Burótica é o ramo das Tecnologias da informática e comunicação que se ocupa do funcionamento de um escritório, em todas as suas vertentes e em todas as suas capacidades.
Basicamente a Burótica é o conjunto de meios e métodos aplicados às actividades de escritório que tratam informaticamente informações escritas, visuais ou sonoras.
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O que é a Burótica
A Burótica refere-se à integração de funções do escritório normalmente relacionadas com a gestão de informações.
Existem muitas ferramentas utilizadas para automatizar as funções de escritório e a disseminação de processadores electrónicos dentro de computadores, bem como dentro de fotocopiadoras e impressoras, está no centro dos avanços mais recentes na automação dos escritórios.
O armazenamento de dados brutos, a transferência electrónica de dados e a gestão de informações comerciais electrónicas compreendem as actividades básicas da Burótica.
Como apareceu a Burótica
O termo “ Burótica ” apareceu pela primeira vez em 1976 (como tradução da expressão inglesa “Office automation” ), num discurso de Louis Naugès, intitulado “Os sistemas numéricos de informação ”.
Oficialmente, começou a fazer parte da língua francesa, por deliberação da Comissão de Terminologia Informática, a 22 de Dezembro de 1991.
A história moderna da Burótica começou com a máquina de escrever e a fotocopiadora, que mecanizaram tarefas anteriormente manuais.
Hoje, no entanto, a Burótica é cada vez mais entendida como um termo que se refere não apenas à mecanização de tarefas, mas também à conversão de informações em formato digital.
O advento do computador pessoal revolucionou a Burótica e, hoje, os sistemas operativos e interfaces de utilizador populares dominam os sistemas de computador de escritório.
Esta revolução foi tão completa e infiltrou-se em tantas áreas de negócios que quase todas as empresas utilizam pelo menos uma aplicação comercial de computadores no decurso das atividades diárias.
Mesmo as menores empresas normalmente utilizam a tecnologia e nomeadamente os computadores para manterem os seus registos financeiros, informações de inventário, registos de pagamento e outras informações comerciais pertinentes.
Para que serve a Burótica
Trata-se de conceber, adaptar e utilizar meios informáticos, devidamente articulados, em escritórios de instituições ou empresas.
Actua no tratamento da informação com que essas instituições necessitam de trabalhar; para tal, podem necessitar de montar redes de computadores, instalar e articular o software necessário para a manipulação da informação em questão, utilizar modems, faxes ou modem-faxes para trocar informação com o exterior.
A Burótica é a aplicação de equipamentos informáticos em ambientes de escritório, com vista à realização das tarefas típicas desses ambientes, como a organização de dados, o processamento de texto, a reprodução de documentos, a transmissão e recepção de informação sob diversas formas e a execução de tarefas associadas à Gestão.
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Como funciona a Burótica
A Burótica recorre vulgarmente às redes de computadores e utiliza software apropriado às suas finalidades.
O objectivo da Burótica é fornecer elementos que simplifiquem, melhorem e automatizem a organização das actividades de uma empresa ou grupo de pessoas (gestão de dados administrativos, sincronização de reuniões, etc).
Já que a organização de uma empresa hoje depende cada vez mais da comunicação, a Burótica não pode significar uma simples tomada de notas manuscritas, mas sim compreender as seguintes actividades :
- troca de informações
- gestão de documentos administrativos
- manipulação de dados numéricos
- planificação e gestão de agenda
- processamento de texto
- uma tabela de cálculo
- instrumento de apresentação (power point)
- uma base de dados
- agenda
Quais as actividades da Burótica
Normalmente, existem três atividades básicas de um sistema de Burótica: armazenamento de informações, troca de dados e gestão de dados. Dentro de cada área de actuação, tanto o hardware como o software combinam-se para cumprir a maioria das funções mais básicas.
1- Armazenamento de Informação
A primeira área da Burótica é o armazenamento de informações, que normalmente é considerado como a que inclui os registos e outros formulários e documentos principais do escritório. Os aplicações de dados envolvem a captura e edição de arquivos, imagens ou folhas de calculo.
Os pacotes de processamento de texto e apresentação da área de trabalho acomodam dados textuais e gráficos brutos, enquanto as aplicações de folhas de calculo fornecem aos utilizadores a capacidade de se envolver na fácil manipulação e saída de números.
Os aplicações de imagem permitem a captura e edição de imagens visuais.
