Como poupar 60% nas Comunicações: Telefone fixo ou Telefone VoIP

Anda à procura de um sistema telefónico para a sua empresa ou para o seu escritório? Então tem duas opções que pode escolher, o VoIP (Voice Over Internet Protocol) ou o telefone fixo clássico. Todas as empresas, independentemente do setor, precisam de um sistema telefónico confiável. Por isso, vamos comparar neste artigo o serviço de telefonia VoIP com o serviço de telefone fixo.

Segundo a conceituada publicação Forbes, 71% das ligações telefónicas são desperdiçadas por causa dos tempos de resposta prolongados e dos atrasos. As estatísticas mostram que a maioria das empresas demoram cerca de dois dias a retornar uma chamada telefónica. Um estudo do Google revelou que até 70% dos utilizadores de dispositivos móveis clicam no recurso de chamadas dos seus smartphones quando pesquisam uma empresa.

Com base nessas estatísticas, fica claro que ter um sistema telefónico comercial confiável deve estar entre as suas principais prioridades.

As grandes questões então são:

• deve optar pelo telefone fixo ou pelo VoIP?
• Como é que o VoIP e o telefone fixo afetarão a sua empresa?

Para ajudar a escolher o sistema telefónico mais adequado à sua empresa, iremos comparar a seguir as duas opções.

O que vai descobrir nesta comparação entre o sistema VoIP e o telefone fixo:

• O que é o VoIP
• O que é o telefone fixo
• Como funcionam
• Prós e contras
• Características
• Custo
• Confiabilidade
• Tecnologia usada

O que é o VoIP?

O Voice Over Internet Protocol (ou VoIP) é também conhecido como chamadas pela Internet, telefone IP, voz sobre a rede e telefone pela Internet. Seja qual for o nome, o VoIP utiliza a sua ligação com a Internet para fazer chamadas. Ou seja, a sua voz é transmitida como dados pela Internet.

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A telefone por IP não é uma tecnologia nova. A primeira transmissão foi enviada em 1973, embora nessa altura a tecnologia fosse muito mais limitada (há mais de 40 anos).

Assim como a Internet evoluiu e se tornou universalmente disponível, o VoIP também. O Wall Street Journal revelou que em 2013 cerca de 25% das casas dos EUA já estão a utilizar o VoIP em vez dos antigos telefones fixos. Hoje, as empresas de todo o mundo estão a utilizar esta tecnologia. De facto, espera-se que isso continue a crescer rapidamente até 2021.

A mudança que as famílias e as empresas estão a fazer dos telefones fixos para os sistemas de telefone VoIP deve-se sobretudo aos benefícios e recursos disponíveis.

Qual a diferença entre um telefone VoIP e um telefone fixo:

De facto, existem várias diferenças entre os dois sistemas, desde o preço à escalabilidade dos contrastes tecnológicos.

Aqui está uma lista das principais diferenças que o ajudarão a entender melhor o VoIP em relação aos telefones fixos.

Comparação detalhada: VoIP vs telefones fixos

Vamos então perceber mais em detalhe a diferença entre o sistema VoIP e os tradicionais telefones fixos.

1. Recursos

Telefones fixos

Um telefone fixo é um equipamento de voz ligado através de fios de cobre. Esses fios estão muitas vezes no subsolo. Ligam-se por meio de redes a todos os outros telefones fixos do mundo. São redes também conhecidas como PSTN ou POTS. Este método de comunicação existe desde o século XIX e é considerado bastante confiável. Uma das características proeminentes da utilização de um telefone fixo é que é uma tecnologia testada e comprovada. Ou seja é uma tecnologia que já provou a sua estabilidade ao longo dos anos.

Depois de ter um telefone fixo no seu escritório, pode sentar-se e relaxar porque irá funcionar sempre sem problemas. As falhas de energia não afetam a ligação de um telefone fixo, a menos que esteja a utilizar um equipamento sem fios.

Além da sua confiabilidade, aqui ficam algumas características importantes de um telefone fixo:

• Seguro e estável.
• 100% de tempo de atividade.
• Manutenção mínima. Depois de ter um telefone definido, pode utilizado durante anos. (Nota: isso exclui sistemas PBX que exigem manutenção extensiva)
• Reencaminhamento de chamadas, correio de voz, conferência de chamadas, e vários outros recursos disponíveis através da ligação do telefone fixo; mas com custos.

