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Como poupar com a gestão de ativos de TI – 7 programas grátis

Para gerir eficazmente um negócio é importante para as organizações consigam controlar minimamente os seus ativos. Nisso podemos incluir tudo, desde os computadores, equipamentos de rede, telemóveis e impressoras. Ou seja, o software de gestão de ativos de TI é uma ferramenta crucial para qualquer negócio porque ajuda os gestores a acompanhar o seu inventário. Com este tipo de ferramentas conseguem saber, por exemplo, quando é que os equipamentos precisam de ser reabastecidos ou até mesmo monitorizar a localização dos seus ativos móveis. Isto torna-se especialmente útil se a organização tiver muitos ativos ou se eles estiverem espalhados por vários locais.

Felizmente, existem várias diferentes opções de software que nos podem ajudar com essas tarefas. Neste artigo, vamos mostrar algumas das melhores ferramentas gratuitas para gestão de ativos de TI de código aberto. Também iremos falar sobre alguns dos recursos que esses programas oferecem e como podem ajudar a sua organização a manter-se organizada. Mas vamos começar pelo mais básico que é falar sobre os programas de gestão de ativos de TI as suas características mais comuns e as principais vantagens que as organizações conseguem obter com a sua utilização.

 

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O que é um programa de gestão de ativos de TI?

Um programa de gestão de ativos de TI é uma ferramenta que ajuda as organizações a controlarem os ativos que tem nas suas instalações ou as empresas de suporte com contratos celebrados com esse objetivo. Normalmente estas ferramentas servem para gerir computadores, telemóveis, impressoras e outros equipamentos. Basicamente é um software desenvolvido para ajudar as organizações a acompanharem a localização dos seus ativos, como estão a ser utilizados ​​e quando precisam de ser substituídos. Além disso, este tipo de ferramentas pode fornecer informações valiosas sobre a depreciação dos ativos e gerarem estimativas sobre a necessidade de futuras potenciais reparações ou custos com substituição de ativos obsoletos. Resumindo, ao utilizar um programa de gestão de ativos de TI, as organizações podem poupar tempo e dinheiro com uma gestão mais eficiente dos ativos que têm nas suas instalações.

 

Porque utilizar um programa de gestão de ativos de TI?

Ninguém pode contestar o facto de a tecnologia ter revolucionado o mundo dos negócios. Neste mundo cada vez mais acelerado, as organizações precisam de poder controlar os seus ativos em tempo real para se conseguirem manter competitivas. Por isso é que são tão importantes os programas de gestão de ativos de TI porque oferecem aos gestores uma forma económica e eficiente de controlarem os ativos da sua organização, desde equipamentos de escritório até veículos. Além disso, este tipo de software também os pode ajudar a acompanhar os registos de manutenção e reparação, bem como as informações sobre os seguros e impostos. O software de gestão de ativos de TI também pode ajudar a monitorizar a produtividade dos funcionários e a conformidade com os regulamentos de segurança. Portanto, se procura uma forma de tornar a sua organização mais eficiente, o software de gestão de ativos de TI é um investimento inteligente.

 

Como poupar dinheiro com a gestão de ativos de TI?

De facto vivemos num mundo onde os ativos informáticos e de telecomunicações representam um setor importante para qualquer organização. No entanto, grande parte delas menospreza a utilização de ferramentas de gestão de ativos de TI sobretudo quando falamos em TI.

Muitas vezes as desculpas pendem-se com questões como o facto de ser caro comprar e manter, de já terem uma equipa de pessoas que pode fazer isso, ou então que a organização tem poucos funcionários para poder dispensar alguns para essas tarefas de gestão de ativos de TI. O que algumas organizações não sabem é que uma solução de gestão de ativos de TI pode ajudá-las a poupar não só muito tempo como também bastante dinheiro.

Desde a gestão de dados centralizado a menos tempo gasto com a monitorização dos ativos, uma solução de gestão de ativos de TI ajuda as organizações a fazerem análises mais inteligentes das informações relacionadas com os mesmos. O principal objetivo destas ferramentas é garantir que as organizações consigam obter o máximo rendimento dos seus ativos, através da sua monitorização e alocação adequada.