Processamento de texto
O software e os sistemas de manipulação de texto cobrem todo o campo de processamento de texto e edição electrónica. O processamento de texto, a atividade de Burótica mais básica e comum, é a inserção (normalmente via teclado) e a manipulação de texto num computador.
Os aplicações comerciais de processamento de texto atuais oferecem aos utilizadores um sofisticado conjunto de comandos para formatar, editar e imprimir documentos de texto.
Um dos recursos mais populares dos pacotes de processamento de texto são os modelos de documentos pré-formatados. Os modelos configuram automaticamente itens como tamanho da fonte, estilos de parágrafo, cabeçalhos e rodapés e números de páginas, para que o utilizador não precise redefinir as características do documento toda vez que criar um novo registo.
A edição electrónica adiciona outra dimensão à manipulação de texto.
Ao combinar os recursos de um processador de texto com os avançados recursos de design e layout de página, os pacotes de edição electrónica surgiram como ferramentas valiosas na criação de boletins, brochuras e outros documentos que combinam texto e fotografias, gráficos, desenhos e outras imagens gráficas.
Manipulação de Imagens
Software e sistemas de manuseio de imagem são outra faceta da Burótica. Exemplos de informações visuais incluem imagens de documentos, fotografias e gráficos, como tabelas e gráficos.
Essas imagens são convertidas em arquivos digitais, que não podem ser editados da mesma maneira que os arquivos de texto. Num processador de texto ou aplicação de edição electrónica, cada palavra ou caractere é tratado individualmente.
Num sistema de imagem, a imagem ou o documento inteiro é tratado como um objeto inteiro. Uma das utilizações mais populares de imagens computorizadas é em apresentações ou discursos corporativos.
Os pacotes de software de apresentação simplificam a criação de apresentações multimédia que utilizam vídeo, imagens, som e texto num pacote de informações integrado.
Folhas de Cálculo
Os programas de folhas de cálculo permitem a manipulação de dados numéricos.
Os programas populares de folhas de cálculo, como o VisiCalc e o Lotus 123, simplificaram bastante a manutenção de registos financeiros de negócios comuns. Particularmente útil entre as muitas opções de folhas de cálculo é a capacidade de utilizar variáveis em declarações pró-forma.
A opção pró-forma permite que o utilizador altere uma variável e tenha uma fórmula complexa recalculada automaticamente com base nos novos números. Muitas empresas utilizam folhas de cálculo para gestão financeiro, projeção financeira e contabilidade.
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2 – Troca de dados
Embora o armazenamento e a manipulação de dados sejam um componente de um sistema de Burótica, a troca dessas informações é outro componente igualmente importante. A transferência electrónica é uma área de aplicação geral que destaca a troca de informações entre vários utilizadores.
Correio electrónico, correio de voz e fax são exemplos de aplicações de transferência electrónica. Os sistemas que permitem a transferência instantânea ou em tempo real de informações (ou seja, conversas online via computador ou troca de áudio com captura de vídeo) são considerados sistemas de partilha electrónica.
O software de partilha electrónico ilustra a natureza colaborativa de muitos sistemas de Burótica.
Os sistemas de Burótica que incluem a capacidade de compartilhar informações electronicamente entre mais de um utilizador simultaneamente são algumas vezes chamados de sistemas de groupware.
Um tipo de groupware é um sistema de reunião electrónico. Os sistemas electrónicos de reunião permitem que participantes geograficamente dispersos troquem informações em tempo real. Os participantes dessas reuniões electrónicas podem estar no mesmo escritório ou prédio ou a milhares de quilómetros de distância.
Os sistemas de partilha electrónico de longa distância normalmente utilizam uma conexão de linha telefónica para transferir dados, enquanto o partilha no mesmo normalmente envolve apenas uma rede local de computadores (não é necessária nenhuma linha telefónica externa). A eficácia funcional desses sistemas de partilha electrónica tem sido um fator no crescimento do tele-trabalho como uma opção para os trabalhadores.
O software e os sistemas de transferência electrónica permitem a transmissão electrónica de informações do escritório. O correio electrónico utiliza o armazenamento com base no computador e num conjunto comum de protocolos de comunicação de rede para encaminhar mensagens electrónicas de um utilizador para outro.
A maioria desses sistemas permite que os utilizadores retransmitam o correio electrónico para mais de um destinatário. Os sistemas de correio electrónico ou email fornecem recursos de segurança, mensagens automáticas e sistemas de gestão de emails, como por exemplo as pastas. O correio de voz oferece essencialmente os mesmas aplicações, mas para telefones, não para computadores.
