O processo de organizar os ficheiros e as pastas no computador tornou-se mais complexo à medida que os discos rígidos aumentam de capacidade. De facto, guardamos digitalmente cada vez mais coisas, por cada vez mais tempo.
O problema é que utilizamos basicamente a mesma infra-estrutura de organização que já utilizávamos para as pequenas disquetes dos Computadores da década de 80.
Isto, apesar de reconhecer-mos que houve alguma evolução (ou não), porque utilizamos nomes com mais de 8 caracteres para identificar os ficheiros.
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Como já trabalho há alguns anos nesta área, já vi muitas pessoas a não conseguir localizar os seus ficheiros, mesmo quando adoptavam técnicas rigorosas de organização.
Na verdade, acabei por desenvolver a minha própria estratégia de organização de pastas e ficheiros, que pretendo partilhar com todos.
Disciplina na altura de organizar a informação
Mas tem funcionado bem, e até tenho conseguido migrar a minha estrutura de pastas de computador para computador a já há alguns anos, juntamente com os scripts que me ajudam na sua organização.
Sim, é isto que pretendo partilhar com todos, contando com as vossas experiências e sugestões nos comentários no final do artigo.
O profissional dos ficheiros perdidos – “Perdigueiro”
Durante estes anos de trabalho como administrador de redes e sistemas, uma das tarefas mais chatas que tenho de fazer regularmente é ajudar algum utilizador a localizar o ficheiro que perdeu.
Esse tipo de contratempo dos utilizadores (geralmente resolvido após algum esforço) acontece normalmente em 2 cenários:
- O utilizador é meticulosamente organizado, adopta nomes de ficheiros padronizados (ex: “oficio-004-2010.doc”) cria a sua própria estrutura de pastas e subpastas, em vários níveis, divididas cronologicamente, por projecto, em ordem alfabética do assunto, etc. e subitamente percebia que o ficheiro que ele tinha a certeza de ter gravado desapareceu da “pasta certa”, ou;
- O utilizador não se esforça por classificar os seus ficheiros, centenas deles são gravados numa única pasta, sempre com o nome default que o MS Word ou o MS Excel sugerem, e subitamente percebe que não consegue encontrar o ficheiro que tinha a certeza de ter gravado, mas não sabe bem o nome.
Com o tempo percebi um padrão: a solução é SEMPRE mais fácil nos casos em que os nomes dos ficheiros são escolhidos de forma manual, e meticulosa.
Portanto, se quer um conselho ao qual eu atribuo 80% da minha eficiência na localização rápida dos ficheiros que preciso de utilizar, pode continuar a ler o artigo.
Lembre-se de adoptar sempre nomes de ficheiros que contenham pequenas palavras-chave sobre o seu conteúdo.
Utilize por exemplo “oficio-004-2010″, ou qualquer outro padrão que permita uma rápida busca por palavra chave a partir do nome do ficheiro.
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A organização das pastas
O cenário do utilizador meticuloso que cria uma intrincada estrutura de pastas e subpastas, é bastante comum, e quase inevitavelmente esbarra numa limitação.
Divisões por temas e subtemas fazem com que muitas vezes um mesmo ficheiro possa ser “encaixado” em mais de uma categoria, e é aí que o utilizador precisa de tomar decisões no momento de guardar os ficheiros, esquecendo-se do local no futuro quando pretender voltar a utiliza-lo.
Num sistema desses,é muitas vezes no momento em que se precisa do documento que se percebe que não está na pasta em que achávamos que estaria, muitas vezes é necessária uma busca um pouco mais trabalhosa, procurando pela estrutura de pastas e subpastas, inspeccionando cada uma delas.
A coisa piora quando os nomes dos ficheiros são pouco descritivos (e o utilizador precisa de os abrir para ver o conteúdo), fracassando de vez quando por não encontrar o ficheiro na pasta em que procurou inicialmente, o utilizador acredita que foi removido, sem se lembrar que algumas semanas atrás teve um motivo para o guardar noutra pasta.
Excesso de pastas atrapalham o desempenho
Existem diversos artifícios para lidar com isto, desde o simples, mas trabalhoso processo de manter atalhos ou links para os documentos em todas as pastas em que eles poderiam estar, até à utilização de aplicações e utilitários que fazem a indexação, busca semântica e agregação de metadados dos ficheiros.
Já tentei várias soluções, principalmente pelas camadas adicionais de complexidade que eles agregam aos procedimentos de restauro dos dados após uma reinstalação de sistema operativo, pela dificuldade de partilha em ambientes em que os ficheiros são enviados e partilhados entre múltiplos utilizadores, etc. Se eles funcionarem para si, então siga em frente (especialmente se no seu sistema for possível atribuir “tags” aos ficheiros) – mas na minha opinião a forma simplificada é mais eficaz.