Mostramos a seguir as principais razões pelas quais a gestão de ativos de TI o pode ajudar a poupar algum dinheiro. Ou seja, são algumas maneiras simples que pode usufruir de uma solução de gestão de ativos de TI e que podem ajudar a sua organização a reduzir os custos com a monitorização e gestão de recursos.

 

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1 – Gestão centralizada de equipamentos de TI

O software de gestão de ativos de TI ajuda as equipas, neste caso de TI, a recolherem e a gerirem todas as informações sobre os seus ativos. São dados como, por exemplo, a data de compra, a localização física do equipamento, a sua configuração, o seu estado operacional (ativo ou inativo), os dados relacionados com a garantia e os números de série. Além disso, também podem ser guardados documentos, imagens dos modelos dos equipamentos, etiquetas de identificação, históricos de utilização e muito mais. Estas informações podem ser registadas e consultadas facilmente utilizando um programa de gestão de ativos de TI.

Recorrendo a um sistema centralizado, todos esses dados ficam guardados num único local de fácil acesso que permite aos funcionários e equipas de TI recuperarem informações relacionadas com os ativos muito mais rapidamente do que com os sistemas tradicionais baseados em papel. Além disso, também irá poupar no papel e no tempo que os funcionários precisam para vasculharem esses papéis ou em soluções que não sejam centralizadas. Ao eliminar processos de gestão de ativos de TI que não são eficientes, os profissionais de TI de qualquer organização podem diminuir o tempo perdido com algumas tarefas inúteis. Irão conseguir concluir o seu trabalho mais rapidamente o que fará com que poupem tempo, dinheiro e recursos.

 

2 – Redução de gastos desnecessários

Como os programas de gestão de ativos de TI nos fornecem todas as informações relacionadas com os equipamentos informáticos e de telecomunicações, as equipas de TI podem utilizar essas dados para conseguirem reduzir os gastos desnecessários. As equipas de TI podem controlar os seus ativos descontinuando, por exemplo, aqueles que não são utilizados, que não são necessários e que têm custo energéticos ou de armazenamento. Também ajuda a poupar dinheiro, evitando os gastos excessivos com a compra de novos equipamentos quando ainda existem em stock peças sobressalentes.

As ferramentas de gestão de ativos de TI permitem aos gestores perceberem melhor o volume total e os tipos de licenças de software que têm atualmente em utilização nas suas organizações. Esses dados podem ser utilizados ​​para se evitarem compras desnecessárias de novas licenças, que acontecem sobretudo quando as empresas não sabem o número exato de licenças de que precisam para se manterem em conformidade com a lei.

Além disso, quando as empresas estão cientes da duração e das datas em que caducam as licenças, podem tomar medidas de forma a que sejam renovadas por melhores preços e dentro do prazo limite. Isso evitará o pagamento de multas pesadas por causa da utilização acidental de software para além do prazo previsto de licenciamento. Acredite que cada vez mais as empresas que desenvolvem software (sobretudo as maiores) pedem fiscalizações periódicas às entidades competentes para verificarem se as organizações utilizam corretamente os seus produtos, e aplicam pesadas multas aos que não cumprem. Às vezes, essas multas podem ter um valor maior do que o próprio custo do software. Uma ferramenta de gestão de ativos de TI ajuda a evitar que este tipo de situações aconteçam.

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3 – Gestão eficaz do inventário

Conforme já mencionamos atrás, as ferramentas de gestão de ativos de TI ajudam a centralizar todas as informações relacionadas com os ativos das organizações. Basicamente isso permite que uma equipa de TI consiga utilizar essas informações para controlar o inventário dos seus ativos. Conhecer a localização, o valor da compra depreciação, o método de aquisição e o estado operacional ajuda a organização a avaliar com precisão o valor total dos seus ativos de TI.