Outras máquinas de escritório tradicionais continuam a passar por mudanças que melhoram as suas capacidades de troca de dados. As fotocopiadoras digitais, por exemplo, são cada vez mais multi-funcionais (com recursos de cópia, impressão, fax e digitalização) e podem ligar-se às redes de computadores.
Tantos os telemóveis como os computadores portáteis e os tablets utilizam tecnologias de transferência de dados sem fio. Assim conseguem fornecer aos utilizadores acesso quase instantâneo às informações armazenadas nas redes e servidores de computadores de uma empresa em praticamente qualquer lugar com base nas redes de Internet sem fio.
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3 – Gestão de dados
Os sistemas de Burótica também são frequentemente utilizados para controlar dados a curto e a longo prazo nos planos financeiros, planos de alocação da força de trabalho, despesas de marketing, compras de stoque e outros aspectos dos negócios.
Os sistemas de gestão ou agendamento de tarefas monitorizam e controlam vários projetos e atividades dentro do escritório. Os sistemas de gestão electrónico monitorizam e controlam as atividades e tarefas do escritório por meio de cronogramas, equações de recursos e agendamento electrónico.
As empresas envolvidas no lançamento ou actualização de sistemas de Burótica devem considerar uma ampla variedade de fatores que podem influenciar a eficácia desses sistemas.
Esses fatores incluem considerações de espaço físico e orçamento e alterações na infraestrutura de comunicação, entre outros. Mas dois outros fatores que devem ser considerados são a formação dos funcionários e a proliferação de opções de Burótica:
Formação
As pessoas envolvidas com a Burótica incluem basicamente todos os utilizadores na automação e todos os fornecedores dos sistemas e ferramentas de automação.
Uma ampla gama de pessoas – incluindo engenheiros de software e hardware, cientistas de informação de gestão, executivos, funcionários de nível intermediário e secretárias – são apenas algumas das pessoas que utilizam a Burótica diariamente.
Como resultado, o formação de pessoal nesses sistemas de Burótica tornou-se numa parte essencial do planeamento de muitas empresas.
Afinal, o sistema de Burótica é tão bom quanto as pessoas que o fabricam e o utilizam, e os proprietários e gestores de empresas inteligentes reconhecem que a resistência do local de trabalho a esses sistemas pode diminuir drasticamente os seus benefícios.
“É verdade que, à medida que a tecnologia amadurece, a necessidade de formação especial diminui “.
Selecção
Uma variedade estonteante de alternativas de Burótica estão disponíveis para empresas de todas as formas, tamanhos e áreas de atuação. Esses sistemas normalmente envolvem um investimento considerável de fundos, por isso é aconselhável que gestores e proprietários de empresas realizam um curso cuidadoso de estudo antes de fazer uma compra.
Os fatores principais que devem ser considerados incluem: custo do sistema, período de tempo envolvido na introdução do sistema, condição física da instalação na qual o sistema será introduzido, nível de suporte técnico, compatibilidade com outros sistemas, complexidade do sistema (a fator chave na determinação de alocações de tempo e dinheiro para formação) e compatibilidade do sistema com a área de negócios em que a empresa está envolvida.
Conclusões:
À medida que a economia de alta tecnologia, a era da informação ou a nova economia continuam a evoluir, especialistas em negócios alertam as pequenas empresas para não ficarem muito para trás. Algumas pequenas empresas permanecem resistentes à mudança e, portanto, ficam cada vez mais atrasadas na utilização da tecnologia de Burótica, apesar das inúmeras evidências de que ela constitui a onda do futuro.
Os empreendedores e gestores que lideram essas empresas normalmente defendem a sua utilização, observando que continuam capazes de cumprir os seus requisitos básicos de negócios sem esses investimentos ou alegando que novas inovações em tecnologia e automação são muito caras ou difíceis de dominar.
Mas, de acordo com Zarowin, essas racionalizações não reconhecem o que muitos convertidos recentes em tecnologia já estão a descobrir. Ou seja, quanto mais a empresa se atrasa na implementação da Burótica, maior a diferença e mais difícil é de alcançar a concorrência.
E embora muitas empresas ainda possam funcionar adequadamente com papel e lápis, os seus clientes e os seus concorrentes não permanecem parados.