VoIP

Em termos de recursos, as opções disponíveis para o telefone fixo não se comparam com as do sistema VoIP. Por isso, se preferir ter um maior controlo sobre as suas chamadas telefónicas, os telefones VoIP são sem dúvida a sua melhor aposta.

Por exemplo, com o VoIP pode utilizar o seu telemóvel, computador ou telefone de secretária para fazer chamadas telefónicas. De facto, o equipamento que vai utilizar precisa apenas de ter uma ligação estável à Internet.

Aqui ficam alguns dos recursos mais populares e dos benefícios do sistema telefónico VoIP:

• Mobilidade e portabilidade. É isso que faz do VoIP uma escolha perfeita para as empresas. Não precisa de estar no seu escritório para fazer ou receber chamadas telefónicas.
• Atendimento automático
• Encaminhamento de chamadas
• Gravação de chamadas
• Análise de chamadas
• Correio de voz para mensagens de e-mail
• Correio de voz para texto
• Rejeição de chamadas anónimas
• Capacidades do softphone. Essencialmente, pode transformar qualquer dispositivo num telefone. Pode utilizar desde o seu telemóvel até ao seu tablet ou computador portátil.
• Integrações de negócios. O sistema telefónico VoIP pode ser integrado com várias ferramentas e softwares de terceiros, como por exemplo a sua ferramenta de CRM, software de vendas ou software de marketing por email.
• Maior escalabilidade porque para adicionar mais linhas não são necessários mais cabos de cobre nem nenhuma alteração local.

Veredito

O sistema VoIP vem com mais recursos que de facto não consegue ter com um simples telefone fixo. No que diz respeito às funcionalidades, o sistema telefónico VoIP é sem dúvida o vencedor.

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2. Custos

Telefones fixos

Tem estado atento às suas últimas contas de telefone. Provavelmente vai achar que o serviço de telefone não é muito barato. De facto, isso é muitas vezes um fator decisivo quando se pondera a substituição do telefone fixo pelo sistema VoIP. Como qualquer gestor de empresas, certamente adora economizar custos. Mas infelizmente, os telefones fixos não ajudam.

Vamos começar a olhar para a taxa de instalação. Nos últimos anos o serviço de instalação de telefones fixos passou a ter um custo, o que até então era gratuito. Depois, acresce a esse custo inicial uma taxa mensal por cada linha, e com isso as despesas aumentam rapidamente. Assim, se precisar por exemplo, de dez linhas para o seu negócio, pode gastar dezenas de euros por mês, já que cada linha é considerada como exclusiva.

Além disso, os custos aumentam se precisar de funções ou recursos adicionais para o seu sistema telefónico, como intercomunicação, transferência de chamadas, chamadas em espera, etc. Isto porque será necessário instalar por exemplo um PBX (Private Branch Exchange). Ou seja, instalar um sistema de rede telefónica privado que seja capaz de controlar e gerir internamente as chamadas.

Infelizmente um sistema PBX pode custar-lhe alguns milhares de euros. Além disso, precisaria de um especialista para o instalar. Também irá precisar ter um contrato de manutenção para eventualmente corrigir os problemas que muitas vezes são inevitáveis.

Instalar um sistema PBX parece-lhe muito caro?

De facto, tudo isto por si só, já é um motivo para trocar de tecnologia. Por isso é que a maioria das empresas muda para sistemas telefónicos com tecnologia VoIP.

Um excelente exemplo dessa migração é a JTG/Muir, que é uma empresa com sede na Califórnia. De acordo com a PC World, a JTG/Muir passou de um PBX para o sistema VoIP devido à falta de recursos e aos altos custos de manutenção. Como resultado, a empresa passou a poupar cerca de 1.200€ por mês. Além disso, tem melhores recursos e cerca de 3x mais largura de banda que no seu antigo sistema PBX.

Centenas de milhares de empresas em todo o mundo conseguem poupanças semelhantes ou até mesmo superiores à JTG/Muir. Os dados recolhidos de várias empresas mostram que a mudança para o VoIP, a partir de um sistema telefónico fixo ou PBX, representar uma economia de até 60% por mês.