De facto, o valor total dos ativos de uma organização é útil para ela conseguir determinar e prever as despesas e os custos de manutenção. Além disso, também ajuda a organização a ter uma visão mais clara do estado real dos seus ativos. Também serve para conseguirem desenvolver as melhores estratégias de gestão de ativos de TI quando elas têm a certeza do valor total real dos seus equipamentos.

 

4 – Implementação de políticas de ITAM

A implementação de políticas de gestão de ativos de TI mais conhecida por ITAM, define as regras de gestão numa organização e ajuda nos processos de compra, utilização, implementação, inativação e abate de equipamentos. Com estas políticas ITAM, as organizações conseguem definir as responsabilidades do utilizador final, as políticas de utilização das ferramentas tecnológicas, as configurações padrão do hardware, as políticas de implementação de novos equipamentos e outros processos relacionados como a gestão de ativos.

Estas tarefas ajudam sempre na otimização da utilização dos equipamentos e na definição das responsabilidades do departamento de TI. Mas o melhor de tudo é que as políticas de ITAM conseguem sempre poupar dinheiro à organização porque eliminam as redundâncias e conseguem fazer com que se extraia mais valor dos seus ativos.

 

5 – Automatização de tarefas e processos

Qualquer organização, quer seja grande ou pequena, precisa de aprender a trabalhar inteligentemente em vez de trabalhar de qualquer maneira. Uma política adequada e um programa de ITAM ajudarão a automatizar muito do trabalho manual que um departamento de TI costuma realizar. Ou seja, deve, evitar que se esgotarem os procedimentos manuais, e passarem a utilizar soluções de gestão de ativos de TI que automatizem os processos com a ajuda da tecnologia. A equipa do departamento de TI conseguirá acompanhar automaticamente vários equipamentos, tanto digitalmente como fisicamente. Ou seja, podem utilizar os registos que têm armazenados digitalmente e os recursos de pesquisa para gerirem os seus equipamentos de forma mais rápida e eficaz.

Fisicamente, os gestores de ativos de TI podem utilizar scanners de código de barras, leitores de RFID, e outros dispositivos para conseguirem identificar os seus equipamentos informáticos e de rede dentro e fora das suas organizações. Também podem utilizar esses sistemas de identificação sem fios para conseguirem digitalizar e registar os dados relaciona dos com os ativos no próprio sistema de gestão. Os sistemas de gestão de ativos de TI notificam as organizações quando se aproximam os prazos relacionados com licenças e termos de garantia ou seguros, além de evitarem as depreciações erradas e as perdas financeiras.

 

6 – Poupar espaço com armazenamento na nuvem

Quando uma organização utiliza uma solução de gestão de ativos de TI implementada na nuvem, consegue reduzir significativamente o consumo de espaço de armazenamento e espaço físico, porque já não há a necessidade de utilizar os servidores internos da organização. Além disso, as soluções suportadas pela nuvem são atualizadas automaticamente, garantindo uma maior segurança para os dados sobre os seus equipamentos.

No Informatico.pt desenvolvemos a nossa própria ferramenta de gestão de ativos de TI, recorrendo ao sistema Ninox que é uma solução baseada na nuvem e que nos ajuda na gestão de custos, fichas de serviço, orçamentos, relatórios técnicos, clientes, fornecedores, controlo de ativos, ciclos de vida, inventário e muito mais. Os módulos completos que criamos garantem-nos uma gestão de ativos de TI mais cuidada, com o mínimo de intervenção manual necessária.

 

7 – Aumentar e melhorar a segurança

Finalmente, um sistema ITAM mantém o histórico dos serviços de inspeção e manutenção, listas com as verificações detalhadas e relatórios sobre o estado de todos os ativos. De facto, este tipo de informações e de dados facilitam o trabalho das organizações porque agilizam as ações corretivas e melhoram os processos de forma a evitarem ineficiências e acidentes. Já falamos nos tópicos anteriores como a não conformidade das licenças de software pode penalizar as organizações e como isso pode ser facilmente resolvido com uma ferramenta de gestão de ativos de TI que avisa automaticamente os gestores sempre que estiverem a terminar os prazos. Além disso, se fizermos uma verificação periódica dos ativos isso ajudará na sua manutenção diminuindo a probabilidade de deixarem de funcionar. Isso, por sua vez, irá reduzir as despesas adicionais com a aquisição e substituição de ativos obsoletos ou irreparáveis.

