao conteúdo da mesma.

De facto, a utilização dos certificados digitais contribui para a redução do tempo e dos recursos necessários para as tarefas e procedimentos administrativos, garantindo sempre a segurança dos mesmos.

Existem atualmente em Portugal algumas empresas e entidades autorizadas a emitirem este tipo de certificados digitais. Deixamos a seguir uma lista com todas as entidades nacionais autorizadas a emitirem este tipo de certificados.

 

Entidades autorizadas a emitir certificados digitais:

https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/PT

 

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Lista de Organizações associadas a Brokers

Precisa de saber a que Broker está associada uma determinada entidade ou organização?

Consulte uma lista AQUI

 

 

Conclusões:

No Informatico.pt julgamos que, são os gestores das organizações que devem orientar as suas decisões sobre tecnologia, e não o contrário.

Tanto em termos de disponibilidade como em termos de recursos, os sistemas internos e os serviços na cloud prestados por terceiros, não podem bloquear o crescimento das organizações. Aliás, nem devem impedir a sua capacidade de reagir às novas oportunidades.

Nos últimos anos as organizações em Portugal têm, de uma forma geral, começado a desenvolver os seus projetos de transformação digital, impulsionadas pelas diretivas europeias que as obrigam a utilizar a faturação eletrónica na contratação pública nacional.

Por outro lado, apesar dos problemas que trouxe, a crise pandémica da COVID-19, também ajudou a impulsionar a utilização das novas tecnologias. A pandemia revelou-se importante para o aumento da utilização da fatura eletrónica.

Notamos no Informatico.pt que, por exemplo, a obrigatoriedade do teletrabalho aumentou a subscrição de soluções e serviços tecnológicos por parte das pessoas e das organizações que antes eram pouco valorizados.

A assinatura digital, por exemplo, foi uma das ferramentas que mais cresceu neste período, sendo em muitas organizações o primeiro passo para a digitalização dos seus processos e negócios.

 

Tabela de conteúdo

António Almeida

António Almeida

Licenciado em engenharia Informático e Telecomunicações, mestre em Sistemas e Tecnologias de Informação e doutorando em Informática é um apaixonado por todo o tipo de tecnologia. Apostava na troca de informações e acaba de criar uma rede de informáticos especialistas interessados em tecnologia.

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