VoIP

Por isso, tendo em conta este potencial de poupança de 60%, é impossível não querer substituir o seu desatualizado sistema telefónico. Ou seja, se quiser realmente poupar nas comunicações da sua empresa comece a utilizar o sistema VoIP.

Existem na internet várias empresas com planos de preços a custo reduzido que pode consultar para escolher a solução mais vantajosa para si. Pode notar que em nenhum deles há taxas de instalação. Normalmente o custo mensal do serviço é pouco menos de 20€. Por esse valor vai ter todos os benefícios e recursos que nem conhecia quando utilizava o telefone fixo. Já para não falar que fica com o seu próprio PBX na cloud.

Veredito

Em termos de custos, o VoIP supera largamente os serviços de telefone fixo. Mudar para o VoIP pode dar ao seu negócio uma vantagem competitiva sobre os seus concorrentes que ainda utilizam os sistemas tradicionais. É de facto uma vitória clara.

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3. Fiabilidade

A Fiabilidade é definida como confiável ou então com um desempenho consistente.

Ok, então vamos ver como os telefones fixos em comparação com o sistemas VoIP lidam com a Fiabilidade:

Telefone fixo

Os telefones fixos são confiáveis ​​porque, como cliente, obtém uma linha separada para cada ligação, o que resulta num desempenho consistente.

Mas a longo prazo, os telefones fixos (PSTNs) já não são assim tão confiáveis.

Mas porque é que os telefones fixo podem não ser confiáveis?

A resposta é bastante simple, os telefones fixos estão a tornar-se obsoletos. De facto as pessoas já pararam de os utilizar. No mundo atual movido por dispositivos móveis, até 40% dos lares já não têm telefone fixo. O resultado dessa mudança é que as empresas de telecomunicações estão a perder 700 mil clientes todos os meses.

A AT&T, que é uma empresa de telecomunicações e que tem atualmente a maior rede fixa internacional, afirmou:

“A nossa infraestrutura atual serviu-nos bem durante quase um século, mas deixou de conseguir responder às necessidades dos nossos clientes. A transição, que já começou, para serviços de banda larga e IP é impulsionada pelos consumidores. Estão a mudar-se para a Internet e optam por se ligarem de formas menos comuns desde há cerca de uma década ”.

Isto mostra que os telefones fixos deixaram de “apresentar um desempenho consistente ” porque já não atendem às necessidades dos seus utilizadores. O seu telefone fixo pode parecer confiável hoje, mas irá deixar de o ser, daqui a alguns anos.

VoIP

De facto os sistemas VoIP são confiáveis, têm o potencial de apresentar um desempenho consistente nos próximos anos.

Mas porque é que o sistema VoIP é um sistema confiável?

Simplesmente porque está a evoluir contrariamente ao telefone fixo que não mudou desde que foi inventado. Enquanto o VoIP continuar a evoluir e a crescer, continuará a ser um sistema confiável.

A indústria do VoIP deverá atingir cerca de 140 biliões de euros até ao final de 2021. Isso mostra que as empresas de telecomunicações estão cada vez mais a investir em sistemas VoIP.

Os sistemas de comunicações por VoIP têm mais de 99,99% de tempo de atividade, ou seja, é o tempo em que o sistema está realmente a funcionar. Tanto a banda larga, como o 4G, e agora o novo 5G, tornam a sua Internet cada vez mais estável e confiável. Essas tecnologias de comunicação fazem com que haja uma melhoria constante do sistema VoIP.

Basta pensar em como isso pode afetar o seu próprio negócio. As estatísticas mostram que as empresas que mudam para o VoIP economizam até 32 minutos por dia por funcionário. Isto porque a sua equipa, com o sistema VoIP, já consegue contactar as pessoas logo na primeira tentativa.

Mesmo que a sua chamada seja interrompida, ela é imediatamente transferida para o seu correio de voz ou encaminhada para um outro contacto. Tudo se resume aos recursos que ativou para lidar com a gestão de chamadas.

Pense no VoIP como um investimento a longo prazo. Como é uma tecnologia em evolução só vai melhorar com o passar do tempo.