 

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Quais as vantagens dos programas de gestão de ativos de TI?

No capítulo anterior falamos como as ferramentas de gestão de ativos de TI o conseguem ajudar a poupar dinheiro na sua organização. Mas, os programas de gestão de ativos de TI oferecem outros benefícios às organizações, incluindo a capacidade de controlar e gerir stocks e a melhoria significativa do suporte e serviço de atendimento aos seus clientes. Mostramos a seguir algumas das outras coisas em que o software de gestão de ativos de TI podem ajudar a sua organização a tornar-se mais eficiente e a crescer mais e melhor:

 

  • Acompanhar o inventário: um dos maiores benefícios do software de gestão de ativos de TI é que ele pode ajudá-lo a acompanhar o seu inventário. Se tiver muitos ativos, pode ser difícil controlá-los todos manualmente. Com o software de gestão de ativos de TI consegue ver facilmente que ativos é que tem e onde é que eles estão realmente. Esta informação pode ser inestimável sempre que precisa de atualizar reabastecer ou substituir o seu stock.

 

  • Melhorar o atendimento ao cliente: o software de gestão de ativos de TI também pode ajudar a melhorar o atendimento aos clientes. Ao saber quais são os ativos que realmente tem e onde é que eles estão localizados, pode fornecer mais facialmente aos seus clientes, os produtos e serviços que eles precisam. Além disso, ao controlar os seus níveis de stock, pode evitar a falta de stock, o que pode causar frustração aos seus clientes.

 

  • Aumentar a eficiência: o software de gestão de ativos de TI também pode ajudá-lo a aumentar a eficiência das suas operações comerciais. Ao controlar os seus ativos e a sua localização, consegue identificar mais facilmente quando um ativo precisa de ser reparado ou substituído. Além disso, ao acompanhar os seus níveis de stock, pode evitar ter demasiados equipamentos em stock, o que pode levar a ineficiências na suas operações comerciais.

 

  • Poupar tempo: o software de gestão de ativos de TI também pode ajudar a poupar tempo porque consegue automatizar muitas das tarefas associadas à gestão de ativos de TI. Por exemplo, controlar os seus ativos e a sua localização, pode gerar automaticamente relatórios sobre o seu estado real. Estas informações podem ser muito úteis no planeamento das reparações ou nas substituições futuras. Além disso, ao acompanhar os seus níveis de stock, consegue gerar pedidos automaticamente para novos ativos quando eles forem necessários. Isso pode poupar-lhe uma quantidade significativa de tempo que, de outra forma, seria gasto encomendando manualmente o equipamento.

 

  • Aumentar a segurança: finalmente, o software de gestão de ativos de TI também pode ajudar a aumentar a segurança das suas operações comerciais. Ao controlar os seus ativos e a sua localização, pode identificar mais facilmente quando falta um ativo, por exemplo, por ter sido roubado. Além disso, ao acompanhar os seus níveis de stock, pode controlar mais facilmente quem tem acesso a quais ativos. Essas informações podem ser muito úteis na prevenção de roubos ou outras violações de segurança nas suas operações comerciais.

 

O que procurar num programa de gestão de ativos de TI?

Basicamente, como percebemos no capítulo anterior, um programa de gestão de ativos de TI ajuda a controlar os ativos físicos da sua organização. Isso pode incluir tudo o que tem a organização, desde equipamentos de escritório, móveis, veículos e sistemas informáticos e de telecomunicações. Ao manter registos precisos dos seus ativos, pode garantir que eles sejam mantidos adequadamente e protegidos contra o roubo ou danos. Além disso, o software de gestão de ativos de TI pode ajudar a poupar dinheiro, reduzindo a necessidade de reparações ou substituições dispendiosas. Mas então, quais serão as características mais importantes que devemos procurar num sistema de gestão de ativos de TI? Mostramos-lhe a seguir tudo aquilo que um bom programa de gestão de ativos de TI deve ter para conseguir usufruir das vantagens que indicamos atrás.