A minha organização pessoal
Um dos princípios do GTD que normalmente utilizo no meu dia-a-dia é de que os métodos de ficheiro de informação devem estar sempre à mão, sem serem uma obstrução nem serem inacessíveis – se o armário fica do outro lado da sala, a tendência a deixar papéis empilhados em cima da mesa aumenta. E este é o princípio que apliquei ao meu método de classificar os ficheiros no Computador.
Como adquiri o hábito de dar nomes BEM descritivos aos meus ficheiros, para mim é vantajoso concentrar os ficheiros em poucas pastas, pois os próprios recursos nativos do sistema operativo facilitam a busca visual pelos nomes dos ficheiros, além de disponibilizar recursos comuns como a ordenação por nome, por data, por tipo, etc. – e, quando necessário, basta pressionar poucas teclas para listar todos os ficheiros que tenham no seu nome a palavra-chave que eu estiver a procurar.
Assim sendo, adoptei uma pasta geral (vamos chamá-la de “/Documentos”) abaixo da qual existem 4 subpastas genéricas: /Documentos/TRABALHO, /Documentos/PESSOAL, /Documentos/FORMACAO, /Documentos/DIVERSOS e /Documentos/MEDIA. Dentro de cada pasta um subpasta por cada tema (ex: /Documentos/FORMACAO/ACADEMICA ou ../PROFISSIONAL).
Há sempre excepções
As regras da organização pessoal, têm de fazer bem a distinção entre o que é o comportamento geral e quais as excepções necessárias, e na minha organização de ficheiros isso não é diferente: algumas situações não se adequam bem à arquitectura inicial, e destaco as principais:
Os ficheiros em que estou actualmente a trabalhar, normalmente guardo-os temporariamente no Ambiente de Trabalho, e tento deixa-los lá apenas o tempo suficiente para a realização da tarefa.
Nos projectos de mais longa duração, para não ter de andar sempre a abrir pastas e subpastas, crio no ambiente de trabalho atalhos para os ficheiros/ou pastas.
No entanto, as suas excepções podem ser diferentes das minhas.
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Sistema de Segurança
A maioria dos ficheiros que crio são em formatos que ocupam pouco espaço no disco, e assim podem ficar armazenados permanentemente, sem maiores problemas.
As excepções, como os eventuais ficheiros de áudio, vídeo e imagens, são avaliadas em conjunto ao final de cada ano. Se acho que ainda vou precisar delas, mantenho onde estão. Quando desconfio que elas nunca mais serão necessárias, movo-as para alguma dispositivo de backup barato (ex: DVDs) e ficheiro externamente, porque nunca se sabe o dia de amanhã – e se não voltar a precisar de restaurar nenhum ficheiro até ao prazo de validade dos backups caseiros em DVD, é porque realmente podem expirar em paz.
O backup anual complementar em DVD também é um costume que mantenho há muitos anos. No final do ano ou sempre que tenha necessidades de espaço em disco insiro um DVD virgem de boa qualidade no drive, copio o que tiver de mais importante nos meus documentos, e guardo num local seguro.
Para os backups diários, ultimamente tenho feito algo mais simples: use os serviços da cloud, como por exemplo o dropbox e o Wuala que sincronizam automaticamente a pasta /ficheiro do disco com o espaço na “nuvem”.
Além disso reforço a segurança, copiando esporadicamente o conteúdo do disco rígido para um disco externo que trago sempre comigo, e que já me foi útil diversas vezes.
Não querendo recomendar uma técnica semelhante à minha, é o meu actual sistema de segurança contra possíveis perdas de informação, tão valiosa nos tempos que correm.
Utilização ficheiros em múltiplos computadores
Utilizar ficheiros entre múltiplos computadores que não estão permanentemente ligados entre si é um problema difícil para o qual existem muitas soluções prontas. E conforme se popularizam os portáteis e os tablets, o problema vai sendo mais comum.
Mais uma vez, o facto de eu ser da velha guarda (com anos de experiência a administrar ficheiros alheios) faz-me desconfiar bastante das ferramentas prontas, porque acrescentam dependências e muitas vezes falham em momentos cruciais.
Por isso, também aqui adopto uma estratégia simplificada (e que envolve prescindir das facilidades que as ferramentas prontas oferecem): não importa a situação: a versão que conta é a que está gravada no PC do meu escritório, o qual me esforço para tornar sempre acessível, via Internet (e com segurança) para as situações em que estou fora (com o portátil, por exemplo) e preciso de alguma coisa.
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Quando estou fora e preciso consultar ou fazer alterações em ficheiros de trabalho que estão no escritório, acedo por VPN aos mesmos, garantindo assim que tenho sempre a informação em apenas um local.
Quando isso não é possível faço chegar à minha conta de email do escritório os ficheiros em que estive a trabalhar, para posteriormente os colocar nas respectivas pastas.
Quando pretendo trabalhar em documentos pessoais e não tenho o meu portátil, acedo ao meu espaço na nuvem “Wuala” e utilizo os ficheiros dos backups diários que depois se iram sincronizar com o portátil.
Como sou o meu próprio BOFH, coloco em prática esta regra bastante estrita, poupo-me assim de alguns problemas.