Veredito

Os telefones fixos costumavam ser confiáveis, mas é uma tecnologia em que se deixou de investir e por isso acabou por parar no tempo. De facto estão a tornar-se cada vez mais obsoletos. O VoIP, por outro lado, é uma tecnologia em que o setor das telecomunicações está a investir fortemente. Além disso é muito mais confiável em termos de capacidade de ligação e fiabilidade a longo prazo.

Por isso os resultados indicam que em termos de fiabilidade o VoIP assume a liderança novamente.

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4. Tecnologia

Tanto os telefones fixos como os sistemas VoIP utilizam diferentes tecnologias.

Mas como funcionam as duas tecnologias e qual delas é a melhor?

Telefone fixo

Os telefones fixos funcionam através de comutação de circuitos através de uma Rede Telefónica Pública Comutada (PSTN) .
Assim, para se ligar um telefone ao outro, o telefonema passa por vários switches locais, regionais, nacionais e internacionais. Esse processo é conhecido habitualmente como “roteamento”. Um PBX utiliza os ramais dos números de telefone principais para encaminhar as chamadas de uma organização.
Ou seja, o número de telefone ou extensão, serve como um mapa codificado para encaminhar uma chamada. Assim marca um número, ele passa por vários switches e chega ao destino em poucos segundos. Os primeiros três dígitos de um número de telefone fixo representam o “código de área”. Os próximos três dígitos são a troca e os últimos quatro dígitos representam o número do assinante.

Como funciona o sistema tradicional do telefone fixo?

Basicamente o sistema tradicional de voz fixa funciona da seguinte forma:

1. 1. O seu telefone fixo converte a sua voz em sinais elétricos que são então transmitidos para o terminal por cabo cabo.

1. 1. O Terminal é responsável pelo envio do sinal elétrico (sua chamada) para o Switch central. O sinal elétrico é descodificado e a chamada é encaminhada imediatamente para o Switch seguinte.

1. 1. Em seguida, o sistema “Tandem” é utilizado para transmitir o sinal elétrico para um Switch “Central” mais distante.

1. 1. Quando o sinal é recebido no Switch “Central” é depois encaminhado para o Terminal correto.

1. 1. Finalmente, o Terminal de destino encaminha a chamada para o número desejado. Depois o telefone converte o sinal elétrico de volta para ondas sonoras.

Esta tecnologia baseia-se numa complexa rede de cabos. Mas na era atual das redes sem fios, isso tornou-se simplesmente numa tecnologia obsoleta. De facto, isso é uma das razões pelas quais os telefones fixos deixaram de ser considerados como confiáveis ​a longo prazo.

VoIP

Sim, mas o VoIP funciona de maneira diferente porque utiliza o serviço de Internet em todas as nossas comunicações. O seu telefone está ligado à Internet através da rede da sua operadora ou através do seu Wifi. Quando faz uma chamada, os dados do seu dispositivo são transferidos em forma de pacotes de dados através da internet.

Mas afinal como funciona o sistema VoIP?

1. 1. Os sinais de voz são convertidos em pacotes de dados.

1. 1. Esses pacotes viajam pela Internet para o provedor de VoIP e chegam ao seu destino.

1. 1. O seu provedor de VoIP, em seguida, utiliza o PBX baseado em cloud para encaminhar a chamada.

1. 1. A partir do PBX os dados de chamadas podem ser enviados para qualquer telefone fixo ou VoIP.

1. 1. Quando os dados chegam ao seu destino, voltam a reorganizar-se e convertem-se de volta em sinais de voz.

De facto, esta tecnologia sem fios, veio para ficar. No entanto, a tecnologia VoIP não é apenas uma nova tecnologia que está a ser atualizada. É também a maneira mais moderna como as empresas estão a comunicar-se com os seus clientes por todo o mundo.

Veredito

O VoIP mais uma vez assume a liderança, isto porque utiliza uma tecnologia que está em constante atualização. A Internet está em todo o lado e agora também o sistema VoIP. A tecnologia da rede fixa de voz é claramente uma coisa do passado.

Veredicto final

Então, o que vai escolher para o seu negócio, VoIP ou telefones fixos?

O VoIP é superior aos telefones fixos em termos de recursos, custo, confiabilidade e tecnologia. É por isso que o mercado de serviços VoIP deverá crescer 10% todos os anos até 2021. Não irá ver nenhuma outra oportunidade de crescimento nos tradicionais telefones fixos.