 

1 – Controlo preciso de ativos

Um bom sistema de gestão de ativos de TI deve permitir controlar rápida e facilmente a localização e o estado dos ativos da sua organização. Essas informações podem ser vitais caso aconteça uma tragédia como um incêndio ou uma inundação. Além disso, poderá ajudá-lo a descobrir se um ativo foi perdido ou roubado.

 

2 – Controlo abrangente de ativos

Além de controlar a localização dos seus ativos, um bom sistema de gestão de ativos de TI também deve fornecer informações sobre o seu valor, data de compra e, por exemplo, a apólice de seguro ou a garantia de cada ativo. Essas informações podem sempre ser utilizadas para se criar um orçamento com os custos de uma possível substituição ou então para registar uma reclamação de seguro ou de garantia em caso de avaria, dano ou perda.

 

3 – Registos de manutenção de ativos

No Informatico.pt consideramos que manter um histórico de manutenção detalhado para cada ativo nos ajuda a conseguirmos prolongar a vida útil dos ativos e evita as reparações mais caras. Um sistema de gestão de ativos de TI deve permitir a criação e o controlo dos registos de manutenção, incluindo as datas do serviço, peças utilizadas e os técnicos que participaram na intervenção. Consideramos a gestão de ativos de TI fundamental para qualquer organização responsável pela manutenção de ativos.

 

4 – Compatibilidade do equipamento

Com um número crescente de equipamentos informáticos e de telecomunicações no local de trabalho, é importante garantir que o seu sistema de gestão de ativos de TI seja compatível com esses dispositivos utilizados pelos colaboradores da organização. Caso contrário, pode ter dificuldade em conseguir aceder aos dados mais importantes ou então, não conseguir aproveitar as suas novas funcionalidades. Ou seja, as ferramentas de gestão de ativos de TI têm de ser capazes de se adaptarem ao aparecimento de novas tecnologias de forma a conseguirem manter-se adequadas aos ativos das organizações.

 

5 – Interface amigável

Um sistema de gestão de ativos de TI é tão eficaz quanto a capacidade dos seus utilizadores de o conseguirem entender e utilizar. Ou seja, não adianta ter um sistema de gestão de ativos de TI muito completo, cheio de funcionalidades se depois as pessoas que o utilizam não entendem o seu funcionamento e não tiram partido dos seus recursos porque é confuso e difícil de utilizar. Por isso, é importante escolher um sistema que tenha uma interface amigável, intuitiva e fácil de navegar. Caso contrário, por mais formação que tenham, os utilizadores irão perder tempo a tentar descobrir como conseguem utilizar o programa em vez de o estarem a utilizar com eficiência para gerirem os seus ativos.

 

6 – Escalabilidade

À medida que as organizações crescem, também aumenta a quantidade de ativos que elas precisam de controlar e gerir. Por essa razão, é muito importante escolher um sistema de gestão de ativos de TI que seja escalável, ou seja, que seja capaz de gerir um número variável de ativos sem ter problemas significativos com limites ou falta de desempenho. Caso contrário, pode ser obrigado a ter de substituir completamente o software à medida que a sua organização cresce.

 

7 – Preços acessíveis

Finalmente, um dos fatores mais importantes a considerar sempre que escolhe um sistema de gestão de ativos de TI é o seu preço. Certifique-se de pedir e de comparar os preços dos diferentes fornecedores antes de tomar uma decisão. Lembre-se que, o mais caro nem sempre é o melhor e que, o barato pode sair caro. No entanto, no Informatico.pt aconselhamos sempre os nossos clientes a não considerarem o preço como o único fator no seu processo de tomada de decisão. Antes de tomarem uma decisão, recomendamos sempre que tenham em consideração todos os recursos que são importantes para a organização.

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