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Como mudar de um telefone fixo para VoIP

Se estiver a utilizar um telefone fixo na sua empresa, tem duas opções:

1. Continuar a utilizar um sistema ultrapassado.
2. Mudar para o VoIP e reduzir custos, aproveitar melhores recursos e melhorar a sua comunicação corporativa.

A escolha lógica, baseada no que é discutido acima, deve ser mudar para o VoIP – imediatamente.

Pré-requisitos do sistema VoIP

Antes de prosseguir com a transição, existem certos pré-requisitos:

1. Escolher um provedor de serviços de internet confiável
2. Possuir dispositivos compatíveis com o sistema SIP
3. Escolher um bom provedor de VoIP

1. Provedor de serviços de Internet

Como o VoIP utiliza a Internet para fazer e receber chamadas, precisa de ter uma ligação confiável à Internet.

Além disso precisa de se certificar que pode utilizar facilmente o seu sistema de comunicações VoIP. Para isso basta ter um serviço de internet com largura de banda suficiente. Garanta que as velocidades de upload e download dos seus ISPs atendam aos padrões do setor, a fim de evitar qualquer contratempo.

1. Calcule o número total de dispositivos necessários para a sua empresa. Cada dispositivo VoIP consome uma certa porção da largura de banda. Estime o valor de largura de banda que realmente precisa.
2. Geralmente, precisa de 100kbps ou 0.1mbps para um dispositivo VoIP. Se precisar de 5 dispositivos, precisará de 500 kbps adicionais.
3. Utilize a nossa ferramenta de teste de velocidade do serviço de internet para verificar se é suficiente e se os níveis de jitter da rede são adequados.

Se estiver a utilizar uma ligação de banda larga de alta velocidade, a questão da velocidade não deve ser um problema. Mas não quer certamente que a sua rede funcione na sua capacidade máxima o tempo todo. Então, é melhor entrar em contato com o seu provedor e atualizar o seu plano de internet.

2. Equipamentos compatíveis com o sistema SIP

Um equipamento compatível com o sistema Session Initiated Protocol (SIP) é utilizado para configurar e gerir as sua chamadas telefónicas. Para conseguir utilizar todos os benefícios que o VoIP tem para oferecer, precisa de ter telefones compatíveis com o sistema SIP. O número de telefones necessários será o mesmo que o número de funcionários que precisam de estar ao telefone a qualquer momento.

Assim, tem duas opções para escolher:

1. Converter o seu atual telefone analógico num telefone SIP utilizando um adaptador ATA.
2. Comprar um telefone VoiP. Os telefones fixos são semelhantes aos telefones tradicionais, mas permitem-lhe ligar-se à rede. Pode facilmente comprar um telefone VoIP compatível com SIP por menos de 100€.

Além disso também pode utilizar um softphone que lhe permite fazer e receber chamadas do seu computador, smartphone ou tablet. Funciona basicamente como uma aplicação.

3. provedor de VoIP

Depois de ter a Internet e os equipamentos, só vais precisar mais de um provedor de VoIP. Será ele que irá configurar a sua rede telefónica VoIP e o ajudará a começar.

Se fazer a escolha certa nesta fase conseguirá que a mudança do telefone fixo para o VoIP seja muito mais fácil. A informatico.pt tem parcerias com as principais fornecedoras de soluções VoIP. Além disso é conhecida por oferecer uma assistência ao cliente incomparável. Teremos todo o prazer em lidar com tudo o que esteja relacionado com a transição de forma a tornar o processo o mais suave e eficiente possível. De facto a Informatico.pt está aqui para ajudar a sua empresa a crescer a longo prazo.

É isso que faz da Informatico.pt uma grande parceira de VoIP.

Não só ajudamos na transição inicial como estaremos sempre aqui para quando precisar. Na verdade, somos conhecidos por responder a 95% dos pedidos de assistência ao segundo toque.

Por isso, não estrague a sua experiência de VoIP, ao escolher um provedor que provavelmente o irá decepciona. Fique com o Informatico.pt

Saiba como podemos transformar a sua comunicação empresarial, ajudando-o a mudar de um telefone fixo para o novo sistema VoIP.